Vom Hin- und Herwechseln zwischen unterschiedlichen Tools zu einem zentralen Arbeitsplatz: Der bayerische Schaltschrankhersteller Alphatec Schaltschranksysteme GmbH bildet heute nicht nur seine komplette interne Organisation, sondern auch die operative Arbeit in KenCube ab – von der ISO-Dokumentation über Tickets und Chat bis zur Essensbestellung und dem Lohnzettel.
Über Alphatec Schaltschranksysteme
Die Alphatec Schaltschranksysteme GmbH in Brennberg bei Regensburg fertigt kundenbezogene und standardisierte Schaltschränke und Gehäuse samt Bestückung und Verdrahtung: Energieverteiler, Ladestationen, Zählertechnik, Hausanschlusstechnik, Unter- und Standverteiler, Wandlermessschränke, Baustromverteiler und Ladeinfrastruktur für die E-Mobilität. Besonders ist die Fertigungstiefe mit Metallverarbeitung, Pulverbeschichtung, Elektromontage, Verdrahtung und Elektromobilität im eigenen Haus.
Die Alphatec Schaltschranksysteme GmbH ist ein Familienunternehmen. Die Geschäftsführung besteht aus drei Brüdern, einer von ihnen ist Stefan Schiegl. In seine Verantwortung fällt der Bereich Technik. Das Unternehmen ist nach DIN ISO 9001 zertifiziert und in den letzten zwölf Jahren von 40 auf 160 Mitarbeitende gewachsen. Ein großer Teil davon arbeitet in der Produktion, ohne festen PC-Arbeitsplatz. Alphatec profitiere dabei auf mehreren Ebenen von KenCube, erklärt Schiegl, denn es sei für sie zugleich Intranet, Mitarbeiter-App und digitaler Arbeitsplatz.
Die Ausgangssituation: zwei Tools mit ständigem Reibungsverlust
Vor KenCube arbeitete Alphatec mit zwei getrennten Systemen. Zum einen nutzten sie einen Chat mit Gruppen zur Abarbeitung von Aufgaben und Arbeitsanweisungen und zum anderen ein etwas in die Jahre gekommenes Intranet zur Verbreitung von Informationen. Das habe zu einem ständigen Reibungsverlust geführt, erinnert sich Schiegl. Eine Arbeitsanweisung wurde im Intranet-Tool geschrieben und per Chat verteilt. Wer auf den Link klickte, landete in einer anderen Anwendung, musste sich womöglich erneut anmelden – und schaute das Dokument am Ende gar nicht an.
Der Anlass, nach einer neuen Lösung zu suchen, die mehrere Funktionen in sich vereinigt, war dann schließlich ein anderer. Der Essenslieferant, der die Unternehmenskantine mit Speisen belieferte, kündigte mit einer sehr kurzen Frist die inkludierte kostenlose Softwarenutzung zur Online-Essensbestellung auf. Somit hätten Speisen wieder aufwendig per Mail oder in der Fertigung über persönlichen Kontakt beim Empfang bestellt werden müssen. Davor war dieser Prozess jedoch schon automatisiert. Heißt, der Bestellprozess hätte sich auf einen Schlag verschlechtert. Dies war auf keinen Fall gewünscht.
Die Suche nach einer Alternative führte zu KenCube. Entscheidend sei gewesen, dass KenCube mehrere Funktionen in sich vereinigt und vor allem das Wechseln zwischen Intranet und Chat obsolet sei, sagt Schiegl. Die Lösung integriert Chat und Intranet mit Arbeitsanweisungen und Informationen. Sogar die Essensbestellung – sowohl bei externen als auch hausinternen Versorgern wie der Kantine – ist möglich. Ein Kostenvergleich der Bestandstools gegen die neue Lösung machte die Lösung dann klar.
„Welche Funktionen nutzen Sie?“ – Praktisch alle
Vom Chat zur kompletten Plattform für Zusammenarbeit
Der Einstieg lief über Chat und News. Von dort weitete sich der Funktionsumfang schnell aus, erzählt Schiegl. Die Abteilungen sahen, wie viel die Mitarbeiterplattform kann, und lösten weitere Einzeltools ab. Alphatec wickle nicht nur die Essensversorgung mit KenCube direkt im Intranet ab – inklusive Schnittstelle zur Lohnsoftware, die die bestellten Essen automatisch vom Lohn abbucht. Nach demselben Muster folgte der interne Mitarbeitershop für Arbeitskleidung.
