EN30 Ideen & Anregungen für euren digitalen Arbeitsplatz
Beinahe unbegrenzte Möglichkeiten mit KenCube
Der digitale Arbeitsplatz von KenCube Suite ist so konzipiert, dass er euren Mitarbeitenden Erleichterung und Freude im Arbeitsalltag bringt. Die Lösung ist einfach und intuitiv zu bedienen – ähnlich wie eine Social Media Plattform. Erfahre in den folgenden Anregungen, wie ihr euer digital Workplace wertvoll, interessant und ansprechend gestalten könnt. Die Suite erlaubt Redakteuren, mit wenig Aufwand sehr attraktive Inhalte zu erstellen. Sowohl das Verfassen der Beiträge als auch das Lesen machen dank einfacher Menüführung Spaß. Das Intranet informiert und unterhält, oft auch beides gleichzeitig.
Wählt das für euren Betrieb und Bedarf passende Paket aus und legt los!
KENCUBE DIGITAL WORKSPACE | 7 Module + 1 AI Companion
KenCube ist heute weit mehr als eine Nachrichtenplattform: Als Digital Workplace bündelt die KenCube Suite Kommunikation, Wissen, Dokumente, Anliegen, Pflichten, Lernen und Projekte an einem Ort – für alle Mitarbeitenden, ob mit oder ohne Schreibtisch. Genutzt wird KenCube im Browser Arbeitsplatz mit Desktop und mobil in der KenCube-App. Beide Zugänge greifen auf dieselbe Plattform zu, alle aktivierten Module und Funktionen stehen überall zur Verfügung.
Die Suite ist modular aufgebaut und wächst mit eurem Bedarf. Der Einstieg gelingt mit drei Basismodulen. Vier Zusatzmodule und der optionale AI Companion lassen sich jederzeit zuschalten – sofort integriert, mit denselben Usern, Rechten und Daten. So wächst euer digitaler Arbeitsplatz Schritt für Schritt mit euren Anforderungen.
Basismodule – der Einstieg:
- Communication & Knowledge Hub: Informationen teilen, Wissen bereitstellen und alle Mitarbeitenden zuverlässig erreichen.
- Share Office Documents: Dokumente zentral nutzen, direkt anzeigen und schnell wiederfinden.
- Organization Map: Ansprechpersonen finden, Zuständigkeiten verstehen und Standorte erschließen.
Zusatzmodule – nach Bedarf zuschaltbar:
- Self-Service mit Ticketsystem: Anliegen und Bestellungen selbst erledigen – die Abläufe starten automatisch.
- Compliance & Qualitätsmanagement: Pflichten und Qualität als selbstverständlicher Teil der täglichen Arbeit.
- Onboarding & E-Learning: Vom ersten Arbeitstag bis zum prüfsicheren Schulungsnachweis.
- Projektmanagement: Projekte planen, Vorgänge verfolgen und Unterlagen zentral bündeln.
Optional zuschaltbar: Der AI Companion: Fragen beantworten und Aufgaben in den aktivierten Modulen erledigen.
Die Basis jeder KenCube-Installation bildet die Grundplattform mit User- und Rechteverwaltung, Mehrsprachigkeit, Administration, DSGVO-konformem EU-Hosting und persönlichem Support. In den folgenden Kapiteln findest du für jedes Modul konkrete Anwendungsbeispiele – und vor allem, welchen Nutzen sie euren Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag bringen.
COMMUNICATION & KNOWLEDGE HUB | Alle erreichen, informieren und einbeziehen
Das Herzstück jedes Social Intranets: Im Basismodul Communication & Knowledge Hub laufen News, Firmenwissen, Termine und Austausch auf einer zentralen Plattform zusammen. KenCube informiert alle Beschäftigten – auch jene, die keinen Desktop-Arbeitsplatz oder keine eigene Firmen-Mailadresse haben. Es bietet stets den neuesten Stand der Informationen und ist jeden Morgen die erste Anlaufstelle für alle, um über die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen Bescheid zu wissen.
1. Überblick über wichtige Neuigkeiten und Prioritäten
Mit dem Blick auf den Newsfeed im Intranet sind alle Mitarbeitenden jeden Morgen sofort auf dem neuesten Stand. Aktuelle Nachrichten in Text-, Video- und Bildform sind im Handumdrehen geteilt und abrufbar. Das Dashboard zeigt übersichtlich, welche Neuigkeiten und Prioritäten es gibt.
Besonders praktisch: Die persönliche Begrüßung auf dem Dashboard zeigt jeder Person auf einen Blick, was gerade auf sie wartet – etwa offene Lesebestätigungen, Tickets in der eigenen Verantwortung oder noch nicht beantwortete Umfragen. So geht nichts unter und niemand muss sich mühsam durch verschiedene Systeme klicken.
Dank redaktioneller Freigabe behält das Redaktionsteam die Kontrolle darüber, was veröffentlicht wird. So bleiben die Inhalte verlässlich und die Qualität hoch.
Überall alle Neuigkeiten und wichtigen Informationen im Blick haben
Immer informiert dank Newsletter oder Digest-Mail
Du bist ein paar Tage nicht im Büro oder kannst aus anderen Gründen nicht ins Intranet schauen? Mit KenCube ist das kein Problem, denn du kannst dir digitale Newsletter und individualisierte Digest-Mails über die Geschehnisse direkt aus dem Intranet schicken lassen. Diese Funktion kann interne Newsletter und Mitarbeitermagazine ersetzen.
Dabei weist die Intranet-Variante entscheidende Vorteile auf: Das Intranet ist stets am aktuellsten Stand. Updates und Korrekturen können einfach durchgeführt werden. Darüber hinaus reduziert das Unternehmen dadurch nicht nur die Papierflut, sondern spart auch Kosten und Zeit. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden tagesaktuell informiert und motiviert.
Führungskräftekommunikation kultivieren – Ziele und Anerkennung mitteilen
Im Intranet können Videobotschaften der Geschäftsführung mit Zielen und Anerkennung für die Belegschaft oder ein Forum bereitgestellt werden, in dem die Mitarbeitenden Fragen stellen können. Das Intranet verbindet Gruppen und Personen innerhalb des Unternehmens und stellt Kontakt zur Führungsebene her. Das schafft Nähe und Vertrauen – auch über Standorte und Hierarchieebenen hinweg.
