PFLICHTEN ERFÜLLEN | HINWEISGEBERSYSTEM
Das Hinweisgebersystem von KenCube ist ein vertraulicher Kanal, über den Mitarbeitende Missstände anonym melden. Es unterstützt beim Einrichten einer internen Meldestelle nach der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Hinweise anonym abgeben
- Aufruf aus KenCube, die Meldung selbst über ein eigenes anonymes Postfach
- Kein Bezug zum Benutzerkonto, nicht nachvollziehbar, wer gemeldet hat
- Betreff und Nachricht, verschlüsselt gespeichert
- Fall-ID und Passwort für den späteren Zugang
- Antworten auf Rückfragen, weiterhin anonym
- Informationen zum Meldeweg zentral in KenCube
Aus der Praxis: Eine Mitarbeiterin bemerkt Unregelmäßigkeiten bei Abrechnungen. Sie meldet den Fall anonym und notiert Fall-ID und Passwort. Eine Woche später beantwortet sie eine Rückfrage der Meldestelle, ohne ihren Namen zu nennen.
Bearbeitung in der Meldestelle
- Eigenes, geschütztes Fall-Portal
- Zugriff nur für ausdrücklich berechtigte Personen
- Eingang bestätigen, vertraulich antworten, Fall abschließen
- Identität der meldenden Person bleibt auch für die Meldestelle verborgen
- Benachrichtigung bei neuen Hinweisen und Nachrichten
Aus der Praxis: Die Compliance-Beauftragte und ein Mitglied der Geschäftsführung bilden die Meldestelle. Ein neuer Hinweis erscheint im Fall-Portal, beide werden benachrichtigt. Die Compliance-Beauftragte bestätigt den Eingang und stellt eine erste Rückfrage.
Fristen und Nachvollziehbarkeit
- Frist für die Eingangsbestätigung, Vorgabe 7 Tage
- Frist für den Abschluss, Vorgabe 90 Tage
- Fortschrittsbalken je Fall, von grün über orange bis rot
- Erinnerung vor Fristende, frei einstellbar
- Unveränderliches Aktivitätslog je Fall
Aus der Praxis: Wegen eines Urlaubs bleibt ein Hinweis einige Tage liegen. Zwei Tage vor Ablauf der Frist für die Eingangsbestätigung kommt eine Erinnerung. Das Aktivitätslog hält fest, wann der Eingang bestätigt wurde.
Benötigte Module
Das Hinweisgebersystem gehört zum Zusatzmodul Compliance & Quality Management. Alle Zusatzmodule lassen sich jederzeit zuschalten und schrittweise freigeben.
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