Ursprünglich nur als Ablösung von Confluence gedacht, hat sich mit KenCube bei netable ein kompletter digitaler Arbeitsplatz entwickelt, der heute Wissen, Kommunikation, Kennzahlen, Schulungen und zentrale Unternehmensprozesse auf einer Plattform vereint. Die Einsatzbereiche reichen vom Info-Screen im Pausenraum über das ISMS bis zur Ticketmeldung, die ein Techniker direkt beim Kunden per Diktat in der Mitarbeiter-App erfasst.
Über netable
Das netable IT Systemhaus e. K. mit Sitz in Frechen bei Köln wurde 2007 von Volker Frank gegründet, der das Unternehmen als Inhaber führt. netable betreut kleine und mittlere Unternehmen der Region mit IT as a Service und Managed Services, Cloud und Backup, IT-Sicherheit und Mobile Device Management, Hardware, Netzwerk und Server sowie Consulting von der KI-Schulung bis zur IT-Compliance. Parallel entwickelt netable ein eigenes Produkt namens Oktorakel: eine KI-Wissensmanagementplattform, die klassische Kundensysteme wie ERP, CRM, PSA, RMM und Wiki zusammenführt.
Im Systemhaus arbeiten etwas über 20 Kolleginnen und Kollegen, in der Unternehmensgruppe sind es inzwischen fast 30 an drei Standorten. Acht bis neun Beschäftigte kommen aus der Technik und sind regelmäßig bei Kunden unterwegs. Ein Thema, das Volker Frank bei der Gründung persönlich wichtig war, ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Damit war auch klar, dass die zuverlässige und gute Information und Kommunikation aller Beteiligten eine große Rolle spielen. Genau darüber sei er zu KenCube gekommen.
Die Ausgangssituation: viele Tools, ein schwerfälliges Wiki
Als IT-Systemhaus habe netable per se extrem viele Tools, sagt Frank. Aktuell seien es so um die 55. Die interne Dokumentation lief vor KenCube vier bis fünf Jahre über Confluence, davor gab es praktisch nichts. Gegen Teams und SharePoint hatte sich netable bewusst entschieden: Der administrative Overhead sei zu groß und die Einschränkungen immer wieder spürbar.
Doch auch Confluence überzeugte am Ende nicht mehr. Die Lizenz habe einen fünfstelligen Betrag gekostet, die Anwendung sei zunehmend schwerfällig geworden und habe irgendwann selbst SharePoint-Niveau erreicht. Angesichts der Zahl der Sicherheits-Bugs begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einer sicheren Alternative.
Die Entscheidung fiel auf KenCube, ausschlaggebend dabei war die Einfachheit des Systems. Am wichtigsten sei die Übersichtlichkeit der Dokumentenstrukturen gewesen, erklärt Frank. Diese ist in KenCube stark ordnerbasiert – ideal für technisch orientierte Unternehmen und für alle, die klassischerweise auf Ordnerstrukturen setzen. Dazu kam die Einfachheit, einen Artikel zu schreiben: Ordner anlegen, Text eintippen, speichern – das Ergebnis ist direkt visualisiert, passende Bilder liefert die Pixabay-Anbindung.
Inzwischen sind auch KI-Funktionen im Intranet verfügbar und laut Frank „kommod“ nutzbar. „KenCube ist manchmal wie ein Überraschungsei oder ein Schweizer Taschenmesser. Ich gehe mit einem Problem rein und komme mit zwei Lösungen raus: eine für mein Problem und eine für ein Problem, von dem ich noch nicht wusste, dass ich es habe“, meint Frank.
KenCube ist wie ein Schweizer Taschenmesser. Ich gehe mit einem Problem rein und komme mit zwei Lösungen raus.
Volker Frank, Gründer und Inhaber, netable IT Systemhaus e. K.
„Welche Funktionen nutzen Sie?“ – von der Wissensdatenbank bis zum Info-Screen
Wissensbereich, ISMS und Datenschutzhandbuch
Den Kern des digitalen Arbeitsplatzes von KenCube bildet bei netable der Wissensbereich, der sehr stark genutzt wird. Dort liegt das gesamte interne Wissen des Systemhauses. Ausgelagert ins Intranet hat netable außerdem sein ISMS und sein Datenschutzhandbuch – beides Dokumentationen, die gepflegt und nachweisbar sein müssen.