2. Eine zentrale vertrauenswürdige Quelle für Nachrichten
Woher beziehen Mitarbeitende ihre Informationen über den Betrieb? Anschlagbretter im Pausenraum oder der Klatsch an der Kaffeemaschine sind endgültig keine Option mehr, vor allem wenn Außendienst-Teams, Homeoffice oder mehrere Standorte im Spiel sind. Eine aktive offizielle Kommunikation kann erklären, was im Unternehmen passiert, Fragen beantworten und Missverständnisse klarstellen. Ein aktuelles, interessant gestaltetes Intranet ist die wichtigste und vertrauenswürdigste Quelle von Unternehmensnachrichten für alle Mitarbeitenden.
Filialen im Ausland oder Mitarbeitende, deren Mutter- oder Umgangssprache von der Unternehmenssprache abweicht, profitieren von der integrierten Übersetzungsfunktion. Rätselraten und gewagte, zeitintensive Eigenübersetzungen gehören damit der Vergangenheit an. Dank einer Schnittstelle zur vielfach ausgezeichneten, DSGVO-konformen und ISO-zertifizierten Übersetzungsplattform DeepL können alle Artikel in KenCube mit einem Klick übersetzt werden. Die KI-gestützten Übersetzungen sind von höchster Qualität.
Nachrichten aus einer vertrauenswürdigen Quelle - per Mausklick auch in die bevorzugte Sprache übersetzt
3. Mitarbeitende motivieren
Ziele, Erfolge & Benefits kommunizieren
Wie heißt es so schön? Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden. Ziele, Prioritäten und Zwischenresultate klar zu kommunizieren, hilft beim Erreichen der Ergebnisse.
Großer Beliebtheit erfreuen sich im Intranet auch die Auszeichnungen von besonderen Mitarbeitenden und deren Leistungen. Ein im Intranet publizierter Artikel ist ein Zeichen von Wertschätzung und kann auch die übrige Belegschaft inspirieren. So begleitet und motiviert das Intranet die Belegschaft bei der Realisierung bestimmter Vorhaben.
Tue Gutes und rede darüber! Das gilt auch für die interne Kommunikation und das Intranet. Gibt es Prämien für das Erreichen von Zielen oder die Anwerbung neuer Kolleg:innen? Das Intranet ist der ideale Ort, um Mitarbeitende an Benefits zu erinnern. Egal ob es sich um Boni, Angebote oder andere Aktionen handelt.
Der optimale Ort, um Ziele zu kommunizieren, Erfolge zu feiern und Anerkennung zu zollen
Beschäftigte einbeziehen
Reine Top-down-Kommunikation war gestern. Mit KenCube werden Mitarbeitende einbezogen und gehört. Kommentare, Reaktionen und Abstimmungen schaffen Dialog direkt am Inhalt: Beschäftigte können Beiträge kommentieren, mit einer Reaktion versehen, Fragen stellen, an Abstimmungen teilnehmen und Ideen einbringen. Je nach Berechtigungseinstellungen können sie in bestimmten Bereichen auch selbst Artikel posten, zum Beispiel am digitalen „Schwarzen Brett“.
Das Einbeziehen und die Wertschätzung der Belegschaft steigern Produktivität und Loyalität. Gleichzeitig erfährt die Unternehmensleitung frühzeitig, was die Mitarbeitenden bewegt.
Das Lesen bestätigen, Umfragen ausfüllen, liken und kommentieren –
das sind nur einige der Möglichkeiten im Intranet, um die Mitarbeiter einzubeziehen
Das digitale „Schwarze Brett“
Euer Intranet kann auch zum Paradies für Schnäppchenjäger:innen werden. Mit wenigen Klicks ist eine virtuelle Pinnwand eingerichtet, auf der alle Beschäftigten Gegenstände verkaufen, verschenken oder finden, eine Wohnung suchen oder Mitglieder für die Laufgruppe gewinnen können. Das stärkt den Zusammenhalt und macht das Intranet zu einem Ort, den Mitarbeitende gerne besuchen.
4. Schnell und sicher austauschen im Chat
Eine kurze Rückfrage an die Kollegin im Lager, eine Abstimmung im Projektteam oder eine Info an die ganze Schicht? Mit den DSGVO-konformen Einzel- und Gruppenchats in KenCube geht das ohne Umweg über private Messenger-Dienste. Der Austausch bleibt dort, wo er hingehört: in eurer geschützten Unternehmensplattform.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das schnelle Antworten, weniger E-Mail-Pingpong und einen Kommunikationskanal, der am Desktop und in der App gleichermaßen funktioniert. Für das Unternehmen bedeutet es: keine Schatten-IT und keine Firmeninformationen in privaten Chatgruppen.
5. Jeder überall informiert mit der App
Jede:r User:in kann KenCube automatisch auch in der App auf Smartphone oder Tablet nutzen. So erreichen News, Wissen, Dokumente und Self-Service die gesamte Belegschaft – auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz oder eigene Firmen-Mailadresse, etwa in Produktion, Pflege, Handel, Logistik oder im Außendienst. Alle aktivierten Module stehen im Browser und in der App zur Verfügung.
KenCube ist BYOD-tauglich (BYOD: Bring Your Own Device). Das heißt, wenn das Unternehmen es zulässt, können dazu auch private Smartphones oder Tablets genutzt werden. Dabei kann auch die biometrische Authentifizierung zur Überprüfung der User eingesetzt werden. Damit ist der Zugang zur KenCube-App nur für tatsächlich berechtigte Personen garantiert.
Immer alle aktuellen Informationen parat
6. Krisenkommunikation leicht gemacht
Im Krisenfall ist gute Information entscheidend. Mit dem optionalen Add-on Krisen- und Notfallkommunikation lässt sich die Belegschaft über das Intranet rasch warnen und schützen. Denn die Kommunikation erfolgt in Echtzeit und wahlweise als Push-Nachricht aufs Mobiltelefon, als „Breaking News“ oder optional mit Lesebestätigung. Alle wissen rechtzeitig Bescheid, bei Bedarf sogar noch vor Arbeitsbeginn.
