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Der Energieversorger Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH erreicht seine Mitarbeitenden (Innendienst, Monteure und Bäderpersonal) heute über eine einzige Plattform – mit Newsportal, Info-Screens und automatischem Wochen-Newsletter.
Über die Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Die Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH ist der Energieversorger (Strom, Gas, Wasser und Fernwärme) der Stadt Neustadt an der Weinstraße und deren Ortsteile. Zum Unternehmen gehört unter anderem das Wasserwerk Ordenswald I & II, das Stadionbad, ein eigener Solarpark sowie ein weiterer in einem gemeinsamen Partnerprojekt mit der PFALZWERKE AG. Das Portfolio wird unter anderem ergänzt durch Wärmepumpen, Photovoltaik und Elektromobilität. Für Energieversorger in der umliegenden Region fungiert die Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH als Dienstleister. Als regionaler Energieversorger prägt soziales Engagement und Sponsoring in Sport, Bildung und Kultur für Kindergärten, Schulen und Vereine das Bild des Unternehmens.
Heute arbeiten 206 Menschen an verschiedenen Orten der Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH. Rund 90 bis 95 Personen arbeiten im Innendienst, etwa 60 sind Monteure, 20 bis 30 arbeiten im Stadionbad, dazu kommen Werkstudierende und Aushilfen erklärt die Marketingreferentin Margarita Hartard. Die Monteure sind bei Kunden, in Werken, auf Baustellen und Dächern unterwegs, warten das Strom- und Rohrleitungsnetz oder kümmern sich um die Gasdruckregelanlagen und die Blockheizkraftwerke. Aus dieser Vielfalt an Arbeitsplätzen und -orten ergab sich aber auch ein Kommunikationsproblem.
Für uns arbeiten Rettungsschwimmer und Kassendamen im Schwimmbad genauso wie Monteure, die unser Rohrleitungs- und Stromnetz instandhalten. Es gibt eine sehr bunte Vielfalt an Tätigkeiten. Manchmal stand man hierbei vor einer Herausforderung, alle zu erreichen.
Bastian Bürcky, Systemadministrator und IT-Ausbilder, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Die Ausgangssituation: schwarzes Brett, „Flurfunk“ und ein Intranet basierend auf Excel
Vor KenCube lief die offizielle interne Kommunikation hauptsächlich über Infobretter, sogenannte schwarze Bretter. Aushänge mussten in Word zusammengestellt und im Laufwerk hinterlegt werden – eine mühselige, zeitaufwendige Arbeit. Und aufgrund der verschiedenen Standorte und Tätigkeitsfelder der Mitarbeitenden musste jede Veranstaltung viele Wochen im Voraus geplant werden. Das alte Intranet war in immer schnelllebigeren Zeiten keine große Hilfe: in Excel zusammengebaut, als HTML-Datei konvertiert und lediglich der Einstieg in eine Ordnerstruktur mit zum Großteil alten Dateien.
Alles Übrige lief über Hörensagen. Informationen verbreiteten sich über den informellen „Flurfunk“ und über unzählige Anrufe – mit entsprechender Fehleranfälligkeit durch den „Stille-Post“-Modus. Der Betriebsratsvorsitzende wurde bspw. mehrfach mit Fragen belagert, denn die Kollegen wollten dieselbe Information noch einmal hören. „Jede Veranstaltung musste viele Wochen im Voraus geplant werden. Allein die Organisation eines Betriebsausflugs war sehr aufwendig - bis das alles ausgewertet und eingetragen war.“, erzählt Hartard.
Viele unserer Tätigkeiten sind zeitaufwendig gewesen und jetzt mit einem Schlag erledigt.
