ANLIEGEN ERLEDIGEN | EBOX
Die eBox ist das persönliche Postfach in KenCube für Dokumente, die nur eine Person betreffen, etwa Lohnzettel oder Bescheinigungen. Zugestellt wird ohne Papier und ohne E‑Mail, abgerufen im Browser oder in der KenCube‑App.
Zustellung
- Persönliche PDF-Dokumente gezielt an einzelne Personen
- Automatische Zuordnung über die Mitarbeiternummer im Dateinamen
- Viele Dokumente in einem Durchgang verteilen
- Dokumenttypen wie Lohnzettel, Zeiterfassungs-Report, Jahresmeldung oder Bescheinigung
- Zuordnung von Hand, wenn ein Dateiname nicht passt
- Automatischer Import, etwa über den KenCube Transferserver
Aus der Praxis: Am Monatsende lädt die Lohnverrechnung die Lohnzettel aller Mitarbeitenden in einem Schritt hoch. KenCube ordnet jede Datei über die Mitarbeiternummer zu. Zwei Dateien mit Tippfehler im Namen ordnet die Kollegin von Hand zu.
Vertraulichkeit
- Nur die empfangsberechtigte Person sieht das Dokument, auch die Administration nicht
- Download auf Wunsch nur mit persönlicher PIN
- Rückfrage vor dem Verteilen mit Empfänger:in und Dokumenttyp
- Löschen eines Dokuments entscheidet die Person selbst
Aus der Praxis: Ein Mitarbeiter öffnet seinen Lohnzettel am privaten Handy. Vor dem Download fragt die App seine persönliche PIN ab. Die Administration kann den Lohnzettel nicht einsehen.
Im Alltag
- Benachrichtigung mit Dokumenttyp, etwa zu einem neuen Lohnzettel
- Roter Zähler für noch nicht heruntergeladene Dokumente
- Dashboard-Widget mit den eigenen Dokumenten
- Zustellung zusätzlich per E‑Mail, wenn gewünscht
- Im Browser und in der App
Aus der Praxis: Eine Reinigungskraft ohne Firmen-E‑Mailadresse bekam ihre Jahresmeldung bisher per Post. Jetzt kommt eine Benachrichtigung in der App, und das Dokument liegt in der eBox bereit, bis sie es herunterlädt.
Benötigte Module
Die eBox gehört zum Zusatzmodul Self-Service mit Ticketsystem. Alle Zusatzmodule lassen sich jederzeit zuschalten und schrittweise freigeben.
Der KenCube Transferserver ist als Add-on zu den Basismodulen zuschaltbar.
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