Zuverlässig informiert dank Lesebestätigung, Push-Nachricht und Pop-up
Mit KenCube gehören Beschwerden von Beschäftigten wie „Das hab’ ich nicht gewusst!“ oder „Das hat mir niemand gesagt!“ der Vergangenheit an. Wichtige Informationen lassen sich gezielt hervorheben: per Push-Nachricht aufs Smartphone, als Pop-up beim Öffnen des Intranets, per E-Mail oder mit optionaler Lesebestätigung. So ist die gesamte Belegschaft zuverlässig informiert.
Die Verantwortlichen sehen jederzeit, wer eine Nachricht bereits bestätigt hat – und können gezielt nachhaken, statt alle erneut anzuschreiben. Das schafft Verbindlichkeit und spart Zeit.
7. Regelmäßige Erinnerungen dank Info-Screens
Es gibt ein neues Produkt, ein Sommerfest oder eine Belohnung für die Anwerbung neuer Kolleg:innen? Noch wirksamer sind diese Informationen, wenn Mitarbeitende regelmäßig daran erinnert werden. Mit dem optionalen Add-on Info-Screens lassen sich wichtige Informationen für Belegschaft, Patient:innen oder Gäste leicht im Intranet erstellen und auf Bildschirmen im Loop zeigen. Das ist nicht nur informativ, sondern oft auch unterhaltsam.
Während wartende Kund:innen auf den Monitoren im Eingangsbereich Produkthighlights sehen, informieren sich Mitarbeitende via Info-Screen in der Produktionshalle über aktuelle Benefits. Dank mehrerer Kanäle können mit wenigen Klicks verschiedene Bildschirme mit unterschiedlichen Inhalten bespielt werden – ohne zusätzliche Software und ohne doppelte Pflege der Inhalte.
Verschiedene Info-Screens an unterschiedlichen Orten informieren, erinnern, begeistern oder unterhalten
8. Zugriff auf Wissen & Know-how
Keine Lust, alle für die Arbeit relevanten Informationen immer und immer wieder zu suchen? Macht euer Intranet zur ersten Anlaufstelle bei Fragen und zum zentralen Wissensarchiv! Von der Produktinformation über die relevante Studie bis zu internen Prozessen und Richtlinien – im Intranet werden Mitarbeitende mit dem gesamten relevanten Wissen und Know-how für ihre Tätigkeit ausgestattet. So geht auch Expertise beim Ausstieg von Schlüsselkräften nie wieder verloren.
Relevantes Know-how und wichtige Formulare sind zentral zugänglich
Firmenwissen, Richtlinien und Fachinformationen werden übersichtlich in sogenannten Workspaces organisiert. Diese können abteilungsübergreifend von allen genutzt werden oder bei Bedarf nur für einzelne Abteilungen, Teams oder Personen zugänglich sein. Tags und ein Glossar sorgen dafür, dass Inhalte nicht nur abgelegt, sondern auch im richtigen Zusammenhang verstanden werden – ein Glossar mit firmeninternen Begriffen und Abkürzungen ist vor allem für neue Kolleg:innen Gold wert.
Mit der leistungsstarken Powersuche finden User in KenCube einfach und schnell, was sie suchen. Die Suche funktioniert dank Volltextindizierung auch für beigefügte Dateien. Optionale Filter erlauben Suchkriterien nach Thema, Zeit, Autor:in und Tags.
FAQs: Nützliche Antworten auf häufige Fragen
Sich bei jeder Frage aufs Neue durchfragen und endlos E-Mails hin- und herschicken? Auf KenCube lassen sich einfach eigene FAQ-Seiten einrichten. Dort können sich ständig wiederholende Fragen zu bestimmten Themen ein für alle Mal beantwortet werden. So kennen sich alle sofort aus – und Fachabteilungen wie HR oder IT werden spürbar entlastet.
9. Veranstaltungen erfolgreich organisieren
Veranstaltungen, Messen, Seminare, Weiterbildungen und andere Termine können im Voraus angekündigt und gleich in den eigenen Kalender übernommen werden. Durch die rechtzeitige Bekanntgabe und gute Sichtbarkeit von Veranstaltungen wird die Teilnahme erhöht und ihr Erfolg gesteigert. Der Blick in den Kalender gibt allen Mitarbeitenden einen Überblick über anstehende Termine. Denn E-Mails und deren Updates können übersehen werden und die Aushängetafel im Pausenraum ist nicht für alle zugänglich.
Es können auch mehrere Kalender zu verschiedenen Themen (z. B. für Schulungen, Meetings, Projekte u. v. m.) erstellt werden. Dank des ausgefeilten Berechtigungssystems in KenCube können sich Kalender bzw. Veranstaltungen an alle oder zielgerichtet an bestimmte Abteilungen, Personen oder Personengruppen richten.
Anmeldung und Buchung per Mausklick - optional mit begrenzter Teilnehmerzahl oder gestaffelt
Du organisierst einen Erste-Hilfe-Kurs mit begrenzter Teilnehmerzahl? Auf Wunsch können sich die Kolleg:innen im Intranet direkt im Kalendereintrag zu Veranstaltungen anmelden, optional auch mit begrenzter Teilnehmerzahl. So behalten die Verantwortlichen die Beteiligung im Blick. Zudem ist es bei Änderungen wesentlich leichter, den Überblick zu behalten als in langen E-Mail-Verläufen.
Die Betriebsärztin ist demnächst im Büro und bietet in einem bestimmten Zeitraum eine Reihe von 15-minütigen Slots für Konsultationen an? Über das integrierte Buchungssystem erstellt das Redaktionsteam mit wenigen Klicks Termine mit gestaffelten Buchungsmöglichkeiten. Mitarbeitende wählen ihren Wunschtermin selbst – ganz ohne Telefon- oder E-Mail-Koordination.
Eine rechtzeitige Anmeldemöglichkeit per Mausklick zu Terminen erhöht ihren Erfolg
10. Feedback dank Statistiken
Auf Knopfdruck sind automatisch Statistiken abrufbar, die einen interessanten Einblick in das Nutzungsverhalten und Interesse der Beschäftigten geben. Das Redaktionsteam des Intranets kann dadurch bei Bedarf leicht Inhalte anpassen und das Intranet laufend verbessern.
