Der luxemburgische Telekommunikationsanbieter Mixvoip SA verdoppelte in nur sechs Monaten die Zahl seiner Beschäftigten – und merkte dabei, dass E-Mail, Chat und SharePoint nicht mehr mithalten. Heute läuft die interne Information über KenCube: als Intranet im Browser, als Mitarbeiter-App mit Push-Benachrichtigungen und als digitaler Arbeitsplatz, auf dem jedes Team seinen eigenen Space bespielt – bis hin zum Workspace „Embracing Mistakes“, in dem Fehler geteilt werden.
Über Mixvoip
Die Mixvoip SA mit Sitz in Steinsel in Luxemburg ist ein Telekommunikationsanbieter im B2B-Bereich. „Wir sind Telekomanbieter im B2B-Bereich, hauptsächlich Telefonie, Cloud, Telefonanlagen, Internetanschlüsse“, fasst Gründer und CEO Loïc Didelot das Portfolio zusammen. Dazu kommen SIP-Trunks, Mobilfunk, Netzwerksicherheit und verwaltete IT-Dienste. Gegründet wurde das Unternehmen 2008, heute ist es mit eigenen Gesellschaften in Luxemburg, Belgien, Deutschland und Frankreich aktiv.
Die 85 Mitarbeitenden verteilen sich auf sechs Standorte: zwei in Luxemburg, je einer in Deutschland, Belgien und Frankreich – dazu ein Entwicklungszentrum in Bulgarien, denn Mixvoip entwickelt sehr viel selbst. „Wir haben Leute, die sind immer im Büro. Wir haben Leute, die sind fast nie im Büro“, erzählt Didelot. Genau diese Streuung macht ein gemeinsames Intranet samt Mitarbeiter-App notwendig. Einen Fantasienamen hat die Plattform nicht: „Es heißt KenCube bei uns.“
Die Ausgangssituation: Schlechte Kommunikation als Ausrede
Vor KenCube arbeitete Mixvoip mit den üblichen Kanälen: etwas per E-Mail, etwas über einen Chat, Dokumente abgelegt in SharePoint. „Das waren die klassischen Kanäle“, erinnert sich Didelot. Als das Unternehmen dann innerhalb von sechs Monaten die Zahl seiner Mitarbeitenden verdoppelte, lief die Kommunikation nicht mehr rund. Leute waren nicht informiert, E-Mails wurden nicht gelesen, Dokumente nicht geöffnet – und genau das wurde zur Ausrede.
Wer im Intranet zeigt, woran das eigene Team arbeitet, macht die eigene Leistung sichtbar.
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Für den Firmenchef ist das kein Disziplinproblem, sondern ein strukturelles: Eine Rundmail mit großem Dokument im Anhang erreicht niemanden, der gerade im Urlaub ist, und neue Mitarbeitende finden die Information später nirgends wieder. Sein Schluss: „Die Informationen müssen den Leuten zugänglicher gemacht werden.“ Das Bild dafür ist so plakativ wie eindeutig – es müsse möglich sein, die Leute auch auf der Toilette zu informieren.
Die Anforderungen: mobil, messbar, bezahlbar
Vier Kriterien standen bei der Auswahl im Vordergrund. Erstens eine Mitarbeiter-App mit Push-Benachrichtigungen, damit Neuigkeiten auch ohne PC-Arbeitsplatz ankommen. Zweitens Lesebestätigungen und Statistiken – für Didelot das Wichtigste: Mixvoip wollte die Plattform ausdrücklich auch für rechtlich relevante Informationen nutzen und nachweisen können, dass eine Mitteilung gelesen wurde. Viele andere Tools boten das nicht. Drittens Single Sign-On für die zentrale Benutzerverwaltung. Und viertens der Preis: Anbieter von jenseits des Atlantiks lagen sofort bei 10 bis 15 Euro pro Benutzer – aus seiner Sicht nicht vertretbar.
„Welche Funktionen nutzen Sie?“ – Lesebestätigungen, Team-Spaces und ein Workspace für Fehler
Die Lesebestätigung und das Abzeichnen von Vereinbarungen sind für uns sehr wichtig, ebenso die App mit Push-Benachrichtigungen. Wir könnten überhaupt nicht mehr ohne.
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Lesebestätigungen und digitale Vereinbarungen
Die am intensivsten genutzten Bausteine sind die Lesebestätigung sowie das Abzeichnen von Vereinbarungen. „Vereinbarungen liegen uns am Herzen“, sagt Didelot. Damit deckt Mixvoip Inhalte ab, die formell verbindlich sind – nicht den Arbeitsvertrag selbst, aber Regelungen, die sich durchaus auf das Gehalt auswirken können. Ergänzend wird derzeit die Infobox getestet.
Jedes Team hat seinen Space
Das organisatorische Herzstück sind die Workspaces. Die Struktur hat Didelot selbst aufgesetzt, bespielt wird sie von den Teams: Jedes Team hat seinen eigenen Space und die klare Vorgabe, regelmäßig zu informieren. Bei rund 20 Teams ergibt das etwa zehn Mitteilungen pro Monat. Kommuniziert wird, was in den nächsten sechs Monaten ansteht, wann Wartungsarbeiten ein Downtime-Risiko bedeuten – bis hin zu Banalem wie defekten Toiletten in einem bestimmten Stockwerk. Der Effekt geht über Information hinaus: Es gebe immer jemanden, der eine Rückfrage habe oder sagt „Ich kann mithelfen“.
Jedes Team hat seinen Space, jedes Team bringt seine Breaking News selbst heraus – das muss nicht mehr über mich laufen. Jeder informiert jeden.
