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KenCube - Mitarbeiterportal Software
Anliegen und Bestellungen selbst erledigen

Self-Service mit Ticketsystem

Anträge, Meldungen und Fragen starten in KenCube über passende Formulare und laufen automatisch als Ticket weiter. Mitarbeitende bestellen benötigte Artikel im internen Shop und rufen persönlich zugestellte Dokumente in ihrer eBox ab. Jede Person sieht nur die Services, die für sie freigegeben sind.

  • DSGVO-konform, EU-souverän
  • Cyber Trust Austria/Europe Label
KenCube Digital Workplace · Zusatzmodul
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ZUSATZMODUL SELF-SERVICE MIT TICKETSYSTEM

Funktionen im Überblick

  • Ticket-Kanäle mit eigenen Formularen und Vorlagen
  • Status, Zuständigkeit und Frist je Ticket
  • Rückfragen und Antworten direkt beim Ticket
  • Erfassung im Browser, in der App oder per Quick-Ticket
  • Ticket-Dashboard als Board oder Tabelle, Excel-Export
  • Interner Shop mit Budgets und Freigabe
  • Essensbestellung mit Speiseplan und Bestellfrist
  • Persönliche Dokumente in der eBox

Das Zusatzmodul Self-Service mit Ticketsystem lässt sich jederzeit zur KenCube Suite zuschalten.

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Anliegen als Ticket verfolgen

Ob Schadensmeldung, Krankmeldung oder Idee: Jedes Anliegen landet direkt beim richtigen Team.

Den Bearbeitungsstand sehen Mitarbeitende jederzeit selbst. Rückfragen laufen über das Ticket statt über E‑Mail.

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Intern bestellen wie im Web-Shop

Berufskleidung, Büromaterial oder Werbemittel sind schnell bestellt, mit klaren Budgets und Freigaben.

Auch das Mittagessen lässt sich vorab bestellen, mit Speiseplan und Allergenen.

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Dokumente persönlich zustellen

Lohnzettel und Bescheinigungen kommen ohne Papier und ohne Umweg über E‑Mail direkt in die persönliche eBox.

Diese Dokumente sieht nur die empfangsberechtigte Person, auch die Administration hat keinen Zugriff.

DIF
WPH
LWA
NOV
MDC
KHW
THI
Admiral
SWN
COM
LRA
FBS
SBH
ETL
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SAN
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ALP
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HWK
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Self-Service-Portal mit Ticketsystem für alle Mitarbeitenden

Self-Service mit Ticketsystem ist das Zusatzmodul von KenCube für Anliegen, Bestellungen und persönliche Dokumente. Was sonst per Papierformular, E‑Mail oder Anruf läuft, erledigen Mitarbeitende hier selbst, im Browser und in der KenCube‑App. Jeder Person stehen dabei nur die Services zur Verfügung, die für sie freigegeben sind.

Anträge und Meldungen als Ticket erfassen

Für jedes Thema gibt es einen eigenen Ticket-Kanal, etwa für IT-Support, Facility, HR oder Ideen, mit eigenen Formularen samt Pflichtfeldern und eigenem Bearbeitungsteam. Jede Einreichung wird zum Ticket mit Status, verantwortlicher Person und Frist. Rückfragen und Antworten bleiben direkt beim Ticket und gehen nicht im Postfach verloren.

Anliegen ohne Umwege einreichen

Tickets aufgeben können alle, die für den jeweiligen Ticket-Kanal freigegeben sind. Erfasst wird direkt im Browser oder in der KenCube‑App. Den Stand der eigenen Tickets sehen Mitarbeitende in ihrem persönlichen Bereich unter „Meine Tickets“. Das Ticket-Dashboard mit allen Anliegen eines Kanals bleibt dem zuständigen Team und der Leitung vorbehalten. Häufige Meldungen wie die Krankmeldung lassen sich zusätzlich als Shortcut-Button direkt am Dashboard anbieten. Mit dem AI Companion lassen sich Tickets auch per Anweisung im AI‑Chat anlegen.

Tickets im Team bearbeiten

Das zuständige Team arbeitet im Ticket-Dashboard, wahlweise als Kanban-Board oder Tabelle, mit Filtern und gespeicherten Filtersets. Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Anliegen. Für Auswertungen lassen sich die Tickets eines Kanals als Excel-Datei exportieren, mit einer Spalte je Formularfeld.

Berufskleidung und Essen bestellen

Im internen Shop werden Berufskleidung, Büromaterial oder Werbemittel aus einem Katalog mit Größen und Varianten bestellt. Budgets und Freigaben legen fest, wer was bestellen darf, die Abwicklung läuft je nach Produkt und Lieferant unterschiedlich. Mahlzeiten aus der Cafeteria oder von einem Lieferanten laufen über die Essensbestellung, mit Speiseplan, Allergenen, Bestellfrist und Stornierung.