SHARE OFFICE DOCUMENTS | Dokumente zentral nutzen und schnell wiederfinden
Wer kennt es nicht: Die gesuchte Datei liegt irgendwo auf einem Netzlaufwerk, im E-Mail-Postfach einer Kollegin oder in drei unterschiedlichen Versionen auf dem Desktop. Mit dem Basismodul Share Office Documents stellt ihr Office- und PDF-Dateien zentral bereit – direkt lesbar im Browser und in der App, immer in der aktuellen Fassung und in Sekunden auffindbar.
11. Dokumente direkt lesen – ohne Download und ohne Office-Lizenz
Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dateien lassen sich in KenCube direkt im Browser und in der App öffnen. Ein vorheriger Download, ein installiertes Office-Programm oder eine teure Office-Lizenz sind dafür nicht nötig. Das ist vor allem für Mitarbeitende in Produktion, Lager, Pflege oder Außendienst ein großer Gewinn: Sie greifen am Smartphone oder Tablet auf dieselben Unterlagen zu wie die Kolleg:innen im Büro.
Automatisch erzeugte Vorschaubilder und optionale Kurzbeschreibungen erleichtern die Orientierung. So erkennt man auf einen Blick, ob es sich um das richtige Dokument handelt.
12. Inhalte in Sekunden wiederfinden
Statt Ordner für Ordner zu durchsuchen, genügt ein Suchbegriff: KenCube indexiert Titel, Inhalte, Metadaten und Anhänge vollständig. Dank OCR-Texterkennung werden sogar eingescannte PDFs durchsuchbar – etwa ältere Verträge, Prüfberichte oder Lieferscheine.
Die Powersuche kombiniert Stichwörter mit Filtern, Tags und Synonymen und toleriert sogar Tippfehler. Wer bestimmte Suchkombinationen häufig braucht, speichert sie einfach als Such-Set. Das spart jeden Tag wertvolle Minuten – und Nerven.
13. Immer die richtige Version – sicher und nachvollziehbar
Dank Versionierung arbeiten alle automatisch mit der aktuellen Fassung, frühere Versionen bleiben dennoch nachvollziehbar erhalten. Berechtigungen legen fest, wer welches Dokument sehen darf. Bei wichtigen Unterlagen wie Richtlinien oder Arbeitsanweisungen sorgt die Lesebestätigung dafür, dass ihr wisst, wer das Dokument bereits gelesen hat.
Wer Dokumente zusätzlich in regelmäßigen Abständen überprüfen lassen möchte, kombiniert das Modul mit Compliance & Qualitätsmanagement: Dann erinnern Wiedervorlagen und Reviews die Verantwortlichen automatisch an fällige Prüfungen.
14. Dienstpläne kommunizieren
Ob Dienstplan im Krankenhaus oder Schichtplan im Produktionsbetrieb – die aktuelle Version ist jederzeit im Intranet abrufbar. Liegt der Plan als Excel-Datei vor, wird er direkt im Browser oder in der App angezeigt, ganz ohne Office-Software am Smartphone. So haben auch Mitarbeitende ohne Desktop-Arbeitsplatz jederzeit Zugriff auf die aktuellen Pläne. Wird ein Plan geändert, sehen alle sofort die neue Fassung – das Rätselraten, welche Version gerade gilt, entfällt.
15. Bestehende SharePoint-Inhalte einbinden
Euer Unternehmen arbeitet bereits mit SharePoint Online? Dann müsst ihr nicht bei null anfangen. Bestehende Dokumentbibliotheken und Seiten aus SharePoint Online lassen sich in KenCube Workspaces übernehmen und automatisch aktuell halten. So werden vorhandene Inhalte im Intranet zugänglich und erscheinen im passenden Informationskontext, ohne dass ihr die bestehende Ablagestruktur neu aufbauen müsst.
ORGANIZATION MAP | Kolleg:innen, Expert:innen und Standorte finden
Die Mitarbeitenden eines Betriebs sind oft seine wichtigste Ressource. Das Basismodul Organization Map macht sichtbar, wie euer Unternehmen aufgebaut ist und wer wofür zuständig ist. Mitarbeitende finden Ansprechpersonen und Kompetenzen per Mausklick, verstehen die Organisationsstruktur und orientieren sich über Standorte und Raumpläne. Das erleichtert die Zusammenarbeit – und hilft neuen Kolleg:innen vom ersten Tag an.
16. Kolleg:innen und Expert:innen innerhalb des Unternehmens finden
Für ein Projekt suchst du im Unternehmen jemanden, der grundlegendes Wissen in Notfallmedizin oder theoretischer Physik hat? Die leistungsstarke Suchfunktion liefert im Handumdrehen Ergebnisse, welche Personen im Unternehmen über das notwendige Wissen verfügen. Personenkarten bündeln Foto, Rolle, Abteilung, Kompetenzen und berufliche Kontaktdaten, das Mitarbeiter- und Telefonverzeichnis ist immer aktuell.
Du kannst mit den relevanten Personen unverzüglich Kontakt aufnehmen, was eine erfolgreiche Zusammenarbeit und die effiziente Nutzung der Ressourcen gewährleistet. Verborgenes Know-how im eigenen Haus wird so sichtbar und nutzbar.
Kolleg:innen und ihre Kompetenzen kennenlernen
Die digitale Visitenkarte immer dabei
Auf der Messe, beim Kundentermin oder beim Netzwerken: Mitarbeitende teilen ihre eigene Personenkarte unterwegs ganz einfach als digitale Visitenkarte per QR-Code oder vCard. Das Gegenüber scannt den Code und hat alle beruflichen Kontaktdaten sofort im Smartphone. Vergessene oder veraltete Papier-Visitenkarten gehören damit der Vergangenheit an – und die Kontaktdaten sind immer aktuell, weil sie direkt aus KenCube kommen.
17. Mehr Einblick dank interaktiver Organigramme
Das interaktive Organigramm zeigt Unternehmen, Bereiche, Abteilungen und Teams mit ihren Leitungen und Mitgliedern – mit einem Klick abrufbar. Nicht nur neuen Mitarbeitenden ermöglicht dies einen interessanten Einblick in die Organisation und gegebenenfalls in andere Standorte.
