WISSEN FINDEN | DOKUMENTE
Dokumente liegen in KenCube zentral in Workspaces und Ordnern und öffnen direkt im Browser oder in der KenCube‑App. Gelesen wird ohne Download und ohne installiertes Office.
Ablage und Hochladen
- Word, Excel, PowerPoint, PDF und weitere Dateien in Workspaces und Ordnern
- Mehrere Dateien mit einem Upload ablegen
- Anzeigename, Beschreibung, Tags und Anhänge je Dokument
- Automatisches Vorschaubild aus dem Dokument
- Lese- und Schreibrechte über den Workspace
- Freischaltdatum und Anzeigeende je Dokument
Aus der Praxis: Die Personalabteilung lädt zum Jahresbeginn alle aktualisierten Formulare in einem Schritt hoch. Die Dateinamen werden zu Anzeigenamen, die Vorschaubilder entstehen von selbst. Das Gehaltsschema liegt in einem eigenen Ordner, den nur die Führungskräfte sehen.
Lesen ohne Office
- PDF, Word und PowerPoint im eingebauten Viewer
- Excel mit allen Tabellenblättern
- Seitenvorschau, Suche und Zoom im Dokument
- Originaldatei per Download zum Weiterbearbeiten
- Gleiche Ansicht im Browser und in der App
Aus der Praxis: Ein Monteur öffnet auf der Baustelle die Montageanleitung am Handy. Office ist auf dem Gerät nicht installiert, das Dokument öffnet trotzdem direkt in der App. Mit der Suche im Dokument findet er die passende Seite.
Volltext und Texterkennung
- Jedes Dokument im Volltext indiziert, nicht nur Titel und Beschreibung
- Gescannte PDFs per Texterkennung (OCR) durchsuchbar
- Erkannten Text einsehen und durch die Redaktion korrigieren
- Antworten im AI‑Chat mit Dokumenten als Quelle
Aus der Praxis: Ein eingescannter Wartungsvertrag aus dem Papierarchiv wird hochgeladen. Die Texterkennung macht ihn durchsuchbar, wer nach der Kündigungsfrist sucht, findet den Vertrag. Einen falsch erkannten Firmennamen korrigiert die Redaktion direkt am Dokument.
Rückmeldung und Abgleich
- Kommentare und Reaktionen direkt am Dokument
- Lesebestätigung für Richtlinien und Anweisungen
- Benachrichtigung bei neuen Dokumenten und Versionen
- SharePoint-Sync für bestehende Dokumentbibliotheken, standardmäßig enthalten
- Dateien automatisch über den KenCube Transferserver übernehmen
Aus der Praxis: Das Qualitätsteam pflegt seine Vorlagen weiter in SharePoint Online. Der Sync übernimmt die Bibliothek in einen Workspace und hält sie aktuell. So finden auch Kolleg:innen in der Produktion die aktuellen Vorlagen in der App.
Benötigte Module
Antworten aus Dokumenten im AI‑Chat gehören zum Zusatzmodul AI Companion. Alle Zusatzmodule lassen sich jederzeit zuschalten und schrittweise freigeben.
Der KenCube Transferserver ist als Add-on zu den Basismodulen zuschaltbar.
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KenCube kennenlernen
Gerne stellen wir euch die KenCube Suite in einer unverbindlichen Online-Demo vor.
Bei Interesse schalten wir euch auch den Zugang zu einer kostenlosen Testversion frei.