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Ein Workspace namens „Embracing Mistakes“
Auf die ungewöhnlichste Anwendung legt Didelot großen Wert. In einem eigenen Workspace namens „Embracing Mistakes“ halten Mitarbeitende ihre Fehler fest – nach dem Muster „Hier ist der Fehler, let’s learn, measures taken“. Sieht er einen Fehler, der dort nicht steht, ist das für ihn das eigentliche Problem. Wissen soll geteilt werden, damit derselbe Fehler nicht mehrfach passiert. Viele Mitarbeitende schätzten genau diese Offenheit. Und manche schreiben schlicht: „Hier ist mein Fehler, ich habe keine Lösung“ – woraufhin Kollegen mit Vorschlägen antworten. Das nehme die Furcht und bringt das Unternehmen weiter.
Wir haben etwas, was sich vielleicht viele Unternehmen nicht trauen: Wir haben einen Workspace, der heißt ‚Embracing Mistakes‘.
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Organigramm, Kalender und Townhall-Meetings
Sehr intensiv genutzt wird außerdem das Organigramm – bei sechs Standorten in fünf Ländern die schnellste Antwort auf die Frage, wer wofür zuständig ist. Auch der Kalender ist für die Organisation von Terminen und den Überblick über wichtige Aktivitäten intensiv im Einsatz. Über den Kalender plant Mixvoip auch regelmäßig Events und Townhall-Meetings.
„Was ist der Nutzen?“ – Gezielt die richtigen Leute erreichen
Wer arbeitet wo – und wen muss ich informieren?
Den größten Nutzen sieht Didelot dort, wo E-Mail strukturell scheitert: bei der Frage, wen eine Information erreichen soll. Ohne Intranet entstehen Verteilerlisten: „everybody“, „management“, „sales“, dazu eine je Abteilung. Schon bei 85 Mitarbeitenden werden daraus viele Listen, und irgendwann weiß niemand mehr, wer dahintersteht. Am Intranet dagegen schätzt der Unternehmer die Transparenz von Gruppen und Zuständigkeiten.
Man sieht, wer wo arbeitet, und man kann diese Leute gezielt ansprechen. Man findet sie einfach. Ich glaube, das ist wirklich der größte Nutzen – ich habe überhaupt keine Ahnung mehr, wie Firmen ohne so eine Plattform kommunizieren.
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Keine Ausreden mehr
Der zweite Effekt ist kultureller Natur. Wer heute eine Information nicht hat, weiß: Sie steht wahrscheinlich in KenCube. Damit verschwindet eine bestimmte Art von Diskussionen aus dem Arbeitsalltag. Selbst diejenigen, die früher regelmäßig über mangelnde Kommunikation klagten, seien inzwischen ruhig.
Das ganze Nörgeln und Meckern fällt flach. Dieses ganze Negative ist automatisch verschwunden. Die Leute hören zu, anstatt zu meckern – und sie sagen: ‚Das steht bestimmt in KenCube.‘
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Information wird dezentral – und Teams werden sichtbar
Durch diesen digitalen Arbeitsplatz von KenCube wird auch die Geschäftsführung bis zu einem gewissen Grad freigespielt. Vor der Einführung musste Information im Wesentlichen vom Management kommen. Heute informiert jedes Team die Kolleginnen und Kollegen selbst. Die Geschäftsführung ist nicht länger der Flaschenhals. Daraus entsteht ein Nebeneffekt, den Didelot gegenüber den Teamleitungen immer wieder betont: Wer im Intranet zeigt, woran das eigene Team arbeitet, macht die eigene Leistung sichtbar.
Die Mitarbeitenden wollen stolz sein und ein Dankeschön. Stolz kann ein Team sein, wenn es zeigt, was es macht. Wenn es der restlichen Firma nicht sagt, was es macht, dann gibt niemand ein High Five.
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Der Rollout: technisch in einer Woche – der Rest ist Organisationsarbeit
Technisch geht die Einführung sehr schnell, sagt Didelot: Vom KenCube Team laufe alles in einer Woche, auch die Schulung sei unkompliziert. Unterschätzt werde etwas anderes – und das liege nicht am Tool. Wer ein Intranet einführt, muss zuerst beantworten: Welche Informationen gehören hinein? Wer darf was schreiben? Welche Workspaces sind sinnvoll?
Bei der Einführung des Intranets stellt sich die Frage: Wie funktioniert meine Firma heute – und wie will ich, dass sie morgen funktioniert?
Loïc Didelot, Gründer und CEO, Mixvoip SA
Die Geschäftsführung könne großen Einfluss auf den Erfolg eines solchen Projekts haben, ist Didelot überzeugt. Er habe die Leute an Bord geholt und erklärt, dass er das gemeinsam mit ihnen machen wolle – so lange, bis manche fast genervt gewesen seien. Zusätzlich motivierte er zwei bis drei Multiplikatoren, die das Projekt mit nach vorne zogen. Bis zur breiten Nutzung brauchte es etwas Ausdauer: „Der Mensch braucht viele Erinnerungen“, so der Firmenchef und meint damit ausdrücklich nicht nur zwei E-Mails. Anfangs gab er den Teamleitungen noch die Statistiken, danach wurde die aktive Nutzung in das bestehende Bonussystem eingeflochten. Heute nutzen 90 bis 95 Prozent der Belegschaft die Plattform regelmäßig aktiv.
Aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken
Mittlerweile seien die Nutzung des Intranets und der Mitarbeiter-App sowie alle Prozesse Gewohnheit geworden. Vermissen würde man die Plattform erst, wenn sie fehlte. Wo die Grenze verläuft, sagt er deutlich: Bis etwa 20 Mitarbeitende gehe es vielleicht auch ohne digitalen Arbeitsplatz. Danach sehe er nicht mehr, wie ein Unternehmen ohne Intranet, Mitarbeiter-App und digital Workplace funktionieren solle.