Auch die Administration profitiert: Wird eine Personenkarte mit dem Benutzerkonto verknüpft, bilden Organisationseinheiten automatisch Gruppen und steuern die passenden Berechtigungen. So bleiben Gruppen und Rechte im Einklang mit der tatsächlichen Organisationsstruktur, ohne dass sie mühsam von Hand gepflegt werden müssen.
18. Schnelles Zurechtfinden dank Büro- und Raumplänen
Spät dran für ein Meeting mit einem Kollegen an einem anderen Standort? Ein kurzer Blick ins Intranet – vielleicht sogar in der App am Weg dorthin – verrät dir rasch, wo du genau erwartet wirst. Interaktive Pläne führen vom Standort über Gebäude und Stockwerke bis zum Raum, ein Klick zeigt Personen, Beschreibungen oder weiterführende Pläne. Du verlierst keine Zeit mehr beim Suchen und kommst sowohl pünktlich als auch stressfrei an.
Im Ernstfall zählt jede Sekunde: Tags wie „Ersthelfer“ oder „Brandschutzhelfer“ machen sofort sichtbar, wer in der Nähe helfen kann.
Raumpläne helfen, Kolleg:innen an anderen Standorten leicht zu finden
SELF-SERVICE MIT TICKETSYSTEM | Anliegen und Bestellungen selbst erledigen
Urlaubsantrag, Schadensmeldung, neue Arbeitsschuhe oder der aktuelle Lohnzettel: Viele Anliegen im Arbeitsalltag folgen immer demselben Muster – und kosten trotzdem Zeit, wenn sie per E-Mail, Zettel oder Telefon abgewickelt werden. Mit dem Zusatzmodul Self-Service mit Ticketsystem erledigen Mitarbeitende solche Anliegen selbst. Anträge, Meldungen und Fragen starten über passende Formulare und laufen automatisch als Ticket an die zuständige Stelle weiter. Jede Person sieht dabei nur die Services, die für sie freigegeben sind. Nie wieder eine Aufgabe oder gute Idee übersehen!
19. Griffbereite Formulare – Anliegen in wenigen Klicks erledigt
KenCube garantiert das einfache und schnelle Finden aller Formulare wie Schadensmeldungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträge. Alle Formulare liegen in der neuesten Fassung zentral und übersichtlich an einem Ort und können jederzeit ausgefüllt und eingereicht werden – am PC ebenso wie in der App.
Der entscheidende Vorteil: Ein ausgefülltes Formular verschwindet nicht in einem Postfach, sondern erzeugt automatisch ein Ticket und verständigt das zuständige Team. Für häufige Fälle wie Schadens- oder Krankmeldungen lassen sich eigene Buttons direkt auf dem Dashboard einblenden. Die zusätzliche Option, Anleitungen hinzuzufügen, erleichtert die Administration.
Überall Zugriff auf Formulare wie Urlaubsanträge, Schadens- und Krankmeldungen
Anliegen als Ticket verfolgen und reibungslos abwickeln
Mit dem einfachen wie praktischen Ticketsystem in KenCube werden Anliegen erfasst, priorisiert, verfolgt und erledigt. Jedes Ticket hat einen klaren Status und eine eindeutige Zuständigkeit. Rückfragen und Antworten bleiben direkt am Vorgang – lange E-Mail-Verläufe und verlorene Informationen gehören der Vergangenheit an.
Mitarbeitende erfassen ihre Anliegen über den Browser, die App oder ein Quick-Ticket. Einen eigenen Zugang zum Ticketsystem brauchen sie dafür nicht: Den aktuellen Stand sehen sie jederzeit unter „Meine Tickets“. Die bearbeitenden Teams behalten im Ticket-Dashboard als Board oder Tabelle stets den Überblick über offene Anliegen und Zuständigkeiten. Eigene Ticketkanäle für IT, Haustechnik, HR oder Einkauf sorgen dafür, dass jedes Anliegen direkt bei der richtigen Stelle landet.
Ideen einreichen und Aufgaben erfolgreich umsetzen mit dem transparenten internen Ticketsystem
Wertvolle Ideen erhalten – Verbesserungen ankurbeln
Jemand hat eine gute Idee für eine Prozessoptimierung oder eine neue Dienstleistung? Im Intranet kann jede:r aus der Organisation Ideen und Verbesserungsvorschläge über ein eigenes Formular einreichen. Jede Idee wird automatisch zum Ticket und landet bei den Verantwortlichen. Werden Ideen für gut befunden, können sie zügig umgesetzt werden. Das Einbinden der Mitarbeitenden aller Standorte und Abteilungen schafft Wertschätzung und Motivation. Gute Ideen gehen nicht mehr verloren.
Besonders wertvolle Ideen können auch ausgezeichnet und Mitarbeitende für ihre Einreichung honoriert werden. Das motiviert Beschäftigte wiederum, sich weitere Verbesserungsmöglichkeiten auszudenken und einzureichen.
20. Im internen Shop Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen
Dank KenCube weiß jede:r Beschäftigte, welche Broschüren zur Verfügung stehen und wo bei Bedarf Arbeitskleidung bestellt werden kann. Im internen Shop bestellen Mitarbeitende Berufskleidung, Büromaterial oder Werbemittel so einfach wie in einem Web-Shop – aus übersichtlichen Katalogen mit Größen und Varianten.
Budgets, Kontingente und Freigaben steuern die Bestellmöglichkeiten individuell und sorgen für einen verantwortungsvollen Verbrauch. Für die Verantwortlichen entfallen Bestellzettel, Rückfragen und Sammel-E-Mails.
21. Beliebter Menüpunkt: der Speiseplan
Spätestens wenn der Magen knurrt, sind alle Beschäftigten im Intranet. Denn egal ob Speiseplan der Kantine oder Bestellung bei der Imbissbude am Eck – Essen ist ein beliebter Inhalt jedes Intranets.
