Wie die Handwerkskammer Hamburg mit dem KenCube Intranet die E-Mail-Flut hinter sich gelassen hat, Wissen bereichsübergreifend teilt – und ihre Inhalte heute sogar per KI befragt.
Über die Handwerkskammer Hamburg
Die Handwerkskammer Hamburg ist eine öffentlich-rechtliche Organisation und vertritt die Interessen von knapp 15.000 Mitgliedsbetrieben mit rund 105.000 Mitarbeitenden in der Hansestadt – von Dachdeckern über Tischler bis zu Friseurinnen und Kälteanlagenbauern. Sie führt die Handwerksrolle und die Lehrlingsrolle, bietet Weiterbildungen wie die Meistervorbereitung an und berät Betriebe zu Energie, Fachkräften und Digitalisierung. Rund 260 Mitarbeitende arbeiten an mehreren Standorten: im über 100 Jahre alten Gewerbehaus am Holstenwall mitten in Hamburg, am Elbcampus – dem Kompetenzzentrum für Weiterbildung – sowie in kleineren Beratungsbüros. Seit 2021 setzt die Kammer auf die Collaboration Suite bzw. das Intranet von KenCube. Ihr Intranet heißt „HWK Intra“, im Alltag fällt oft der Satz: „Hast du das im Intra gesehen?“
Kirstin Beck, die Qualitätsmanagementbeauftragte der HWK Hamburg, hat die erfolgreiche Einführung des Intranets maßgeblich vorangetrieben und begleitet es mit ihrem Blick auf Strukturen und Prozesse bis heute. Mitgestaltet wird das „Intra“ von Dr. Friederike Redlbacher. Sie ist Managerin für digitale Innovation. Die Kammer entwickle sich immer stärker hin zu einer modernen und starken Organisation mit fließenden digitalen Prozessen, erklärt sie – Informationen sollen sofort verfügbar und angenehm lesbar sein, die Zeit des Suchens soll auf ein Minimum schrumpfen.
Interne Kommunikation für ein breites Serviceangebot
Vor dem Intranet lief die interne Kommunikation vor allem über E-Mails: lange Nachrichten, große Verteiler, Antworten an alle – eine enorme Leselast, bei der sich die Entwicklung eines Themas kaum verfolgen ließ. E-Mails seien in manchen Situationen ohnehin kein Medium, bei dem einem das Herz aufgehe, so Redlbacher. Dazu kommt die Struktur der Kammer selbst: eine große Organisation mit einem außergewöhnlich breiten Portfolio, von Betriebs-, Umwelt- und Anerkennungsberatung über Ausbildungsberatung bis zu Projekten für mehr Frauen und Migrant:innen im Handwerk. Total spannend, findet Redlbacher, aber im eigenen Bereich bekomme man davon oft wenig mit. Genau hier setzt das Intranet an, betont sie: über den Tellerrand schauen, ohne enormen Aufwand. Der Blick über die Schulter der Kolleginnen und Kollegen ist dort viel leichter möglich und niedrigschwellig, etwa im Forum, wo sich neue Mitarbeitende vorstellen und Bereiche berichten.
Niedrigschwellige Führungskräftekommunikation
Auch die Geschäftsführung kommuniziert dort ihre Strategie. Der Anspruch ist klar: Alle Mitarbeitenden sollen die Chance haben, informiert zu sein – wie viel davon ins eigene Tagesgeschäft passt, organisiert jede und jeder selbst, denn die Aufgaben sind sehr verschieden.
Wir wollen miteinander in Verbindung sein – und deswegen brauchen wir ein Intranet, das diese Verbindung auch zeigt, das bunt ist und Freude macht.
Dr. Friederike Redlbacher, Managerin Digitale Innovation, Handwerkskammer Hamburg
Eine Kollaborationsplattform für unterschiedliche Aufgaben
Leicht erreichbar dank SSO
Der Arbeitstag beginnt im Intranet, erklärt Redlbacher: Wer morgens den Browser startet, landet automatisch im „Intra“ – dank Single Sign-On* ohne Passworteingabe, während eine tägliche Synchronisation mit Microsoft Entra User und Berechtigungen aktuell hält. Diese Niedrigschwelligkeit sei der Handwerkskammer Hamburg sehr wichtig. Der Weg zur Information soll keine Hürden haben. Vom Dashboard aus geht es per Schnellzugriff direkt in die Zeiterfassung oder in den ai.workplace von Kauz, den KI-Arbeitsplatz der Handwerkskammer.
