PFLICHTEN ERFÜLLEN | REVIEWS & PROTOKOLLE
Reviews halten Inhalte in KenCube aktuell, Protokolle belegen erledigte Prüfungen und Aufgaben. Beides läuft nach Zeitplan, mit Erinnerung und nachvollziehbarem Nachweis.
Reviews für aktuelle Inhalte
- Review-Zyklus je Workspace, etwa jährlich
- Content Owner je Inhalt, mit Übergabe und Vertretung
- Automatische Erinnerung, gestaffelt über mehrere Tage
- Status von „aktuell“ bis „überfällig“, direkt am Beitrag sichtbar
- Mit einem Klick bestätigen, überarbeiten oder archivieren
- Übersicht mit Diagrammen für Bereichsverantwortliche
Aus der Praxis: Die Arbeitsanweisungen der Produktion werden jährlich geprüft. Läuft das Intervall ab, bekommt die zuständige Meisterin eine Erinnerung. Die meisten Anweisungen bestätigt sie mit einem Klick, zwei überarbeitet sie.
Protokolle nach Zeitplan
- Protokollvorlagen mit eigenem Formular, auch mit Fotos und Unterschrift
- Turnus täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, oder anlassbezogen
- Gruppen und Mappen mit Ausführenden und Verantwortlichen
- Fällige Protokolle als Aufgabe, mit Benachrichtigung
- Ausfüllen direkt vor Ort in der KenCube‑App
Aus der Praxis: Die Haustechnik prüft monatlich alle Feuerlöscher. Am Monatsersten erscheint das Protokoll als Aufgabe in der App. Der Techniker hakt jedes Gerät vor Ort ab, fotografiert das Prüfsiegel und unterschreibt.
Prüfung und Nachweis
- Prüfung jeder Abgabe durch eine zweite Person, wenn gewünscht
- Rückgabe zur Korrektur mit Anmerkung
- Pünktlichkeit der letzten 30 Tage je Mappe
- PDF-Ausgabe für Audits und Behörden
- Protokolle nur für Personen, die in der Mappe eingetragen sind
- Suche in abgegebenen Protokollen, auch in den Antworten
Aus der Praxis: Vor dem Hygiene-Audit erstellt die Küchenleitung ein PDF aller Reinigungsprotokolle des letzten Quartals. Ein Protokoll mit fehlender Angabe hatte sie vorher zur Korrektur zurückgegeben, inzwischen ist es ergänzt und geprüft.
Benötigte Module
Reviews und Protokolle gehören zum Zusatzmodul Compliance & Quality Management. Alle Zusatzmodule lassen sich jederzeit zuschalten und schrittweise freigeben.
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