Natürlich kann auch einfach nur der Speiseplan hochgeladen werden. Aber KenCube kann mehr als das: Alle Beschäftigten können Essen von verschiedenen Gaststätten oder der Kantine per Mausklick bestellen. Jene Person, die für die Abwicklung der Essensbestellungen verantwortlich ist, kann mit nur einem Klick alle Bestellungen herunterladen und an Lieferanten weiterleiten. Hunderte Einzelbestellungen auf Zetteln, per E-Mail oder Anruf gehören damit der Vergangenheit an.
Das spart Zeit und gleichzeitig steht den Beschäftigten ein abwechslungsreiches, reichhaltiges Essensangebot zur Verfügung. Betriebsinterne Kantinen können in das System eingebunden werden. Die Bestellungen im Voraus erleichtern dabei die optimale Kalkulation der Abnahme- bzw. Einkaufsmengen.
Integrierte Bestellsysteme für Essen und Beschaffung
22. Lohnzettel und andere sensible Dokumente sicher zustellen mit der eBox
Lohnzettel, Bescheinigungen oder Verträge ausdrucken, kuvertieren und verteilen? Das kostet Zeit, Papier und Porto. Mit der eBox landen persönliche Dokumente direkt im digitalen Postfach der jeweiligen Person im digitalen Arbeitsplatz von KenCube. Die Zuordnung erfolgt automatisch über die Personalnummer oder einen anderen Matchcode.
Der Datenschutz ist dabei konsequent gewährleistet: Nur die empfangende Person kann das Dokument öffnen – selbst die Administration sieht es dort nicht. Mitarbeitende haben ihre Unterlagen jederzeit griffbereit, am PC ebenso wie am Smartphone, auch wenn sie keine Firmen-Mailadresse haben.
COMPLIANCE & QUALITÄTSMANAGEMENT | Pflichten und Qualität verbindlich steuern
Richtlinien, Prüfpflichten, Nachweise: Compliance und Qualitätsmanagement sind oft mit viel Papier, Excel-Listen und Erinnerungs-E-Mails verbunden. Das Zusatzmodul Compliance & Qualitätsmanagement macht Pflichten und Qualität zum selbstverständlichen Teil der täglichen Arbeit. Vereinbarungen werden gezielt zugestellt und bestätigt, Reviews erinnern an fällige Inhaltsprüfungen, wiederkehrende Nachweise laufen über Protokolle. Umfragen und das vertrauliche Hinweisgebersystem erfassen Feedback und Hinweise nachvollziehbar.
23. Mitarbeiterhandbuch und QM-Handbuch immer aktuell und parat
So geht das Qualitätsmanagement leicht von der Hand: Durch das Intranet trägt jede:r stets das Qualitätsmanagementhandbuch (QM-Handbuch oder QMH) oder das Unternehmenshandbuch in der neuesten Fassung bei sich. Es ist die erste Anlaufstelle für unternehmensinterne Fragen und transportiert gleichzeitig die Unternehmenskultur und -werte.
Damit das Handbuch auch aktuell bleibt, ergänzt das Modul Reviews mit frei definierbaren Prüfrhythmen. KenCube erinnert die Verantwortlichen automatisch an fällige Kontrollen und eskaliert überfällige Prüfungen. Dokumente und Beiträge bleiben dabei versioniert und kontrolliert freigegeben. Das erleichtert auch die Vorbereitung auf Audits und Zertifizierungen erheblich.
24. Sicherheitsvorschriften und Richtlinien verbindlich zustellen
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben rund um die Uhr Zugriff auf aktuelle Sicherheitsvorschriften – falls vom Unternehmen erlaubt, auch über die App am eigenen Smartphone. Ob Sicherheitsvorschrift, Datenschutzrichtlinie oder IT-Nutzungsrichtlinie: Mit Vereinbarungen werden Richtlinien gezielt an die betroffenen Personen zugestellt.
Je nach Bedarf holt KenCube dabei eine optionale oder eine verpflichtende Zustimmung ein. So habt ihr jederzeit den Nachweis, wer welche Regelung erhalten und bestätigt hat – ohne Unterschriftenlisten und ohne Papierablage.
25. Wiederkehrende Prüfungen lückenlos dokumentieren
Ob tägliche Temperaturkontrolle in der Küche, regelmäßige Prüfung der Feuerlöscher oder die Sicherheitsbegehung in der Produktion: Mit Protokollen in KenCube werden wiederkehrende Tätigkeiten und Prüfungen in einem festgelegten Turnus dokumentiert – mit Formularen, Fotos und Unterschrift, direkt vor Ort in der App. Auf Wunsch prüft eine zweite Person die Abgabe.
Das Protokoll-Dashboard zeigt, was erledigt, was offen und was fällig ist. Alle Protokolle werden archiviert und lassen sich als PDF ausgeben – ideal für Audits, Behörden oder Kund:innen. Zettelwirtschaft und verlorene Prüflisten gehören damit der Vergangenheit an.
26. Mit Umfragen wertvolle Einblicke gewinnen
Mit dem Umfrage-Feature von KenCube erhalten Führungskräfte die Möglichkeit, wertvolles Feedback zu Zufriedenheit, Engagement und Ideen der Mitarbeitenden zu bekommen. Den Möglichkeiten für Befragungen sind dabei (fast) keine Grenzen gesetzt: Offene oder geschlossene Fragen sind ebenso möglich wie Single- oder Multiple-Choice-Antworten, wahlweise anonyme oder personalisierte Teilnahme und viele weitere Einstellungen.
Die Erstellung der Umfragen ist einfach und intuitiv. Im Handumdrehen ist eine Umfrage für alle oder einzelne Personengruppen online. Die Ergebnisse lassen sich direkt in KenCube mit Filtern, Gruppen und Charts auswerten und geben hilfreiche Einblicke in eure Organisation. Sie können bei Bedarf auch dabei helfen, die Inhalte eures Intranets zu verbessern.
Durch Umfragen können Prozesse optimiert, die Mitarbeitermotivation gesteigert und die Fluktuation im Unternehmen gesenkt werden.
Umfrageergebnisse geben nützliches Feedback
27. Hinweisgebersystem (Whistleblower-Tool)
Die EU-Whistleblower-Richtlinie und die nationalen Hinweisgeberschutzgesetze verpflichten Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden, eine interne Meldestelle zur Verfügung zu stellen. Damit haben Mitarbeitende die Möglichkeit, rechtswidrige Handlungen oder Rechtsmissbrauch wie zum Beispiel Korruption, Betrug, Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit unter dem Schutz der Vertraulichkeit zu melden.