Margarita Hartard, Marketingreferentin, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Die Idee für ein neues Intranet entstand vor drei Jahren. Hartard meldete sich bei der Geschäftsführung und stellte ein Projektteam zusammen. Sie sammelte in einer “Was-wünschen-wir-uns-Liste“ was die Belegschaft braucht und wertete gemeinsam mit Michael Sprengling (Bereichsleiter Shared Service) und dem Projektteam die Möglichkeiten und Anbieter aus. Nach einer Testphase von rund einem halben Jahr fiel die Entscheidung für KenCube einstimmig: Alles, was auf der Liste stand, war bereits vorhanden. Aus IT-Sicht überzeugte unter anderem auch, dass KenCube in einem entsprechend zertifizierten Rechenzentrum gehostet wird.
Ich will nicht noch eine weitere Maschine hier herumstehen haben, um die ich mich kümmern und die ich aktualisieren muss. Diese Software-as-a-Service-Methodik ist einfach besser und angenehmer. Wenn ich eine Frage habe, rufe ich beim Support von KenCube an, es hebt ein Mitarbeiter ab. Ich kann kurz meine Anfrage schildern und Minuten später ist es erledigt.
Bastian Bürcky, Systemadministrator und IT-Ausbilder, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
„Welche Funktionen nutzen Sie?“ – vom Newsportal bis zum Info-Screen
Meldungen, Breaking News und der automatische Wochen-Newsletter
Das Herzstück des Intranets ist das Newsportal. Meldungen beginnen bewusst nicht mit „Liebe Kolleginnen und Kollegen“, sondern funktionieren wie Nachrichten: regelmäßig, kurz, ohne zu überfordern. Für Dringendes gibt es Breaking News, an die optional auch ein E-Mail oder eine Push-Nachricht am Smartphone erinnern. Jeden Dienstag um 9:00 Uhr geht zusätzlich ein automatischer Wochen-Newsletter raus, der auflistet, was es in den letzten sieben Tagen Neues gab – für die Belegschaft eine wöchentliche Zusammenfassung und ein Anstoß, wieder ins Intranet oder die Mitarbeiter-App hineinzuschauen.
Der automatische Wochen-Newsletter erleichtert einiges – als Reminder, was sich in den letzten sieben Tagen getan hat. Da müssen wir nichts mehr mit einem extra Tool zusammenstellen, das spart viel Zeit.
Margarita Hartard, Marketingreferentin, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Info-Screens statt schwarzem Brett
„Das schwarze Brett wurde buchstäblich entsorgt,“ schmunzelt Bürcky. An seiner Stelle hänge heute ein Bildschirm beim Kaffee- und Snackautomaten – also genau dort, wo die Monteure ohnehin vorbeikommen. Dieser diene als Info-Screen, auf dem durchgehend die neuesten Informationen durchlaufen. Ein zweiter Monitor stehe im Kundencenter, so Bürcky. Dieser zeige dort externe Inhalte, damit wartende Kundinnen und Kunden über Neuigkeiten informiert bleiben. Beide werden über das KenCube Intranet gesteuert.
KenCube hat diese Info-Screens. Also haben wir das schwarze Brett entsorgt und neben dem Kaffee- und Snackautomaten einen Bildschirm hingehängt, auf dem die letzten Neuigkeiten aus dem Intranet durchlaufen.
Bastian Bürcky, Systemadministrator und IT-Ausbilder, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Teamübersicht und Organigramm mit Gesichtern
Ein Wunsch der ersten Stunde war, allen eine Übersicht über das Team der Stadtwerke zu geben. Alle, die wollten, wurden fotografiert, sodass es heute intern zu jedem Namen, jeder Funktion und jeder Telefonnummer auch ein Gesicht gibt – hilfreich im Treppenhaus und zugleich ISMS-konform, also im Einklang mit dem Informationssicherheits-Managementsystem. Das Organigramm ist damit endlich sauber und muss nicht mehr händisch gepflegt werden. Sehr viel Handarbeit ist auf diesem Weg verschwunden. Neue Kolleginnen und Kollegen werden auch in der Rubrik „Willkommen im Team“ direkt ersichtlich.
Besonders schön finde ich die Teamübersicht und die schnelle Meldungsübersicht und auch die Geschwindigkeit, wie schnell unsere Kolleginnen und Kollegen etwas erfahren können, inklusive der Interaktionsmöglichkeit.
