Compliance & Quality Management

Compliance im Digital Workplace heißt, verbindliche Inhalte gezielt zuzustellen, Zustimmungen und Kenntnisnahmen zu belegen und wiederkehrende Pflichten nachzuweisen, und zwar dort, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten. Statt getrennter Tools, E‑Mail-Verteiler und Listen laufen Vereinbarungen, Reviews, Protokolle, Umfragen und Hinweise auf einer Plattform zusammen.

In KenCube übernimmt das Compliance & Quality Management. Das Zusatzmodul lässt sich jederzeit zur KenCube Suite zuschalten und nutzt dieselben User, Rechte und Daten wie die Basismodule. Der Bearbeitungsstand bleibt für Verantwortliche stets sichtbar.

Eine Lesebestätigung belegt, dass ein Beitrag, ein Dokument oder eine neue Version zur Kenntnis genommen wurde. Sie gehört zum Communication & Knowledge Hub und steht damit schon in den Basismodulen bereit.

Eine Vereinbarung geht weiter. Sie stellt eine Richtlinie verbindlich zu und holt optional oder verpflichtend die Zustimmung ein, etwa bei einer Datenschutz- oder Nutzungsvereinbarung. Mitarbeitende können akzeptieren, abzeichnen oder auch ablehnen. In beiden Fällen ist auswertbar, wer bereits bestätigt hat und wer noch aussteht, sodass gezielt erinnert werden kann.

Reviews legen für Inhalte fest, wer sie in welchem Rhythmus prüft. KenCube erinnert die Verantwortlichen an fällige Prüfungen und eskaliert überfällige, damit kein Dokument unbemerkt veraltet.

Die Grundlage bilden die Basismodule: Dokumente und Beiträge sind dort versioniert und werden auf Wunsch erst nach redaktioneller Freigabe veröffentlicht. So laufen Dokumentenlenkung und Nachweisführung für Audits an einem Ort zusammen, für das QM-Handbuch ebenso wie für ein ISMS oder ein Datenschutzhandbuch.

Protokolle bilden wiederkehrende Tätigkeiten und Prüfungen als Formular ab, etwa Sicherheitsbegehungen, Wartungs- oder Hygienekontrollen. Ein Turnus legt fest, wann ein Protokoll fällig ist. Die ausführende Person füllt es im Browser oder in der KenCube‑App aus, ergänzt Fotos und unterschreibt digital.

Auf Wunsch prüft eine zweite Person die Abgabe. Das Protokoll-Dashboard zeigt, was erledigt, offen oder überfällig ist. Abgeschlossene Protokolle liegen im Archiv und lassen sich als PDF ausgeben, als prüfsicherer Nachweis für interne und externe Audits.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (in Österreich HinweisgeberInnenschutzgesetz) verpflichtet Unternehmen in der Regel ab 50 Beschäftigten, eine interne Meldestelle einzurichten. Dort werden Hinweise auf Missstände vertraulich entgegengenommen, von berechtigten Personen bearbeitet und fristgerecht beantwortet.

Das in KenCube integrierte Whistleblower-System bietet dafür einen geschützten Kanal. Mitarbeitende melden vertraulich oder anonym, und Rückfragen bleiben in beide Richtungen möglich, ohne dass die Identität offengelegt werden muss. So lässt sich die interne Meldestelle direkt in der Plattform betreiben, ohne zusätzliche externe Software.

Ja, wenn die Befragung entsprechend gestaltet ist. Umfragen lassen sich anonym oder personalisiert durchführen. Bei anonymen Befragungen werden die Antworten ohne Rückschluss auf einzelne Personen ausgewertet. Das erleichtert die Abstimmung mit dem Betriebsrat und fördert offene Rückmeldungen.

Die Auswertung nach Gruppen, mit Filtern und Charts zeigt Unterschiede zwischen Standorten, Bereichen oder Teams. So entsteht ein aussagekräftiges Stimmungsbild auf derselben Plattform, die Mitarbeitende ohnehin im Browser und in der KenCube‑App nutzen.