Dank KenCube braucht ihr dafür kein eigenes Whistleblower-Tool zu kaufen und zu installieren. Das Hinweisgebersystem nimmt Meldungen vertraulich und auf Wunsch anonym entgegen. Über den vertraulichen Rückkanal bleiben Rückfragen in beide Richtungen möglich – auch bei anonymen Hinweisen. Die Funktion steht im Intranet und in der Mitarbeiter-App zur Verfügung.
ONBOARDING & E-LEARNING | Einarbeitung und Weiterbildung steuern
Ein guter Start entscheidet oft darüber, ob neue Mitarbeitende langfristig bleiben. Und regelmäßige Weiterbildung hält Wissen aktuell und erfüllt gesetzliche Schulungspflichten. Mit dem Zusatzmodul Onboarding & E-Learning bildet ihr beides direkt in KenCube ab – vom ersten Arbeitstag bis zum prüfsicheren Schulungsnachweis. Eine separate Lernplattform ist dafür nicht nötig.
28. Onboarding ab dem ersten Tag
Alle Videos, Unterlagen, Anleitungen, Kontaktlisten und wichtigen Formulare zur optimalen Einschulung sind zentral an einem Ort verfügbar. Ob Produktschulung, Krankenstandsformular oder Reisekostenabrechnung – alles kann von den New Hires systematisch durchgearbeitet werden.
Neue Mitarbeitende erhalten beim Eintritt in ihre Gruppe automatisch den passenden Lernpfad. Eine festgelegte Reihenfolge und Voraussetzungen führen sie Schritt für Schritt durch die Einarbeitung. Für die bestehende Belegschaft bedeutet dies eine enorme Entlastung und Zeitersparnis, denn dieselben Fragen müssen nicht immer wieder beantwortet werden. Die Aktualisierung der Unterlagen ist im Handumdrehen erledigt.
Ein gut strukturierter Onboarding-Bereich entlastet die bestehende Belegschaft
29. Weiterbildung und Pflichtschulungen prüfsicher nachweisen
Als sehr praktisch erweist sich auch ein Schulungs- bzw. Weiterbildungsbereich im Intranet. Hier stehen Schulungsunterlagen und Videos digital für die Mitarbeitenden zur Verfügung. Dabei können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Verkaufsseminaren oder Compliance-Kursen genauso weiterbilden wie in betriebsinternen Produktschulungen.
Dynamische Gruppen weisen Kurse gezielt zu – etwa die jährliche Sicherheitsunterweisung, die Hygieneschulung oder die Datenschutzschulung. Fristen, Erinnerungen, Quizfragen und Mindestpunktzahlen steuern den Abschluss, wiederkehrende Kurse werden automatisch erneut fällig. Zertifikate mit Verifikationslink dokumentieren den Nachweis. Für das Reporting reicht ein Mausklick – ideal, wenn bei einem Audit der Schulungsnachweis gefragt ist.
Schulungen können Mitarbeitern einfach zur Verfügung gestellt werden
PROJEKTMANAGEMENT | Projekte strukturiert planen und verfolgen
Projekte scheitern selten an fehlenden Ideen, sondern häufig an unklaren Zuständigkeiten, verstreuten Unterlagen und übersehenen Terminen. Mit dem Zusatzmodul Projektmanagement bündelt ihr Arbeitsschritte, Termine, Abhängigkeiten, Verantwortliche, Fortschritt und Unterlagen an einem Ort – direkt in KenCube, ohne zusätzliches Tool und mit denselben Usern und Rechten.
30. Aufgaben im Blick behalten, priorisieren und reibungslos abwickeln
Vorgänge und Teilvorgänge bündeln Verantwortung, Status, Checklisten, Kommentare und Verlauf. So weiß jede:r im Team, wer woran arbeitet und was als Nächstes zu tun ist. To-do-Listen werden systematisch abgearbeitet, Aufgaben verteilt und Arbeitsanweisungen nachvollziehbar dokumentiert.
Jedes Team arbeitet in der Ansicht, die am besten passt: Liste, Kanban-Board, Zeitplan oder Kalender. Das Dashboard zeigt auf einen Blick, was offen, in Arbeit, überfällig oder als Nächstes fällig ist. Filter für Status, wartende und eigene Vorgänge helfen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Termine und Abhängigkeiten im Zeitplan planen
Start und Ende bestimmen die Dauer eines Vorgangs in den Arbeitstagen des Projekts. Abhängigkeiten verschieben Nachfolger bei Verzögerungen automatisch nach hinten und dokumentieren jede Änderung im Verlauf. Das spart mühsames Umplanen von Hand und macht Auswirkungen von Verzögerungen sofort sichtbar.
Der Zeitplan zeigt im Gantt-Diagramm Phasen, Vorgänge, Teilvorgänge und Meilensteine übersichtlich auf einer Zeitachse. So erkennen Projektleitung und Team frühzeitig Engpässe und kritische Stichtage.
Projektstruktur, Rollen und Unterlagen verbinden
Portfolios und Programme bündeln mehrere Projekte, Phasen gliedern die Arbeit, Meilensteine markieren wichtige Stichtage. Projektteam und Projektleitung erhalten automatisch die passenden Rechte.
Externe Partner:innen lassen sich als Akteure zuordnen, auch ohne eigenen Systemzugang. Dateien und verknüpfte Intranet-Inhalte bleiben direkt am Projekt verfügbar – die Suche nach dem aktuellen Projektordner entfällt.
AI COMPANION | Frag KenCube!
Wo finde ich die Reisekostenregelung? Was muss ich heute noch erledigen? Statt Inhalte mühsam zusammenzusuchen, stellen Mitarbeitende dem AI Companion einfach eine Frage. Aus News, Wissen, Dokumenten und Prozessen entsteht so vernetztes Firmenwissen, das jederzeit abrufbar ist. Der AI Companion ist ein optionales Modul und arbeitet über alle aktivierten Module hinweg. Die KenCube Suite ist aber auch ohne KI-Funktionen uneingeschränkt nutzbar.
