Gruppen

Welche Vorteile bietet die Arbeit mit Gruppen?

Gruppen helfen dir dabei, Benutzer:innen gemeinsam zu berechtigen – zum Beispiel nach Abteilung, Funktion oder Aufgabe. Du kannst ihre Zugriffsrechte zentral definieren, mehrfach verwenden und bei Bedarf flexibel ändern.

• Zentrale Steuerung: Rechte werden einmal pro Gruppe festgelegt und anschließend in Workspaces oder Projekten genutzt.
• Weniger manueller Aufwand: Neue Benutzer:innen müssen nur einmal einer passenden Gruppe zugeordnet werden. Die entsprechenden Rechte greifen automatisch.
• Klare Strukturen: Gruppen können deine Organisationsstruktur widerspiegeln – das macht Berechtigungen nachvollziehbar.
• Schnelle Anpassung: Wenn sich etwas ändert (z.B. Zuständigkeiten), musst du nicht jede Berechtigung neu setzen – es genügt, die Gruppenzugehörigkeit zu ändern.

So legst du eine Gruppe an

1. Öffne den Administrationsbereich (Zahnrad-Symbol im Hauptmenü).
2. Wähle den Menüpunkt Gruppen aus.
3. Wähle Neue Gruppe erstellen.
4. Vergib einen passenden Namen, etwa „Marketing“ oder „Standort Hamburg“ und aktiviere die Gruppe mit der Checkbox.
5. Weise die Gruppenmitglieder zu.
6. Speichere die Gruppe.

Die neue Gruppe steht dir ab sofort für die Berechtigungssteuerung an unterschiedlichen Punkten zur Verfügung – z.B. als Lese- oder Schreibberechtigung.

Wie stelle ich eine Gruppe zusammen?

Du hast nun drei Möglichkeiten:

1. Direkt zugewiesene Benutzer:innen: Hier wählst du einzelne Personen manuell aus. Diese Option eignet sich für kleinere Gruppen, vor allem wenn die Mitglieder zu unterschiedlichen Organisationseinheiten gehören, z.B. für Redaktionsteams oder Projektgruppen.
2. Zugewiesene Gruppen: Du baust eine Gruppe aus bereits bestehenden Gruppen zusammen (z.B. „Redaktion“ + „Qualitätsmanagement“.
3. Zugewiesene Organisationseinheiten: Du wählst aus den bestehenden Organisationseinheiten aus. Bei den ausgewählten Org-Einheiten kannst du mit der Checkbox inkl. Subeinheiten entscheiden, ob alle darunterliegenden Abteilungen ebenfalls inkludiert werden sollen, oder nicht.

Gruppen über Organisationseinheiten aufzubauen ist sehr effizient, denn sobald eine Person im Organigramm zugeordnet wird, ist sie automatisch auch Gruppenmitglied. Voraussetzung dafür ist, dass die Personenkarte mit einem Benutzerkonto verknüpft ist. Mehr dazu findest du im Kapitel [Organisationsstruktur abbilden].

Welche Gruppen brauche ich zu Beginn?

Gerade zu Beginn ist es schwer abzuschätzen, welche Gruppen du langfristig benötigst – das zeigt sich oft erst im laufenden Betrieb. Um dir den Start zu erleichtern, findest du hier einige sinnvolle Ausgangspunkte für Gruppen, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Alle Benutzer:innen: Wähle den obersten Knotenpunkt der Organisation (inkl. Subeinheiten) aus, und alle darin enthaltenen Personen sind automatisch Teil dieser Gruppe. Sie eignet sich z.B. zum Zuweisen von Leserechten in Hauptbereichen und Workspaces.
• Redakteur:innen: Einzelne Personen, eine Abteilung oder eine Kombination daraus, die für das Erstellen und Pflegen von Inhalten zuständig ist.
• Leitung/Geschäftsführung: Für Bereiche mit vertraulichen Informationen. So erreichst du die Führungsebene gezielt – ohne allgemeine Admin-Rechte vergeben zu müssen.
• Mitarbeiter:innen an einem Standort: Erstelle Gruppen pro Standort, um lokal relevante Inhalte zielgerichtet ausspielen zu können.