Margarita Hartard, Marketingreferentin, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Dokumente, Wissensdatenbank und Lesebestätigungen
Dokumente liegen im Intranet so sauber abgelegt wie auf einem Laufwerk – mit dem entscheidenden Unterschied, dass dort die aktuelle Version zu finden ist und niemand mehr auf lokal gespeicherte, alte Vorlagen zurückgreife, berichtet die Marketingreferentin. Für das Onboarding gibt es eine Wissensdatenbank. Und verbindliche Inhalte wie Vertriebsvereinbarungen oder neue Regularien werden veröffentlicht und von den Mitarbeitenden abgezeichnet oder per Lesebestätigung quittiert, berichtet der IT-Administrator. So ist nachvollziehbar, dass die Information überall angekommen ist.
Wichtige Informationen werden veröffentlicht, die Leute zeichnen es ab oder geben eine Lesebestätigung. So können wir sicher sein, es ist überall angekommen. Keiner kann mehr sagen: „Das hab‘ ich nicht gewusst.“
Bastian Bürcky, Systemadministrator und IT-Ausbilder, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Social Intranet: kommentieren, liken, zurückblicken
„Bewusst als „Social Intranet“ konzipiert, dürfen Beiträge kommentiert und geliked werden“, erklärt Hartard. An diese Funktionen tastet sich die Belegschaft je nach Generation unterschiedlich schnell heran, die Entwicklung innerhalb von anderthalb Jahren ist aber deutlich. Sehr gut angenommen werden Rückblicke und Fotocollagen nach Veranstaltungen, für die es früher keinen Ort gab. Anmeldungen laufen ausschließlich über das Intranet – vom Betriebsausflug über Work-Life-Aktivitäten.
„Was ist der Nutzen?“ – Zeitersparnis, Reichweite, Motivation und ein gemeinsamer Informationsstand
Aus zwei Stunden Papierkram werden zehn Minuten
Der offensichtlichste Effekt ist der Wegfall von Papier. Es gibt keine Papieranmeldungen mehr und keinen Aufwand für Layout und Druck. Wo früher für einen Aushang gut zwei Stunden anfielen, sei die Aufgabe heute in zehn Minuten erledigt – bei deutlich kürzerer Vorlaufzeit, erzählt Hartard. Auch die Reaktionszeit hat sich verändert: Was wichtig ist, ist als Breaking News sofort sichtbar.
Über 90 Prozent Reichweite – und aktive Beteiligung
Die größte Überraschung sei die allgemeine Nutzung, sind sich beide einig. Weit über 90 Prozent der Belegschaft lesen die Meldungen regelmäßig, viele davon reagieren darauf und man bekomme gutes Feedback, so Hartard. Auffällig ist für Bürcky vor allem, dass Mitarbeitende aktiv auf die IT zukommen, wenn der Zugriff einmal nicht funktioniert – nach dem Motto: Ich will nichts mehr verpassen.
Tatsächlich hat uns die allgemeine Nutzung am meisten überrascht. Das merke ich auch daran, dass Kolleginnen und Kollegen aktiv auf mich zukommen, wenn sie einmal keinen Zugriff mehr auf das Intranet haben.
Bastian Bürcky, Systemadministrator und IT-Ausbilder, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Alle auf demselben Stand – auch vor der Presse
Der wichtigste Nutzen liegt im gemeinsamen Informationsstand. Die Stadtwerke sehen sich in einer Bringschuld gegenüber ihren Mitarbeitenden, und die lässt sich über das Intranet zuverlässig einlösen. Besonders spürbar sei das beispielsweise bei den Monteuren, die im Außendienst von Kunden auf aktuelle Themen angesprochen werden, erzählt Hartard. Dank dem Intranet erscheinen News-Beiträge rechtzeitig, bevor die Kollegen es aus der Presse erfahren.