Antworten statt Suchen: der AI-Chat mit eurem Firmenwissen
Der AI-Chat beantwortet Fragen auf Basis der freigegebenen Inhalte eurer Organisation – mit Quellenangabe und direkter Verlinkung, im Browser ebenso wie in der App. Fragt etwa jemand nach der Reisekostenregelung, liefert der AI Companion die aktuelle Richtlinie und die zuständigen Ansprechpersonen gleich mit. Bei Bedarf lässt sich der Chat auch um Informationen aus dem Web erweitern.
Der Nutzen: weniger Suchzeit, weniger Rückfragen an Kolleg:innen und Fachabteilungen sowie eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Dank der Quellenangaben ist jede Antwort nachvollziehbar und überprüfbar. Auch das Redaktionsteam profitiert: Die redaktionelle KI-Unterstützung hilft dabei, Beiträge schneller zu erstellen.
Aufgaben per Zuruf erledigen
Der AI Companion beantwortet nicht nur Fragen, er packt auch mit an. Auf die Frage „Was muss ich heute noch erledigen?“ listet er zum Beispiel eine offene Sicherheitsunterweisung, eine ausstehende Urlaubsfreigabe und eine Lesebestätigung auf – zusammengeführt aus den verschiedenen Modulen.
Über die MCP-Schnittstelle führt der AI Companion auf Anweisung auch Aufgaben in den aktivierten Modulen aus. Ein Beispiel: „Lege ein Ticket für die IT an.“ Dafür muss zusätzlich das Modul Self-Service mit Ticketsystem aktiviert sein. Die zuständige Person prüft den Entwurf mit denselben Rechten wie bei manueller Arbeit – die Kontrolle bleibt also immer beim Menschen.
KI, die Unternehmensregeln respektiert – EU-souverän und kontrollierbar
Bei KI im Unternehmen stellen sich zu Recht Fragen nach Datenschutz und Kontrolle. KenCube beantwortet sie klar: Die KI arbeitet „permission-aware“, sie verarbeitet also ausschließlich Inhalte, die die jeweilige Person ohnehin einsehen darf. Wer die KI-Werkzeuge nutzen kann, lässt sich User-spezifisch steuern. Der AI Companion kann auch vollständig deaktiviert bleiben. Freigaben erfolgen kontrolliert und werden protokolliert.
Mit der KenCube-eigenen KI laufen Open-Source-Modelle auf dedizierter KenCube-Hardware in der EU. Die Inhalte verlassen den Einflussbereich von KenCube nicht, kein fremder KI-Dienst ist beteiligt und es wird kein fremder API-Key benötigt – voll EU-souverän. Wer lieber einen bestimmten Anbieter nutzen möchte, kann alternativ Mistral, Anthropic oder OpenAI über den eigenen API-Key anbinden.
HÄUFIGE FRAGEN | Social Intranet und Mitarbeiter-App
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Ein digitaler Arbeitsplatz (Digital Workplace) ist eine zentrale Plattform, die alles bündelt, was Mitarbeitende für ihre tägliche Arbeit brauchen: Kommunikation, Firmenwissen, Dokumente, Anliegen, Pflichten, Weiterbildung und Projekte. Statt zwischen vielen Systemen, E-Mails und Ablagen zu wechseln, liegen alle Informationen und Services an einem Ort – im Browser am Arbeitsplatz ebenso wie mobil in der App.
So erreicht der digitale Arbeitsplatz auch Mitarbeitende ohne PC oder Firmen-Mailadresse. Die KenCube Suite ist ein modularer, DSGVO-konformer Digital Workplace mit optionalem AI Companion, der Fragen beantwortet und Aufgaben erledigen kann.
Welche Module umfasst die KenCube Suite?
Die drei Basismodule Communication & Knowledge Hub, Share Office Documents und Organization Map bilden den Einstieg. Dazu kommen die Zusatzmodule Self-Service mit Ticketsystem, Compliance & Qualitätsmanagement, Onboarding & E-Learning und Projektmanagement sowie der optionale AI Companion. Info-Screens und Krisen- und Notfallkommunikation sind als Add-ons verfügbar.
Können auch Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz oder Firmen-E-Mail-Adresse KenCube nutzen?
Ja. KenCube wird im Browser und in der KenCube-App genutzt. Damit erreichen News, Wissen, Dokumente und Self-Service auch Beschäftigte in Produktion, Pflege, Handel oder Außendienst. Wenn das Unternehmen es zulässt, funktioniert die App auch auf privaten Smartphones (BYOD).
Ist KenCube DSGVO-konform?
Ja. KenCube wird DSGVO-konform in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU gehostet und ist mit dem Cyber Trust Austria/Europe Label in Silber ausgezeichnet. KenCube ist ein österreichisches, eigentümergeführtes Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in der Softwareentwicklung.
Muss man die KI-Funktionen nutzen?
Nein. Der AI Companion ist optional, lässt sich userspezifisch aktivieren und auch vollständig deaktivieren. Die KenCube Suite ist ohne KI-Funktionen uneingeschränkt nutzbar.
Kann man klein starten und später erweitern?
Ja. Nicht jede Organisation braucht sofort alles. KenCube startet mit den Basismodulen und wächst Modul für Modul mit. Jedes zugeschaltete Modul ist sofort integriert, mit denselben Usern, Rechten und Daten.
Aber diese Übersicht ist nie komplett, denn schon während du dies liest, arbeiten wir an mehreren weiteren Funktionen, die wir laufend auf Wunsch unserer Kunden in die KenCube Suite integrieren.
Hast du Fragen dazu? Willst du KenCube besser kennenlernen und vielleicht sogar kostenfrei ausprobieren, dann vereinbare auf unserer Website einen unverbindlichen Demo Termin.
Download: KenCube - Ideen und Anwendungsbeispiele für Ihr Social Intranet.pdf
Heidi ist verantwortlich für das Marketing von KenCube. Wenn sie nicht neues Marketingmaterial erstellt, tauscht sie sich gern mit Kunden und Interessenten aus und findet mit KenCube Lösungen für deren Herausforderungen in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.
Praktische Feature-Auswahl