Medien & Attachments hinzufügen
Bilder & Dokumente hinzufügen
Im Tab „Medien“ hast du die Möglichkeit, unterschiedliche Arten von Dateien hochzuladen, um sie in deinem Beitrag zu verwenden. Diese können dann als Galerie am Anfang oder Ende des Beitrags oder als Attachments eingebunden werden. Zusätzlich kannst du direkt [aus dem Editor] auf sie zugreifen, um sie als Bilder oder File-Links in deinem Beitraginhalt zu platzieren.
Hier legst du außerdem das Vorschau- und Hintergrundbild deines Beitrags fest.
Dateien hochladen
Dateien lassen sich auf verschiedene Arten hinzufügen: per Drag & Drop, Copy & Paste oder indem du die Upload-Zone auswählst, um einen Dateimanager zu öffnen. Die Möglichkeit, mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen, hast du bei allen Methoden.
Nach dem Hochladen werden sie ein einer Liste angezeigt. Mit dem „Schraubenschlüssel“-Icon rechts oberhalb der Liste kannst du deren Sortierung festlegen sowie entscheiden, ob eine Galerie ober- oder unterhalb des Beitragsinhalts angezeigt werden soll. Die Reihenfolge der Medien in der Galerie entspricht dabei immer der Anordnung in der Liste.
Jeder erlaubte Dateityp kann als Attachment am Ende des Beitrags angehängt und direkt ohne Vorschau heruntergeladen werden. Alternativ kannst du die Datei auch ausschließlich über einen [File-Link] zum Download bereitstellen, ohne sie separat als Attachment anzuzeigen.
Bei mehrsprachiger Konfiguration von KenCube werden Medien standardmäßig bei allen verfügbaren Sprachen angezeigt. Du hast jedoch auch die Möglichkeit, Dateien nur einer bestimmten Sprache zuzuordnen. Dadurch können beispielsweise Bilder sprachübergreifend verwendet werden, während Textdokumente für jede Beitragssprache individuell zugeordnet werden können.
Dateitypen und Darstellungsoptionen
Bilder
Die Bildergalerie kann neben Bildern auch PDFs, Office-Dokumente (im Word/Excel/Powerpoint-Format) und Videos enthalten, wobei es je nach Dateityp gewisse Unterschiede in Darstellung und Funktion gibt. Der „Download“-Button ist jedoch in jedem Fall vorhanden.
Für Bilder kann ein Alternativtext hinterlegt werden, der in der Galerie anstatt des Dateinamens angezeigt wird. Wenn das Häkchen „Bildunterschrift anzeigen“ gesetzt ist, wird der Text unterhalb des Bildes eingeblendet, wenn das Bild im Beitrag eingebaut wird. Auf die Anzeige in der Galerie hat diese Einstellung keinen Einfluss.
Wo der Text einzugeben ist, hängt von der Sprachkonfiguration der Software ab:
- Ist das System einsprachig, findest du das Textfeld und die Checkbox direkt in der Liste der Medien.
- Bei mehrsprachigen Systemen gelangst du über das „Bleistift“-Icon rechts vom Dateinamen zu einem Dialog, bei dem der Alternativtext für jede Sprache eingegeben werden kann. Die Checkbox für die Bildunterschrift gilt für alle Sprachen.
Dokumente
PDFs werden dank integriertem PDF-Viewer direkt im Browser angezeigt und können von dort aus auch gedruckt werden. Seitenvorschau und Inhaltsverzeichnis können ebenfalls eingeblendet werden. Für die Galerie wird eine Dateivorschau erzeugt.
Office-Dokumente werden in der Galerie mit einem automatisch erzeugten Deckblatt angezeigt. Sie können direkt aus der Galerie heruntergeladen werden, vollständige Anzeige und Bearbeitung sind jedoch erst nach dem Download möglich.
Die Inhalte von Office-Dokumenten, PDFs und Textdateien (im .txt-Format) können dank Volltextindizierung über die Suche gefunden werden.
