Gruppen anlegen

Wenn Mitarbeiter*innen neu ins Unternehmen kommen oder ausscheiden, müssen Ihre Zugriffsrechte im Intranet gesetzt werden. Dazu empfiehlt es sich, die Benutzer*innen in vordefinierten Gruppen zu verwalten und diese Gruppen dann für die Zugriffsverwaltung der Wokspaces, Projekte, Kanäle, etc. zu verwenden. Über die Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Gruppen können die Rechte der Benutzer*innen dann rasch und zentral definiert werden.

Anmerkung: Um den gesamten Funktionsaufbau des Berechtigungskonzepts besser zu verstehen, empfehlen wir vorab folgenden Beitrag zu lesen: KenCube Berechtigungskonzept 

1. Neue Gruppe anlegen

Wählen Sie im Administrationsbereich (Zahnrad-Icon) den Menüpunkt "Gruppen" an und klicken Sie auf "Neue Gruppe":

2. Gruppe definieren

Sie haben in KenCube unterschiedliche Möglichkeiten, um den Inhalt einer Gruppe festzulegen:

a) Gruppe Benutzer*innen direkt zuweisen

Wählen Sie die gewünschten Benutzer*innen aus, die in der Gruppe enthalten sein sollen:

b) Gruppe beinhaltet andere Gruppen

Wählen Sie zuvor angelegte Gruppen aus, die in der neuen Gruppe enthalten sein sollen:

Vorteil: Veränderungen der Subgruppen wirken sich automatisch auch auf die Sammelgruppe aus. Etwaige Überschneidungen (Doppelnennungen) werden dabei automatisch reduziert.

c) Gruppe beinhaltet Organisationseinheiten

Voraussetzung: SIe benutzen in KenCube den Organisationsbereich und haben dort die Struktur Ihres Unternehmens definiert. Siehe dazu auch: Firmenstruktur und Organigramm

Wählen Sie Organisationseinheiten aus, die in der Gruppe enthalten sein sollen:

Nach dem Speichern können Sie noch festlegen, ob auch darunterliegende Organisatinseinheiten in die Gruppe mit einbezogen werden sollen:

Vorteil: Bei dieser Art der Zuweisung sind Personen aufgrund Ihrer Organisations-Zugehörigkeit in der Gruppe enthalten. Dies reduziert vor allem bei größeren Unternehmen den Verwaltungsaufwand. 

Achtung: Die Zuweisung von Benutzer*innen über Organisationseinheiten funktioniert nur bei korrekter Verknüpfung der angelegten Person mit einem aktiven Benutzer*innen-Konto. Siehe dazu auch: Firmenstruktur und Organigramm