Dashboard, News und „buntes Brett“
Die Startseite des digitalen Arbeitsplatzes ist für Frank der zweite große Hebel: Suchfeld, Unternehmenskalender, Beitragsliste, sogar das Wetter – alles auf einen Blick. Bei den Kolleginnen und Kollegen im Browser als Startseite hinterlegt, sorgt das Dashboard dafür, dass aktuelle News ankommen. Dazu kommt das schwarze Brett, das bei netable „buntes Brett“ heißt, sowie die Info-Screens: Am neuen Standort läuft ein Info-Dashboard in der Küche mit News und Infos.
Tabellen und Dashboard – diese zwei Dinge sind Key Features für uns. Wenn ich die Startseite aufmache, habe ich damit die wichtigsten Themen im Blick. Das hört sich banal an, aber das macht das Ganze erlebbar.
Volker Frank, Gründer und Inhaber, netable IT Systemhaus e. K.
Tabellen als Kennzahlen- und Systemzentrale
Das Tabellenfeature kannte netable zu Beginn gar nicht, es kam erst im Onboarding auf den Tisch. Heute ist es eine der am intensivsten genutzten Funktionen. Über Tabellen stellt netable Umsätze und wiederkehrende Einnahmen dar, damit das Team jederzeit sieht, wo das Unternehmen steht. Ebenfalls als Tabelle gepflegt wird die „Systemliste“. Hier werden alle eingesetzten IT-Systeme samt Kurzanleitung, Verwendungszweck und Vertraulichkeitsklasse gelistet, erzählt Frank.
Mitarbeiter-App für die Technik
Die Technikerinnen und Techniker nutzen vor allem die Mitarbeiter-App. Über ein Formular tragen sie direkt beim Kunden Meldungen ein – etwa eine Vertriebsanfrage. Das funktioniert auch per Diktat auf dem iPhone: Kunde, Anforderung und gewünschte Aktion einsprechen, absenden. Die Meldung ist vor Ort erledigt, ohne Rückweg ins Büro.
Kalender, Shop, Organigramm
Im Terminkalender plant netable interne Mitarbeiter-Events und Kundenveranstaltungen, über den Shop bestellt die Belegschaft Arbeitskleidung. Im Organigramm sind die Mitarbeitenden samt Hierarchie abgebildet – eine stark genutzte Funktion, so Frank. Formulare sind ebenfalls im Einsatz. Die KI nutzt das Team momentan für Text- und Bildgenerierung.
Pflichtschulungen: Führerscheinkontrolle, KI-Führerschein, DGUV
Der vielleicht überraschendste Anwendungsfall entstand im Gespräch mit dem Support von KenCube: die Führerscheinkontrolle. Wer Firmenfahrzeuge einsetzt, muss regelmäßig prüfen, ob die Mitarbeitenden einen Führerschein haben. netable erledigt das quartalsweise und dokumentiert es seither in KenCube – über Tabellen, Bilder, Genehmigungen und Pflichtvorlagen. Bisher lief das über einen anderen Partner mit separatem Login.
Nach demselben Muster folgte der KI-Führerschein, den netable als Videokurs implementiert hat, inklusive Nachweis, dass jede und jeder den Kurs absolviert hat. Aktuell in Arbeit ist das DGUV-Unfallverhütungsvideo.
Die Führerscheinkontrolle haben wir kurzerhand in KenCube umgesetzt. Das reduziert die Toolvielfalt und die Komplexität, weil unsere Kolleginnen und Kollegen immer nur mit einem System arbeiten müssen.
Volker Frank, Gründer und Inhaber, netable IT Systemhaus e. K.
„Was ist der Nutzen?“ – ein digitaler Arbeitsplatz mit Zugang zu vielen einzelnen Tools
Toolvielfalt und Komplexität sinken
Der größte strukturelle Effekt sei, dass Tools wegfallen, die netable früher separat betrieb. Führerscheinkontrolle, KI-Prüfung, künftig das Unfallverhütungsvideo – all das waren eigene Anwendungen mit eigenen Logins. Heute arbeiten die Kolleginnen und Kollegen mit einem System, und der Inhalt rückt in den Vordergrund statt der Frage, welches Tool wie mit welchem verknüpft ist, erklärt Frank.
Wir haben mit KenCube unser zentrales System. Wir haben sogar unser ISMS und unser Datenschutzhandbuch ins KenCube ausgelagert, weil es so einfach zu pflegen und so sauber zu dokumentieren ist. Damit macht es Spaß zu arbeiten.