Onboarding, Employer Branding und eine offenere Tonalität
Neue Kolleginnen und Kollegen können sich im Onboarding viel leichter in das Unternehmen hineindenken. Hartard sieht im digitalen Arbeitsplatz zudem ein gutes Tool für Employer Branding und Mitarbeiterbindung. Damit lasse sich auch zeigen, dass die Stadtwerke nicht die staubtrockene kommunale Welt sind. Verändert habe sich auch die Tonalität: Die Stimmung ist offener geworden, aus dem „Sie“ ist intern ein freundliches „ihr/euch“ geworden.
Eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege kann sich im Onboarding viel leichter in uns hineindenken, und weiß, was wir so tun. Man kann in kurzer Zeit schnell eintauchen. Es ist ein gutes Tool, um zu zeigen, dass wir ein attraktiver Arbeitgeber und moderner Ausbildungsbetrieb sind.
Margarita Hartard, Marketingreferentin, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Eine Bedienung, die die Redaktion entlastet
Auch aus Sicht jener Mitarbeitenden, die die Inhalte erstellen, zahlt sich die Plattform aus: Die Editor-Maske arbeitet mit Drag-and-Drop, Fotos müssen nicht auf bestimmte Maße oder Webauflösungen gebracht werden, das Ergebnis steht in Sekunden, ist Hartard erleichtert. Gepflegt wird das Intranet von sechs bis sieben Personen. Da der Großteil des Intranets bereits aufgebaut ist, bleiben nur leichte Pflegeaufgaben. Teilweise übernehmen das Azubis gerne mit – einer von ihnen hat sogar seinen Abschlussreport über die Einführung des Intranets geschrieben.
Das KenCube Intranet ist super intuitiv. In der Editor-Maske kann alles sehr einfach mit Drag-and-Drop reingezogen werden. Ich muss keine speziellen Maße eines Fotos oder die Auflösung berücksichtigen. Ich stelle da einfach alles hinein, was ich brauche. In Sekunden ist es fertig.
Margarita Hartard, Marketingreferentin, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Rollout: Testphase, Workshops und ein konsequenter Schnitt
Live gegangen sind die Stadtwerke im Frühjahr 2025, nach einer halbjährigen Testphase mit wenigen Mitarbeitenden. Geschult wurde in kleinen, fachbereichsbezogenen Workshops. Innerhalb eines Monats war praktisch das ganze Haus geschult, ergänzt um Einzelbetreuung. Wichtig war, dass niemand ohne Ergebnis aus dem Termin ging: Laptop, Handy oder Tablet lagen bereit, Anmeldung und Passwort wurden direkt im Workshop erledigt. Seit zwei Monaten läuft die Anmeldung vereinheitlicht über Microsoft. Beim Umstieg blieb das Team konsequent – nichts mehr mündlich, nichts mehr handgeschrieben. Eine Feedback-Umfrage nach einigen Monaten fiel sehr gut aus.
Vor zwei Monaten sind wir weg von der lokalen Authentifizierung und auf die SAML-Anmeldung per Single-Sign-On über Microsoft umgestiegen. Das hat alles ein bisschen vereinheitlicht.
Bastian Bürcky, Systemadministrator und IT-Ausbilder, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH
Der Blick nach vorn: mehr Beteiligung und mehr Auswertung
„Wir sind noch lange nicht fertig mit dem, was KenCube kann“, sagt Hartard. Ganz oben stehen mehr Umfragen und Feedback, um die Mitarbeitenden stärker in die Entwicklung der Organisation einzubinden. Bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung möchte sich das Projektteam enger mit KenCube austauschen, welche neuen Funktionalitäten und Tools nützlich sein könnten, wie bspw. der Einsatz von KI. Die Basis steht: ein Intranet, eine Mitarbeiter-App und ein digitaler Arbeitsplatz, angekommen im Alltag von über 200 Mitarbeitenden.
Unser KenCube Intranet spart Zeit, verschafft unheimlich guten Überblick und bringt Menschen mehr zusammen.
Margarita Hartard, Marketingreferentin, Stadtwerke Neustadt an der Weinstraße GmbH