Benutzer:innen anlegen

Neue Benutzer:in anlegen (Basisdaten)

In KenCube kannst du Benutzer:innen manuell anlegen. Alternativ hast du die Möglichkeit, Benutzer:innen einmalig zu importieren oder ein bestehendes Verzeichnis (z.B. AD) anzubinden.

Öffne dazu im Administrationsbereich (Zahnrad-Symbol) den Menüpunkt Benutzer:innen und wähle Neue:r Benutzer:in.

Zugangsdaten einrichten

• Aktiviere den Zugang zum Portal (Kontrollkästchen).
• Gib einen Benutzernamen ein.

Empfehlungen

• Lasse die Passwortfelder leer, damit die Person automatisch ein Einmal-Passwort per Einladung erhält.
• Benutzer:innen können später selbst ein individuelles Passwort festlegen (außer bei SSO).
• Passwörter werden immer verschlüsselt gespeichert und niemals im Klartext angezeigt.
• Aktiviere „Aktive:r Benutzer:in“, damit der Zugang gültig ist.
• Inaktive Benutzer:innen werden nicht zur Lizenz gezählt.

Stammdaten eintragen

Trage die relevanten Stammdaten der Person ein. Du musst nur jene Felder ausfüllen, die auch tatsächlich benötigt werden.

 Hinterlege das Land – dann werden gesetzliche Feiertage automatisch berücksichtigt.

E-Mail-Adresse hinzufügen

Trage eine gültige E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ein. Diese Adresse wird auch für die Einladung mit dem Einmal-Passwort verwendet.

Gruppen-Zugehörigkeit vergeben

Wenn bereits Gruppen existieren, kannst du der Person eine oder mehrere Gruppen zuweisen.

 Lasse dieses Feld bei der Erstanlage leer. Die Gruppenzuordnung kann später über die Personenkarte in der Organisationsstruktur erfolgen.

Administrationsrechte vergeben

• Vollzugriff als System-Admin: Diese sind im gesamten System berechtigt alles zu sehen und zu tun.
• Zugriff auf ausgewählte Admin-Seiten wie z.B. „Umfragen“ oder „Bilder-Pool“

 Ohne konkrete Seitenzuweisung bleibt der Admin-Bereich für die Person ausgeblendet.

Netzwerkzugriff einschränken

Standardmäßig ist der Zugang zu KenCube nicht eingeschränkt Über das Netzwerkmanagement kannst du definieren, von welchen Netzwerken aus Zugriff erlaubt ist.

Erstanlage abschließen

Bevor du speicherst, kannst du zusätzliche Einschränkungen festlegen. Diese Optionen sind standardmäßig deaktiviert.

Beispiel: Terminal-User

Diese Rolle ist für gemeinsam genutzte Geräte gedacht. Die Person hat dann nur Lesezugriff und keine Möglichkeit zur Interaktion.

Bild hochladen

Nach dem ersten Speichern erscheinen:

• Tab Einladung
• Tab Personenkarte

Ab jetzt kannst du im Bereich Stammdaten auch ein Profilbild hochladen.

Mehr dazu findest du unter: Profilbild-Einstellungen

Einladung versenden

Wechsle zum Tab Einladung und versende den Zugang zur Plattform.

Du kannst:

• Die Gültigkeit des Einmal-Passworts verlängern
• Zugangsdaten generieren
• Die Daten kopieren oder direkt über die Schaltfläche Jetzt senden verschicken

Einladung für Personen ohne E-Mail

Unter Administration > Massen-Einladungen > Personen ohne E-Mail kannst du Einmal-Zugangsdaten erzeugen.

Diese lassen sich z.B. als Ausdruck oder postalisch weitergeben.