Die Bandbreite der genutzten Leistung sei entsprechend groß. Für die unternehmensweite Information sorgen News und Dashboard – dort landen Entscheidungen, Investitionen und Neuigkeiten. Der laufende Austausch bzw. die Abwicklung der operativen Arbeit finde großteils in rund 15 thematischen Chatgruppen statt, darunter auch ein Stillstands-Chat für Maschinenstörungen. Und im Kalender stehen nicht nur Termine, sondern auch Protokolle, Tickets und Dokumente seien direkt verlinkt.
Es gibt fast keine Funktion in KenCube, die wir nicht nutzen.
Stefan Schiegl, Geschäftsführer Technik, Alphatec Schaltschranksysteme GmbH
Den organisatorischen Kern bilden das Ticketsystem und die Dokumentation. Über Tickets laufen alle innerbetrieblichen Aufgaben, von der Instandhaltung bis zur Lohnbuchhaltung. Im Qualitätsmanagement liegen Arbeitsanweisungen, Änderungsmitteilungen, Sicherheitsunterweisungen, Ersthelferplan und Organigramm – jeweils mit Versionierung. Inhalte lassen sich automatisch in mehrere Sprachen übersetzen. Zuletzt dazugekommen ist das E-Learning für Onboarding und Unterweisungen, das sich derzeit in der Testphase befindet.
Der interne Shop für Arbeitskleidung wird mit festgelegten Kontingenten und Budgets genutzt. Die Lohnzettel werden jeweils in die persönliche eBox zugestellt. Damit die Belegschaft in der Fertigung all das auch ohne eigenen PC erreicht, stehen in der Produktion Terminals bereit, über die die Mitarbeitenden per Touch-Zugriff auch zu KenCube gelangen.
„Was ist der Nutzen?“ – Alles in einem statt ständigem Einloggen in unterschiedliche Tools
Das Intranet am Terminal in der Fertigung
In Teilen der Fertigung arbeitet Alphatec papierlos, berichtet Schiegl. An jedem Arbeitsplatz stehen große Bildschirme, über die Mitarbeitende ihre Aufträge erhalten. Im Produktionsplan sind Links hinterlegt, die direkt auf die passenden Intranet-Seiten verweisen – Telefonliste, Essensbestellung, Unterweisungen, Ersthelferplan und vieles mehr. Ein Touch, und man ist im System. So wird der digitale Arbeitsplatz für Beschäftigte erreichbar. Zudem werden durch die KenCube-Plattform samt der Mitarbeiter-App auch Dokumente für alle lesbar, selbst wenn die Beschäftigten keinen eigenen PC und keine Microsoft-Office-Lizenz haben.
Einmal pflegen statt mehrfacher Einträge
Der zweite Effekt betrifft die Pflege des Inhalts. Inhalte werden genau einmal in KenCube gepflegt, alle anderen Medien verweisen per Link darauf. Informationen, die nicht aktuell sind, entfallen – früher ein regelmäßiger Grund für Reklamationen.
Wir haben unsere Medien und Plattformen verknüpft, damit die Mitarbeitenden auf direktem Weg zu ihren Informationen kommen.
Stefan Schiegl, Geschäftsführer Technik, Alphatec Schaltschranksysteme GmbH
Alles unter einem Hut – und Auditoren, die staunen
Für Stefan Schiegl sei der größte Nutzen, die komplette Dokumentation unter einem Hut zu haben. Das zahle sich auch bei Zertifizierungen und Begehungen aus. Alphatec ist nach der DIN ISO 9001 zertifiziert und bekommt ebenso Besuche bzw. Audits der Berufsgenossenschaft. Statt Ordner zu suchen, öffnet Alphatec das Intranet. Die Auditoren seien jedes Mal regelrecht ‚geflasht‘, wie übersichtlich alles abgelegt ist, erzählt Schiegl.
Die Auditoren fragen immer: ‚Wo sind Ihre Unterlagen?‘ Dann sagen wir: ‚Im Intranet.‘ Und dann sind sie immer geflasht, wie ordentlich und sauber alles abgelegt ist und wie übersichtlich das ist.
Stefan Schiegl, Geschäftsführer Technik, Alphatec Schaltschranksysteme GmbH
Verlinkung statt Suchen
Eng damit verbunden ist die konsequente Verlinkung innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes. Im Kalender steht das Meeting mit den beteiligten Abteilungen, ein Protokoll wird kurz verfasst – und von dort führt ein Link direkt zum zugehörigen Ticket, der Arbeitsanweisung oder Änderungsmitteilung.
Mehrsprachigkeit und Versionierung
Ein weiterer Baustein ist die Mehrsprachigkeit. Nachdem Mitarbeitende mit anderer Muttersprache als Deutsch im Team sind, lässt sich per Mausklick jeder Eintrag automatisch in die jeweilige Muttersprache übersetzen. Änderungsmitteilungen, Dokumente und Unterweisungen werden dafür einfach als Text in KenCube erstellt. So sind sie vollständig übersetzbar und so greift auch die für die Zertifizierungen entscheidende Versionierung.
