Hauptbereiche & Workspaces konfigurieren
Wie kann ich festlegen, wer was sehen und tun darf?
In KenCube gibt es zwei zentrale Ebenen, auf denen du entscheiden kannst, wer Inhalte sehen oder erstellen und bearbeiten kann: Hauptbereiche und Workspaces.
Die Einstellungen dafür erreichst du jeweils über das Drei-Punkte-Menü unter Rollen & Rechte.
Sichtbarkeit und Verantwortliche bestimmen
Ein Hauptbereich ist in der Navigationleiste zu sehen, zum Beispiel „News“, „Wissen“ oder „Dokumente“.
Du kannst steuern, welche Gruppen oder Personen diesen Bereich überhaupt sehen dürfen.
Wenn die Option „Zugang für definierte Gruppen und Benutzer:innen“ aktiv ist, aber das Auswahlfeld leer bleibt, wird er niemandem angezeigt. System-Admins sehen ihn aber nach wie vor.
Ansprechpersonen für inhaltliche Fragen
Für jeden Hauptbereich kannst du bestimmte Personen oder Gruppen als Hauptbereichs-Manager:innen festlegen. Das entlastet System-Admins und hilft, inhaltliche Verantwortlichkeiten festzuhalten.
Diese Personen sind inhaltlich und organisatorisch für den jeweiligen Bereich zuständig und dürfen z.B.:
- neue Workspaces anlegen
- Rollen und Rechte innerhalb dieser Workspaces vergeben
- Name, Beschreibung und Anzeigeoptionen des Hauptbereichs bearbeiten
- Elemente wiederherstellen oder Kommentare verwalten
Typischerweise übernimmt etwa das Kommunikationsteam die Verantwortung für „News“, oder HR für „Personen“.
Inhalte schreiben, lesen und verwalten
Innerhalb eines Hauptbereichs können nun Inhalte erstellt werden, und um diese zu strukturieren, gibt es Workspaces und Ordner.
Jeder Workspace funktioniert dabei als Schaltzentrale für darunterliegende Ordner: alle Rollen & Rechte-Einstellungen gelten automatisch auch für die darin enthaltenen Inhalte.
Wer darf Inhalte lesen – und wer bearbeiten?
In jedem Workspace kannst du festlegen, wer Inhalte lesen, und wer sie erstellen, bearbeiten oder löschen darf. Dabei kannst du sowohl Gruppen als auch einzelne Personen berechtigen – ganz nach deinem Bedarf.
Damit Inhalte nur von den richtigen Personen gelesen oder bearbeitet werden können, legst du pro Workspace fest:
- Wer darf Inhalte sehen?
- Wer darf Inhalte erstellen, bearbeiten oder löschen?
In den meisten Fällen ist die Einstellung Redakteur:innen und Leser:innen festlegen zu empfehlen. Sie verhindert, dass automatisch alle Personen mit Zugang zum Hauptbereich auch Inhalte verändern können.
Workspaces eignen sich auch gut, um Projektgruppen einen geschlossenen Arbeitsbereich zu geben, um sich untereinander austauschen zu können. Dafür trägst du sowohl bei Redakteur:innen als auch bei Leser:innen dieselbe Gruppe ein. So können diese Personen den Workspace nicht nur sehen, sondern darin gemeinsam arbeiten – und alle anderen haben keinen Zugriff.
Auf den Punkt gebracht: Sichtbarkeit & Zugriff
- Kein Zugriff, keine Anzeige: Wer einen Bereich nicht sehen darf, findet auch keine Inhalte daraus – weder in der Navigation noch über die Suche.
- Hauptbereich und Workspace regeln getrennt, aber gemeinsam: Ohne Zugriff auf den Hauptbereich sieht man auch keine darin enthaltenen Workspaces.