Lohnzettel digital zustellen

Lohnzettel, Bescheinigungen oder Verträge stellt die Organisation über die eBox gezielt einzelnen Personen zu. Nur die empfangsberechtigte Person sieht das Dokument, weder andere Nutzende noch die Administration. Die Zuordnung läuft automatisch über die Mitarbeiternummer, auf Wunsch schützt zusätzlich eine PIN den Zugang. Ein Umweg über E‑Mail entfällt.

Stefan Schiegl, Alphatec Schaltschranksysteme GmbH
Am Anfang wurden Tickets von manchen belächelt. Heute heißt es: ‚Schreib mir lieber ein Ticket, dann vergesse ich es nicht.
Stefan Schiegl, Geschäftsführer TechnikAlphatec Schaltschranksysteme GmbH

Häufige Fragen zu Self-Service und Ticketsystem

Was ist ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende?

Ein Self-Service-Portal ist der Bereich eines Digital Workplace, in dem Mitarbeitende wiederkehrende Anliegen selbst erledigen. Anträge und Meldungen werden über Formulare eingereicht, Bestellungen im internen Shop aufgegeben und persönliche Dokumente in der eBox abgerufen. Jedes Anliegen wird zum nachvollziehbaren Ticket im zuständigen Team.

Weil alles im Browser und in der KenCube‑App erreichbar ist, nutzen das Portal auch Beschäftigte in Produktion, Logistik, Handel oder Außendienst, ganz ohne Firmen-PC, VPN oder eigene Firmen-Mailadresse. Jeder Person stehen nur die Services zur Verfügung, die für sie freigegeben sind.

Welche Anträge und Meldungen lassen sich digital abwickeln?

Typische Beispiele sind Krankmeldung, Urlaubsantrag, Schadensmeldung, IT-Anfragen und das betriebliche Vorschlagswesen. Für jedes Anliegen wird ein eigener Ticket-Kanal mit passenden Formularfeldern angelegt. Eingereichte Formulare landen automatisch als Ticket beim zuständigen Team.

Weil sich Kanäle frei einrichten lassen, ist die Liste der Anwendungsfälle nicht auf einen festen Katalog beschränkt. Neue Anwendungsfälle kommen nach Bedarf dazu.

Wie werden Tickets eingereicht und im Team bearbeitet?

Eingereicht wird über ein Formular, per Quick-Ticket oder über Shortcut-Buttons am Dashboard, etwa für die Krankmeldung. Ein eigener Zugang zum Ticketsystem ist dafür nicht nötig. Den Stand sehen Mitarbeitende jederzeit unter „Meine Tickets“.

Jedes Ticket erhält Status, Zuständigkeit und Frist, Rückfragen und Antworten bleiben direkt beim Ticket statt im E‑Mail-Postfach. Das Team arbeitet im Ticket-Dashboard als Board oder Tabelle und kann die Tickets eines Kanals für Auswertungen als Excel-Datei exportieren.

Wie funktioniert ein interner Shop mit Budgets?

Der interne Shop stellt einen Katalog mit Größen und Varianten bereit, etwa für Berufskleidung, Büromaterial oder Werbemittel. Mitarbeitende legen Artikel in den Warenkorb und verfolgen die Bestellung über ihren Status.

Budgets und Freigaben legen fest, wer was in welchem Umfang bestellen darf. Die Abwicklung läuft je nach Produkt und Lieferant unterschiedlich. Für Mahlzeiten aus der Cafeteria oder von einem Lieferanten gibt es zusätzlich die Essensbestellung mit Speiseplan und Bestellfrist.

Werden persönliche Dokumente wie Lohnzettel datenschutzkonform zugestellt?

Ja. Lohnzettel, Bescheinigungen oder Verträge werden in die persönliche eBox zugestellt, die Zuordnung läuft automatisch über die Mitarbeiternummer. Nur die empfangsberechtigte Person kann das Dokument öffnen, auch die Administration sieht es dort nicht. Auf Wunsch schützt zusätzlich eine PIN den Zugang.

Die Daten werden DSGVO-konform in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU gehostet. Weil die eBox auch in der KenCube‑App erreichbar ist, erreicht die Zustellung ebenso Mitarbeitende ohne Firmen-Mailadresse.

Ist das Self-Service-Portal im Basis-System enthalten?

Nein, Self-Service mit Ticketsystem ist ein Zusatzmodul der KenCube Suite. Das Modul lässt sich jederzeit zuschalten und ist sofort integriert, mit denselben Usern, Rechten und Daten wie die Basismodule Communication & Knowledge Hub, Share Office Documents und Organisation Map.

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