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Zum Dokumentenmanagement gehören die zentrale Ablage von Office-Dateien und PDFs, eine klare Struktur über Workspaces, Ordner, Rechte und Tags und eine Volltextsuche, die den Inhalt durchsucht statt nur Dateinamen. Versionen, Lesebestätigungen und Vorschaubilder kommen hinzu.

Im Digital Workplace stehen Dokumente zudem im Zusammenhang mit News und Wissensbeiträgen, sind im Browser und in der KenCube‑App lesbar und unterliegen denselben Rechten wie alle anderen Inhalte. So wird aus einer Dateiablage ein durchsuchbarer Wissensbestand.

Ja. Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien öffnen direkt im Browser und in der KenCube‑App, ohne Download, ohne installiertes Office und ohne Office-Lizenz. PDF, Word und PowerPoint erscheinen im integrierten Viewer, Excel als Tabelle mit allen Blättern.

Dadurch erreichen Arbeitsanweisungen, Formulare und Richtlinien auch Mitarbeitende in Produktion, Logistik, Pflege oder Außendienst, ganz ohne Netzlaufwerk und VPN. Abgestufte Rechte legen fest, wer welches Dokument sieht. Eine Lesebestätigung belegt bei Bedarf, dass eine neue Fassung angekommen ist.

Über eine Volltextsuche, die den Inhalt jedes Dokuments durchsucht, nicht nur den Dateinamen. Gescannte PDFs werden per OCR erfasst. Die Powersuche kombiniert Stichwörter mit Filtern wie Bereich, Zeitraum und Dateityp, mit Tags und eigenen Synonymen und findet auch bei Tippfehlern passende Treffer. Häufige Suchen lassen sich als Such-Sets speichern.

Wer lieber stöbert, navigiert durch Workspaces und Ordner. Mit dem optionalen AI Companion beantwortet der AI‑Chat Fragen zu Dokumentinhalten in normaler Sprache und nennt die Dokumente als Quelle.

Über die SharePoint-Schnittstelle, die standardmäßig enthalten ist. Dokumentbibliotheken und Seiten aus SharePoint Online werden in Workspaces übernommen und automatisch aktuell gehalten. Ändert sich ein Dokument in SharePoint, ersetzt die Synchronisation den Stand im Intranet durch die neue Version.

Für Dateien von einem eigenen Dateiserver gibt es den KenCube Transferserver als Add-on. Dateien werden dort über eine IP-gesicherte Verbindung abgelegt, auch in Ordnern strukturiert, und automatisch ins Intranet übertragen. Im Intranet sind die Dokumente über die Powersuche zu finden und lassen sich in Beiträgen verlinken, auch für Mitarbeitende ohne SharePoint-Zugang.

Im Basismodul hält die Versionierung jeden Stand nachvollziehbar fest, und Lesebestätigungen belegen, wer welche Fassung zur Kenntnis genommen hat. Verweist ein Beitrag auf ein Dokument, zeigt der Link immer auf die aktuelle Version.

Mit dem Zusatzmodul Compliance & Quality Management kommen Reviews und Wiedervorlagen hinzu. Für jedes Dokument lässt sich ein Prüfrhythmus festlegen, KenCube erinnert die Verantwortlichen an fällige Prüfungen und eskaliert überfällige. So laufen Dokumentenlenkung und Nachweise für Audits an einem Ort zusammen.

Ja. Die Daten liegen in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU und werden DSGVO-konform mit dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen verarbeitet. Wartung, Backups und Monitoring sind Teil des Betriebs.

Die KI-Funktionen sind optional und erst nach Freischaltung durch die Organisation aktiv. Die KenCube-eigene KI läuft mit Open-Source-Modellen auf eigener Hardware in der EU, Dokumentinhalte verlassen dabei den Einflussbereich von KenCube nicht. Alternativ stehen Mistral, ein eigener KI‑Server, Anthropic oder OpenAI zur Wahl. Die KI verarbeitet in jedem Fall nur Dokumente, die die fragende Person ohnehin lesen darf.