AUFBAUEN UND BETREIBEN | BENUTZER, RECHTE & FREIGABE
Benutzer, Rechte und Freigaben regeln in KenCube, wer was sieht, wer was bearbeitet und wer was freigibt. Die Verwaltung lässt sich dezentral an fachlich Verantwortliche übergeben.
Benutzer und Gruppen
- Benutzerkonten zentral verwalten, auf Wunsch abgeglichen mit Active Directory oder Entra ID
- Gruppen aus Personen, anderen Gruppen und Organisationseinheiten
- Automatische Mitgliedschaft über die Zuordnung im Organigramm
- Gruppen ausschließen, etwa alle Mitarbeitenden ohne Führungskräfte
- Wirksame Gruppen und Rechte je Person auf einen Blick
- Konten DSGVO-konform löschen
Aus der Praxis: Eine neue Mitarbeiterin wird im Organigramm der Abteilung Einkauf zugeordnet. Damit gehört sie automatisch zu den Gruppen „Alle Mitarbeitenden“ und „Einkauf“ und sieht sofort die passenden Bereiche. Wechselt sie später die Abteilung, folgen die Rechte der neuen Zuordnung.
Rechte für Bereiche und Workspaces
- Hauptbereiche nur für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben
- Nicht freigegebene Bereiche fehlen im Menü und in der Suche
- Lese- und Schreibrechte je Workspace
- Kein Zugriff ohne Leserecht
- Globale und standortbezogene Inhalte über Workspace-Rechte trennen
Aus der Praxis: Ein Unternehmen mit vier Standorten führt einen News-Workspace für alle und je einen pro Standort. Über die Leserechte sieht jede Belegschaft die globalen News und die ihres Standorts. Ein Mandantensystem braucht es dafür nicht.
Redaktionsmodelle und Freigabe
- Offenes Modell, in dem alle mit Zugriff schreiben dürfen
- Klassisches Modell mit getrennten Lese- und Schreibrechten
- Chefredaktion: Veröffentlichung erst nach Freigabe
- Modell je Workspace frei wählbar
Aus der Praxis: Im Wiki der Technik ergänzt jedes Teammitglied direkt. Verfahrensanweisungen der Qualitätssicherung gehen dagegen erst nach Freigabe durch die Chefredaktion online.
Dezentrale Verwaltung und Nachvollziehbarkeit
- Hauptbereichsmanager:innen mit Verwaltungsrechten für ihren Bereich
- Entlastung der IT durch Fachverantwortliche
- Audit-Protokoll für Rollen- und Rechteänderungen, Anmeldungen und Datenexporte
Aus der Praxis: Die Personalabteilung verwaltet ihren Hauptbereich selbst, legt Workspaces an und vergibt Rechte. Wer wann eine Berechtigung geändert hat, zeigt das Audit-Protokoll.
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