Volker Frank, Gründer und Inhaber, netable IT Systemhaus e. K.
Einfachheit als Voraussetzung für Nutzung
Der zweite Nutzen ist laut Volker Frank die Einfachheit selbst – für Lesende wie für Pflegende. Die Plattform reagiere schnell: klicken, eingeben, speichern, fertig. Dass die App über das Mobile Device Management ausgerollt werden konnte und Single Sign-On von Anfang an stand, machte die Einführung zum Selbstläufer. Anmeldethemen entfallen komplett, so Frank.
Die Einfachheit der Nutzung ist für mich der große Mehrwert. Diese Systeme leben davon, dass sie genutzt werden. Und genutzt werden können sie nur, wenn sie einfach zu nutzen sind und die Hürden möglichst klein sind. Das trifft vollumfänglich auf KenCube zu.
Volker Frank, Gründer und Inhaber, netable IT Systemhaus e. K.
Besserer Informationsstand im Team
Messbar verändert hat sich der generelle Kenntnisstand der Belegschaft. Mitarbeiterinformationen müssen nicht mehr zu jeder und jedem persönlich weitergetragen werden. Selbst Details werden einheitlich – Abwesenheitsassistenten sind heute immer gleich formuliert, weil die Texte aus KenCube kommen. Der Austausch laufe über die Plattform als gemeinsames Sprachrohr und sei dadurch klarer geworden. Für netable ist das mittlerweile ein No-Brainer, erklärt Frank.
Rollenbasiertes Organigramm statt starrer Hierarchie
Die Unternehmenshierarchie bildet netable über Active Directory und HRLab ab. Ein altes Problem: Personen mit Doppelrollen – etwa in der Buchhaltung und gleichzeitig im Vertragsmanagement – ließen sich nicht sauber darstellen. In KenCube gelang endlich ein rollenbasiertes Organigramm, in dem Personen mehrfach vorkommen können. Der Preis sei ehrlicherweise etwas Pflegeaufwand, räumt Frank ein. Der Standard kommt automatisiert, das Add-on wird im Onboarding-Prozess mit erledigt.
Halbe Kosten, schneller ROI
Auch wirtschaftlich rechnet sich der Wechsel, weiß der Unternehmer. Rund 15.000 Euro hatte netable in die Confluence-Grundstruktur investiert. Die Umstellung auf KenCube kostete inklusive studentischer Aushilfe, Onboarding und Einstellung zwischen 7.000 und 8.000 Euro. Auch die jährlichen Kosten liegen bei etwa der Hälfte.
Wir haben 50 Prozent der jährlichen Kosten. Der reine Return on Investment war nach drei Jahren erreicht – und wenn ich den Nutzwert nehme, war er schon nach zwei bis drei Monaten gegeben.
Volker Frank, Gründer und Inhaber, netable IT Systemhaus e. K.
Rollout: 1.000 Dokumente in vier Wochen
Die Migration war generalstabsmäßig geplant, denn in Confluence lagen rund 1.000 Dokumente. netable stellte eine studentische Aushilfe ein, die die Inhalte fachlich aufarbeitete, mit KI reformulierte und ins neue System übertrug – in etwa vier Wochen. Dass das so schnell ging, führt Frank auf die Bedienbarkeit und das gute Hosting zurück.
Skepsis gab es vor allem wegen der bereits getätigten Investition. Sie sei jedoch zügig verschwunden. Als kleineres Unternehmen brauche er Partner auf Augenhöhe, sagt Frank – und genau die habe er gefunden. Was er am Support von KenCube schätzt: Anforderungen sind umsetzbar ohne die Updatefestigkeit zu berühren.
Der Blick nach vorn: Schnittstellen, KI und E-Learning
Auf der Roadmap steht zuerst das Thema API: Weitere Schnittstellen sollen das Intranet mit Oktorakel von netable verbinden. Zweitens soll das Wissen aus KenCube in die eigene KI-Plattform integriert werden – mit direkter Referenz zurück auf die Quelle im Intranet. Drittens wird der digitale Arbeitsplatz auf die gesamte Unternehmensgruppe ausgeweitet, sodass auch die anderen Systemhäuser ihre Wissensquellen daraus beziehen. Und schließlich soll das E-Learning die Schulungsthemen übernehmen.