*Single Sign-On (SSO oder auch „Einmalanmeldung“) bedeutet, dass User mit den zentral abgelegten Logindaten bei einem Identity Provider, zum Beispiel bei Microsoft, auf alle Rechner und Dienste zugreifen kann, für die er berechtigt ist. Die User müssen sich zu den einzelnen Diensten nicht mehr mit eigenen Logindaten zusätzlich anmelden.
Kollaborationsplattform mit präziser Berechtigungsstruktur
Das KenCube Intranet ist dabei weit mehr als ein News-Kanal: Man nutze so ziemlich alles, was KenCube anbietet, sagt Redlbacher – eine komplette Collaboration Suite. Die Fachbereiche wie Finanzen oder die Handwerksrolle führen ihre Reiter als geschützte Wikis und legen dort ihr Fachwissen ab: Gehört Teppichwäscherei in die Handwerksrolle? Wie wird die Umsatzsteuer in welchem Fall behandelt? Möglich macht das die sehr differenzierte Berechtigungsstruktur, die Redlbacher besonders schätzt: Die Kammer kann genau einstellen, welche Bereiche für wen relevant sind – News sehen alle, das Fachwiki nur das jeweilige Team.
Abteilungsübergreifende Projekte managen
Für abteilungsübergreifende Projekte gibt es den Bereich „Collaboration“. Wird etwa E-Payment etabliert, arbeitet Redlbacher selbst mit Marketing und Finanzen zusammen. Im Ordner „E-Payment“ sieht jeder, wo das Projekt gerade steht. Besprechungsergebnisse, Screenshots und Links werden dort geteilt. So entsteht ganz nebenbei eine Dokumentation, wie sich Projekte entwickeln. Mit E-Mails oder Dokumenten im Ordner wäre das in der Form nicht möglich, erklärt Friederike Redlbacher.
Compliance leicht gemacht: QMH, ISO-Zertifizierung und Anbindung zur eigenen KI
Außerdem dient das Intranet zusätzlich als Qualitätsmanagement-Handbuch: Für die ISO-Zertifizierung am Elbcampus liegen dort alle Prozess-PDFs. Weiterhin sind dort für alle geltende Regelungen in der HWK und aktuelle Formulare zu finden. Wer eine Frage hat, kann sie über den KI-Arbeitsplatz schnell befragen, denn das „HWK Intra“ hat eine Schnittstelle zum eigenen KI-Arbeitsplatz. KenCube überträgt die Inhalte an den KI-Anbieter Kauz, der sie in einer Vektordatenbank KI-lesbar macht. Statt sich durch seitenweise Suchtreffer zu klicken, stellen Mitarbeitende einfach ihre Frage – etwa zur Homeoffice-Regelung oder Raumbuchung – und erhalten die Antwort samt Link auf den passenden Intranet-Beitrag. Der Wunsch, Sachen schneller zu finden, hat sich damit erfüllt.
Überraschend gut angekommen ist der intensiv genutzte Kalender, verrät Redlbacher: Dort sind Mitgliederveranstaltungen ebenso wie Informationen zu lärmintensiven Sanierungsarbeiten an den Gebäuden zu finden. So wissen die Angestellten, wann nebenan die Fugen ausgefräst werden und können an dem Tag ins Homeoffice wechseln. Dazu kommen die „Top Five“ meistgelesenen Artikel der letzten sieben Tage, offene Stellen, die Social-Media-Profile der Kammer und Schnellzugriffe auf Schulungsangebote. Geteilt wird in allen Formaten: PDFs, Fotos, Audios und Videos – etwa Schulungsvideos oder die Bilder der „Meisterfeier Michel“ mit 460 Jungmeisterinnen und Jungmeistern. Bilder helfen eben, Aufmerksamkeit zu schaffen, sagt Redlbacher – ein optisch ansprechendes Dashboard lädt einfach mehr zum Lesen ein als eine endlose Liste ungelesener E-Mails.