Tickets: aus Skepsis wurde Selbstverständlichkeit
Am deutlichsten sichtbar wurde die Veränderung beim Ticketsystem. Anfangs sei es von langjährigen Mitarbeitenden belächelt worden, räumt Schiegl ein. Wer seit Jahrzehnten mit einem Notizzettel arbeitet, stelle nicht sofort um. Heute sei die Aufforderung: „Schreib mir bitte ein Ticket“ allerdings Teil des Arbeitsalltags geworden. Und die Bitte komme oft von den Mitarbeitenden selbst.
Der Nutzen liege dabei auf zwei Ebenen. Für die einzelne Person gehen Aufgaben im hektischen Alltag nicht mehr verloren. Für die Führung genüge ein Blick in der Abteilungsbesprechung im Reiter der Abteilung, um zu sehen, wer was bis wann zu erledigen hat. Früher schrieb jeder in sein eigenes Buch, und in der nächsten Besprechung hieß es meist „Das habe ich vergessen“, lacht Schiegl.
Chat oder Ticket? Die richtige Medienauswahl
Dass Chat und Tickets unterschiedliche Zwecke erfüllen, hat sich schnell eingespielt. Steht eine Anlage, schreiben alle Beteiligten den Stand in den Stillstands-Chat. Auch wer gerade nicht im Haus ist, weiß sofort Bescheid, ohne herumtelefonieren zu müssen. Tickets seien dagegen für Aufgaben reserviert, die verlässlich abgearbeitet werden müssen, so Schiegl.
Am Anfang wurden Tickets von manchen belächelt. Heute heißt es: ‚Schreib mir lieber ein Ticket, dann vergesse ich es nicht.‘
Stefan Schiegl, Geschäftsführer Technik, Alphatec Schaltschranksysteme GmbH
Informiert bleiben trotz Wachstum
Früher, bei einem Team von 40 Mitarbeitenden, erfuhr jeder alles im persönlichen Gespräch. Bei einer Belegschaft von 160 funktioniert das nicht mehr. „Ich kriege ja gar nichts mehr mit“ war ein Satz, der auf Firmenevents häufig fiel, erzählt Schiegl. Heute erstellt Alphatec zu internen Entscheidungen, neuen Verträgen oder Maschineninvestitionen frühzeitig einen News-Beitrag im Intranet und alle wissen Bescheid.
Alltagsaufgaben holen die Belegschaft in die Plattform
Ein digitaler Arbeitsplatz funktioniert gut, wenn er auch Alltagsaufgaben abdeckt. Wer Mittagessen bestellen oder Arbeitskleidung ordern will, geht einfach in die Mitarbeiter-App bzw. das Intranet. Damit steigen die Zugriffe automatisch – besonders bei Fertigungsmitarbeitenden, die nicht den ganzen Tag an ihrem Desktop-Arbeitsplatz sitzen.
Bei 160 Beschäftigten ist es nicht mehr möglich, jedem persönlich zu erzählen, was wir gerade machen. Aber über das Intranet kann ich Neuigkeiten frühzeitig kommunizieren, sodass sich jeder Mitarbeitende – egal ob neu im Unternehmen oder schon lange dabei – abgeholt fühlt.
Stefan Schiegl, Geschäftsführer Technik, Alphatec Schaltschranksysteme GmbH
Rollout in wenigen Wochen – mit hartem Cut
Die Umstellung ging schnell: keine Monate, sondern wenige Wochen. Als Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen zog die Geschäftsführung geschlossen mit. An einem Tag wurden alle Chatgruppen neu angelegt, die alten archiviert – ab dann galt KenCube. Parallel übertrug ein Werkstudent News und bestehende Arbeitsanweisungen von der alten Intranet-Lösung, sodass keine Übergangsphase mit halbem Datenstand entstand.
Schiegls Erfahrung: Man müsse Mitarbeitende an neue Abläufe heranführen und dabei konsequent bleiben. Genauso wichtig sei die richtige Medienauswahl – für welchen Zweck Chat, für welchen ein Ticket, für welchen ein Dokument.
Der Blick nach vorn: E-Learning als letzter Baustein
Ein Wunsch aus dem vergangenen Jahr ist inzwischen umgesetzt und in der Testphase: das E-Learning-Tool. Geplant ist eine E-Learning-Plattform für Produktion, Büro und die verschiedenen Arbeitsbereiche. Neue Mitarbeitende werden darüber im Onboarding abgeholt, bestehende erhalten ihre Schulungen oder Pflichtunterweisungen. Diese wurden früher als Papier ausgeteilt und, wie Schiegl offen sagt, nicht immer gelesen.