Stammdaten

Benutzer:in anlegen/bearbeiten

In KenCube kannst du Benutzer:innen manuell anlegen. Alternativ hast du die Möglichkeit, Benutzer:innen einmalig zu importieren oder ein bestehendes Verzeichnis (z.B. AD) anzubinden.

Öffne dazu im Administrationsbereich (Zahnrad-Symbol) den Menüpunkt Benutzer:innen und wähle Neue:r Benutzer:in.

Zugangsdaten einrichten

• Aktiviere den Zugang zum Portal (Kontrollkästchen).
• Gib einen Benutzernamen ein.

Empfehlungen

• Lasse die Passwortfelder leer, damit die Person automatisch ein Einmal-Passwort per Einladung erhält.
• Benutzer:innen können später selbst ein individuelles Passwort festlegen (außer bei SSO).
• Passwörter werden immer verschlüsselt gespeichert und niemals im Klartext angezeigt.
• Aktiviere „Aktive:r Benutzer:in“, damit der Zugang gültig ist.
• Inaktive Benutzer:innen werden nicht zur Lizenz gezählt.

Stammdaten eintragen

Trage die relevanten Stammdaten der Person ein. Du musst nur jene Felder ausfüllen, die auch tatsächlich benötigt werden.

 Hinterlege das Land – dann werden gesetzliche Feiertage automatisch berücksichtigt.

E-Mail-Adresse 

• E-Mail
  Trage eine gültige E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ein. Diese Adresse wird auch für die Einladung mit dem Einmal-Passwort verwendet.
• E-Mail (privat)
  In manchen Unternehmen erhalten nicht alle Mitarbeiter:innen eine firmeneigene E-Mail-Adresse. Damit sie dennoch Einladungen ins Intranet sowie Benachrichtigungen erhalten können, kann optional eine private E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
  
  Diese wird nicht öffentlich auf der Personenseite angezeigt und dient ausschließlich für den Versand von Einladungen und Systembenachrichtigungen.

 Hinweis: Manche Vorstände oder Geschäftsführer möchten nicht, dass ihre E-Mail-Adresse auf der Personenseite sichtbar ist – dennoch sollen sie Benachrichtigungen erhalten..

Gruppen-Zugehörigkeit vergeben

Wenn bereits Gruppen existieren, kannst du der Person eine oder mehrere Gruppen zuweisen.

 Lasse dieses Feld bei der Erstanlage leer. Die Gruppenzuordnung kann später bei der Gruppenverwaltung oder indirekt über die Zuordnung der Personenkarte in der Organisationsstruktur erfolgen.

Sonderberechtigung - Administrationsrechte vergeben

• Vollzugriff als System-Admin: Diese sind im gesamten System berechtigt alles zu sehen und zu tun.
• Zugriff auf ausgewählte Admin-Seiten wie z.B. „Umfragen“ oder „Bilder-Pool“

 Ohne konkrete Seitenzuweisung bleibt der Admin-Bereich für die Person ausgeblendet.

Netzwerkzugriff einschränken

Standardmäßig ist der Zugang zu KenCube nicht eingeschränkt Über das Netzwerkmanagement kannst du definieren, von welchen Netzwerken aus Zugriff erlaubt ist.

Erstanlage abschließen

Bevor du speicherst, kannst du zusätzliche Einschränkungen festlegen. Diese Optionen sind standardmäßig deaktiviert.

Spezielle Einschränkungen

• Terminal-User
  Diese Rolle ist für gemeinsam genutzte Geräte mit nur einem Account gedacht - zum Beispiel in einer Produktionsstätte mit einem Intranet-Terminal zur gemeinsamen Nutzung. Die Person hat dann nur Lesezugriff und keine Möglichkeit zur Interaktion.
• Reaktionen für dieses Konto deaktivieren
  Damit können Benutzer:innen generell von Reaktionen ausgeschlossen werden.
• Kommentare für dieses Konto deaktivieren
  Kommentieren ist dann für diese:n Benutzer:in nicht mehr möglich
• Alle Kontaktdaten für diesen Benutzer ausblenden
  In bestimmten Fällen soll vermieden werden, dass einzelne Benutzer:innen im Unternehmen über das Intranet kontaktierbar sind. Wenn deren Kontaktdaten jedoch über eine Schnittstelle automatisch eingespielt werden, kann diese Funktion gezielt genutzt werden, um die Sichtbarkeit einzuschränken.

Bild hochladen

Nach dem ersten Speichern erscheinen:

• Tab Einladung
• Tab Personenkarte

Ab jetzt kannst du im Bereich Stammdaten auch ein Profilbild hochladen.

Mehr dazu findest du unter: Profilbild-Einstellungen