Und die Mitarbeiter-App? Im Alltag arbeitet die Kammer am Desktop – doch dass sich das Intranet auch mobil öffnen lässt, ist für den Krisenfall entscheidend, betont Redlbacher: Sollten die internen Systeme einmal ausfallen, erreicht die Kammer ihre Mitarbeitenden weiterhin über deren private Endgeräte.
Im Krisenfall ist entscheidend, dass sich das Intranet mobil auf den privaten Endgeräten öffnen lässt.
Dr. Friederike Redlbacher, Managerin Digitale Innovation, Handwerkskammer Hamburg
Die drei größten Nutzen: Überblick, Zusammenarbeit, Interaktivität
Nach den drei größten Nutzen gefragt, muss Redlbacher nicht lange überlegen. Erstens der tägliche Überblick: Jeden Morgen öffnet sie als Erstes das „Intra“ und sieht auf einen Blick, was es Neues gibt. Zweitens die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, die sie schlicht genial findet: Wo stehen welche Projekte? Drittens die Rückmeldung: Als Redakteurin sieht sie bei den eigenen Artikeln, wie viele Personen sie gelesen haben – und sie schätzt es, wenn Kolleginnen und Kollegen zu Schulungsbeiträgen direkt zurückmelden, was hilfreich war. Das Intranet helfe, in Kontakt zu kommen und fokussiert am Thema zu arbeiten, sagt sie. Das erleichtert auch die Möglichkeit, Kolleginnen und Kollegen mit dem „@“-Zeichen zu taggen und sie so auf interessante und relevante Inhalte aufmerksam zu machen.
Das Intranet hilft, in Kontakt zu kommen, gemeinsam fokussiert an einem Thema zu arbeiten und Projekte voranzubringen.
Dr. Friederike Redlbacher, Managerin Digitale Innovation, Handwerkskammer Hamburg
Das Ergebnis: Leistungen verdeutlichen und Motivation heben
Dazu kommt: Die Kommunikation funktioniert asynchron. Niemand muss seine Arbeit unterbrechen, weil das Telefon klingelt. Wer ein paar Minuten Zeit hat, reagiert dann. Das mache die Zusammenarbeit flüssig und modern, sagt Redlbacher. Beiträge sind für die jeweilige Gruppe sichtbar, so werde das Arbeiten transparenter. Der vielleicht wichtigste Effekt aber: Es wird deutlich, was die Organisation alles tut. Das informiert nicht nur, es motiviert und macht auskunftsfähig, betont Redlbacher – wozu auch das Organisationsentwicklungsprojekt „Gemeinsam. Sinn. Machen.“ beiträgt. Jeder drehe an einer kleinen Schraube des großen Ganzen, und im Idealfall greife alles ineinander.
Ein lebendiger digitaler Arbeitsplatz
Fertig ist ein digitaler Arbeitsplatz nie: Die Handwerkskammer Hamburg arbeitet daran, die Schwelle zum Posten weiter zu senken und mehr Redakteurinnen und Redakteure zu gewinnen, erzählt Redlbacher. Sie steuert bewusst die Informationsmenge – terminierte Beiträge verschwinden automatisch, Veraltetes wird gelöscht. In Zeiten der Informationsflut sei das ein wichtiger Auftrag, den Mitarbeitenden das zu geben, was sie brauchen.
In Zeiten der Informationsflut ist es ein wichtiger Auftrag, die Informationsmenge bewusst steuern zu können.
Dr. Friederike Redlbacher, Managerin Digitale Innovation, Handwerkskammer Hamburg
Bleibt die Zusammenarbeit mit KenCube selbst – ob Detailwunsch oder die komplette KI-Integration. Die Antworten kommen schnell und verbindlich, lobt Redlbacher.
Was uns bei KenCube wirklich begeistert, ist der Top-Kundenservice. Wir stoßen mit unseren Wünschen und Ideen auf ein offenes Ohr – und es wird möglich gemacht.
Dr. Friederike Redlbacher, Managerin Digitale Innovation, Handwerkskammer Hamburg