Formulare & Tickets

← Zurück zur Übersicht

ANLIEGEN ERLEDIGEN | FORMULARE & TICKETS

Das Ticketsystem von KenCube nimmt Anträge, Meldungen und Fragen über Formulare entgegen und führt sie als Ticket bis zur Erledigung. Diese Seite zeigt, was sich einrichten lässt und wie Teams damit arbeiten.

Formulare und Einreichen

• Beliebig viele Ticket-Vorlagen je Kanal, jede mit eigenem Formular
• Feldtypen für Text, Auswahl, Datum und Datei-Upload, auch Pflichtfelder
• Auswahl von Personen, Abteilungen oder Einträgen aus eigenen Tabellen
• Einreichrecht je Vorlage: alle, bestimmte Gruppen oder einzelne Personen
• Erfassung über das Plus-Menü, ein Dashboard-Widget oder in der App
• Bearbeitungsstand für Einreichende unter „Meine Tickets“

Aus der Praxis: Eine Pflegekraft meldet sich frühmorgens über die App krank. Das Formular fragt den Zeitraum ab und bietet an, die Arztbestätigung als Foto hochzuladen. Die Personalabteilung hat die Meldung vollständig vorliegen, bevor der Dienst beginnt.

Kanäle, Teams und Bereiche

• Eigener Ticket-Kanal je Thema, mit Team und Leitung
• Kanäle in Kanalgruppen geordnet
• Mehrere getrennte Ticket-Bereiche, etwa für IT und Personal
• Tickets und Kanäle verschieben, ohne Verlauf zu verlieren
• Archiv und Papierkorb mit Wiederherstellung

Aus der Praxis: Ein Unternehmen mit drei Standorten führt den IT-Helpdesk und die Personalanfragen in getrennten Bereichen. Anfragen zu Gehalt oder Urlaub sieht nur das Personalteam. Die Haustechnik ordnet ihre Kanäle in einer Gruppe je Standort.

Bearbeitung im Team

• Ticket-Eingang für noch nicht übernommene Tickets
• Status, Verantwortung, Priorität, Frist und Tags je Ticket
• Rückfragen an die Einreichenden direkt am Ticket
• Interne Angaben und Kommentare nur für das Team
• Benachrichtigung des Teams bei neuen Tickets

Aus der Praxis: Im Lager ist ein Rolltor beschädigt. Die Schadensmeldung landet im Ticket-Eingang der Haustechnik, ein Kollege übernimmt sie und bittet per Rückfrage um ein Foto. Die Notiz „Ersatzteil bestellt, Lieferung Donnerstag“ sieht nur das Team. Ruft jemand an, erfasst das Team das Ticket selbst und wählt die anfragende Person aus.

Überblick und Auswertung

• Dashboard je Bereich mit Kennzahlen
• Ansicht als Board oder Tabelle
• Filterleiste mit gespeicherten Filtersets
• Excel-Export je Vorlage, mit einer Spalte pro Formularfeld

Aus der Praxis: Zum Jahresende exportiert die Haustechnik alle Schadensmeldungen als Excel-Datei. Jedes Formularfeld steht in einer eigenen Spalte, so ist schnell sichtbar, welcher Standort und welche Geräte am häufigsten betroffen waren.

Verbindung zu anderen Modulen

• Aus einem Ticket einen Vorgang im Projekt anlegen
• Tickets per Anweisung im Chat anlegen und ändern

Aus der Praxis: Aus einem Verbesserungsvorschlag wird ein größeres Vorhaben. Das Team legt direkt aus dem Ticket einen Vorgang im Projekt an. Eine Mitarbeiterin schreibt im Chat „Der Drucker im 2. Stock ist defekt“, und der AI Companion schlägt das passende Ticket im IT-Kanal vor.

Benötigte Module

Formulare und Tickets gehören zum Zusatzmodul Self-Service mit Ticketsystem. Für die Verbindung zu Projekten braucht es zusätzlich das Zusatzmodul Project Management, für die Ticket-Erfassung im Chat das Zusatzmodul AI Companion. Alle Zusatzmodule lassen sich jederzeit zuschalten und schrittweise freigeben.

← Zurück zur Übersicht | Nächster Funktionsbaustein: Interner Shop