PFLICHTEN ERFÜLLEN | VEREINBARUNGEN & RICHTLINIEN
Mit Vereinbarungen stellt KenCube Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und Einwilligungen verbindlich zu und holt auf Wunsch die Bestätigung ein. Jede Version und jede Bestätigung bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Vereinbarungen erstellen
- Als Text, als Link oder als Formular
- Formulare mit Ja/Nein-Fragen, Auswahlfeldern, Datum oder Datei-Upload
- Anhänge und Inhalte je Sprache
- Empfangskreis: alle, bestimmte Gruppen, einzelne Personen oder Mandanten
- Anzeige am Login-Panel, unter „Infos & Hilfe“ und immer in „Mein Bereich“
Aus der Praxis: Die Personalabteilung fragt per Formular ab, ob Mitarbeitende mit der Veröffentlichung ihres Fotos in KenCube einverstanden sind. Beantwortet wird mit einer Ja/Nein-Frage, die Antworten stehen danach je Person bereit.
Bestätigen und unterschreiben
- Vereinbarung mit oder ohne Bestätigung
- Verpflichtendes Pop-up nach der Anmeldung
- Digitale Unterschrift, wenn erforderlich
- Widerruf in „Mein Bereich“, mit Nachricht an zuständige Personen
- Benachrichtigung aller Betroffenen beim Freischalten
Aus der Praxis: Die neue IT-Nutzungsrichtlinie muss vor der weiteren Arbeit bestätigt werden. Nach der Anmeldung erscheint sie als Pop-up mit Unterschriftsfeld. Erst danach geht es in KenCube weiter.
Versionen und Nachweise
- Neue Version bearbeiten, während die gültige online bleibt
- Erneute Bestätigung verlangen, wenn sich viel geändert hat
- Status je Person: bestätigt, offen, ältere Version bestätigt oder widerrufen
- Filter nach Status und bestätigter Version
- Excel-Export der Bestätigungen, bei Formularen mit den Antworten
- Eigene Vereinbarungen jederzeit in „Mein Bereich“ einsehen
Aus der Praxis: Nach einem Audit ändert sich die Datenschutzrichtlinie in einem wichtigen Punkt. Die Compliance-Beauftragte verlangt für die neue Version eine erneute Bestätigung. Im Export sieht sie, wer schon bestätigt hat und wer bisher nur die alte Fassung.
Benötigte Module
Vereinbarungen gehören zum Zusatzmodul Compliance & Quality Management. Alle Zusatzmodule lassen sich jederzeit zuschalten und schrittweise freigeben.
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