Videos
Videos werden direkt in der Galerie abgespielt. Es ist allerdings nicht ratsam, lange oder hochauflösende Videos direkt hochzuladen, da diese zum Abspielen immer komplett geladen werden müssen - unabhängig von Ausgabegerät, Internetverbindung und Datenvolumen. Daher empfehlen wir dafür eher, Videos über „Einfügen > Medien“ beim Beitrag aus einer externen Quelle einzubetten.
Quellen für Bilder: Bilder-Pool, Pixabay & KI
Über die Schaltflächen rechts über der Upload-Zone kannst du auf zusätzliche Bildquellen zugreifen.
Der Bilder-Pool kann im Admin-Bereich mit Bildern und passenden Schlagworten befüllt werden. Dies ermöglicht eine konsistente Bildsprache über verschiedene Beiträge und Redakteur:innen hinweg und hilft dir, häufig verwendete Bilder schneller zu finden. Bei der Suche werden sowohl Dateinamen als auch Beschreibungen berücksichtigt.
In der Bilddatenbank von Pixabay kannst du nach passenden Bildern suchen, die sich dann direkt in den Medienbereich laden lassen. Voraussetzung dafür ist eine aktive Anbindung daran im Admin-Bereich.
Beide Quellen verwenden denselben Dialog mit einem Suchfeld oben und den Ergebnissen darunter. Ausgewählte Elemente bleiben im Auswahlbereich erhalten, auch wenn du neue Suchbegriffe eingibst. So kannst du verschiedene Suchbegriffe verwenden und mehrere Bilder sammeln. Mit dem „Bilder hinzufügen“-Button übernimmst du deine gesamte Auswahl.
KI-generierte Bilder
Die KI-Integration bietet eine weitere Option zur Bilderzeugung. Über den Button „AI Anweisung erstellen“ kann auf Basis des Beitragsinhalts automatisch eine Anweisung generiert werden, die du auch noch bearbeiten kannst. Alternativ hast du die Möglichkeit, eigene Anweisungen zu formulieren.
Die „Zusätzlichen Anweisungen zum Stil“ enthalten im Admin-Bereich hinterlegte Stilbeschreibungen, die bei der Generierung des Bildes zur Anwendung kommen. Die Optionen „Vivid“ und „Natural“ werden dann auf den ausgewählten Stil angewendet.
Vorschaubild
Aus den hochgeladenen Dateien kannst du deinem Beitrag im Dropdown-Menü ein Bild für die Vorschauanzeige zuordnen. Selbst wenn der Beitrag sonst keine Bilder enthält, ist es empfehlenswert, zumindest dafür eines hinzuzufügen, denn ein großzügiger Umgang mit Bildern und Grafiken macht das gesamte Intranet ansprechend und lebendig.
Auch das automatisch generierte Deckblatt eines Dokuments kann als Vorschau verwendet werden. Für Bilder ist das empfohlene Format 16:9, andernfalls wird es automatisch (und nicht beeinflussbar) zugeschnitten.
Vorschaubilder werden je nach Ansicht (Kacheln, Listen oder Dashboard) in unterschiedlichen Formaten dargestellt – sowohl im Format 16:9 als auch quadratisch (1:1). Da die Darstellung automatisch angepasst wird, solltest du bei der Bildauswahl darauf achten, dass wichtige Bildelemente nicht am Rand liegen, wo sie möglicherweise abgeschnitten werden.
Hintergrundbild
Hintergrundbilder werden oben zu Beginn des Beitrags eingeblendet und zum Teil von Titel, Metainformation und Tags überdeckt. Sie dienen als dekoratives Element und sind nur beim Öffnen des Beitrags zu sehen, nicht in der Vorschauanzeige.
Das Dropdown-Menü mit „Geringer/Mittlerer/Maximaler Verschiebung des Beitrags“ bestimmt, wie weit der Beitrag nach unten verschoben werden soll, und wie viel des Bildes dadurch sichtbar bleibt. Da dies immer von der individuellen Konstellation von Bild und Text abhängt, hilft die Vorschau-Funktion, die jeweils beste Einstellung zu finden.
