Interne Kommunikation und die Rolle des Social Intranets

Instrumente der internen Kommunikation

Das Intranet ist seit jeher eines der wichtigsten Kommunikationsmittel in der Mitarbeiterkommunikation. Erweitert um die sozialen Interaktionsmöglichkeiten nimmt das Social Intranet bei der modernen internen Kommunikation überhaupt eine entscheidende Rolle ein. Mit einem Social Intranet deckt ein Unternehmen in einer Plattform fast alle klassischen Instrumente der internen Kommunikation ab, wie zum Beispiel:

• ein internes Wiki,
• einen internen Newsletter,
• die Mitarbeiterzeitung,
• das Schwarze Brett,
• das Veranstaltungsmanagement,
• den Chat sowie
• Rundschreiben und E-Mails.

Sichere Kommunikation innerhalb des Unternehmens im Chat des Social Intranets

Arten der internen Kommunikation

Grundsätzlich können wir zwischen zwei Arten der internen Kommunikation unterscheiden, nämlich:

1. Der zentral gesteuerten, einseitigen und formellen Kommunikation von Nachrichten und Neuigkeiten von der Geschäftsleitung und anderen Abteilungsspitzen an die Mitarbeitenden

2. Der beidseitigen formellen oder informellen Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden eines Betriebs

Die Grenzen dieser beiden Formen der internen Kommunikation sind manchmal fließend. Aber die im ersten Punkt beschriebene Form der internen Kommunikation wird durch organisatorische Vorgaben und Regeln bestimmt. Diese geben sowohl Form und Inhalt als auch Ablauf der Kommunikation vor. Diese Art der Kommunikation ist meist dauerhaft und personenunabhängig organisiert. Mehr Informationen dazu gibt es in den Artikeln News im Unternehmen und Unternehmens-Wiki.

In diesem Blogbeitrag widmen wir uns der zweiten Art der internen Kommunikation, nämlich jener zwischen den Mitarbeitenden. Diese kann entweder einen formellen (z.B. beim Ablauf eines Projekts) oder informellen Charakter (z.B. im Chat) haben. Charakteristisch für diese Art der internen Kommunikation ist, dass sie keine rein top-down Kommunikation ist und sich wirklich alle Mitarbeitenden daran beteiligen können. Dadurch bringt sie die Belegschaft aus der passiven Rolle des Konsumierens von Information in die aktive Rolle des Gestaltens von Kommunikation. 

Die Rolle des Social Intranets in der internen Kommunikation

Das Social Intranet nimmt hier eine zentrale Rolle ein, um die sich alles dreht. Es deckt so gut wie alle Funktionen und Bedürfnisse nach interner Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden ab, und zwar über verschiedene Standorte, Teams und Abteilungen hinweg. Zudem hebt es die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitenden auf eine neue professionelle und transparente Ebene.

Funktionen für eine effiziente und reibungslose Mitarbeiterkommunikation

Das Intranet bietet eine ganze Reihe an Möglichkeiten für die interne Kommunikation. Mitarbeitende können in bestimmten designierten Bereichen das Recht haben, selbst etwas zu posten. Das können Nachrichten zu einem Arbeitsprojekt genauso sein wie ein Posting am virtuellen „Schwarzen Brett“ des Intranets, wenn jemand sein altes Auto verkaufen möchte.

Soziale Interaktion 

Der Name „Social Intranet“ deutet schon darauf hin, dass es sich um eine Kombination aus Social Media und Intranet handelt. Es bedeutet, dass ein Intranet auch Funktionen zur sozialen Interaktion besitzt. Das bedeutet, dass die Beschäftigten optional die Möglichkeit haben können, Beiträge zu liken, Feedback zu geben und zu kommentieren. Ebenso können Kolleginnen und Kollegen in Artikeln oder Kommentaren getaggt werden, um auf wichtige relevante Inhalte oder Kommentare hinzuweisen. 

Moderne Social Intranets beinhalten zudem meist eine Chat-Funktion. Mitarbeitende können sich darin entweder mit einer Kollegin oder einem Kollegen oder mit einer Gruppe von Kolleg:innen austauschen. Und das Ganze passiert nicht nur in Echtzeit sondern auch datenschutzkonform, im Gegensatz zu DSGVO-konformen Chat-Plattformen, die nicht DSGVO-konform sind und nicht über das interne Netzwerk laufen.

Zusammenarbeit

Gute Social-Intranet-Lösungen bieten auch ein Ticketsystem oder andere Werkzeuge für ein effizientes Projektmanagement. Darin kann eine ausgewählte Gruppe an Beschäftigten Projekte und Aufgaben im Auge behalten, priorisieren und effizient abarbeiten. In diesem Tool besteht normalerweise ebenfalls die Möglichkeit, eine Aufgabe zu besprechen, Feedback zu geben, nachzufragen und zu kommentieren.

Feedback

Das Social Intranet ist auch der optimale Ort, um die Mitarbeitenden zu wichtigen Themen direkt zu befragen - sei es, wenn es um das Ziel des nächsten Betriebsausflugs geht oder um eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit. Keine Zettel können verloren gehen und alle Beschäftigten erfahren von dieser Möglichkeit, auch wenn diese beispielsweise im Außendienst unterwegs sind. Zudem kann bei Bedarf die Anonymität der Teilnehmer und Teilnehmerinnen gewährleistet werden. Gute Umfragetools in Social Intranets erlauben zudem auch gleich die Auswertung der Ergebnisse mit wenigen Klicks. Umfragemodule sind ein sehr wertvolles Instrument zur Förderung des Engagements und der Motivation der Mitarbeitenden.

Schließlich ist das Social Intranet der perfekte Ort, um Ideen von Mitarbeitenden zu sammeln. Beschäftigte können sich so aktiv einbringen. Das Sammeln von Ideen kann über das Social Intranet darüber hinaus auch promotet werden. Es kann zum Beispiel jährlich die beste Idee mit einem Preis prämiert werden. Zur Kommunikation solcher Aktionen bietet das Intranet ebenfalls die ideale Plattform.

Anerkennung und Wertschätzung im Intranet zeigen

Die Vorteile der internen Kommunikation im Social Intranet

In der heutigen digitalen Arbeitswelt spielt die interne Kommunikation eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Ein Social Intranet ist hierbei ein wertvolles Werkzeug, um die Zusammenarbeit und den Informationsfluss ("The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies" McKinsey, 2012) innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. MItarbeiterkommunikation im Social Intranet bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Betriebe und ihre Beschäftigten:

Zentrale Informationsquelle & konsistente interne Kommunikation

Das Social Intranet fungiert als zentrale Plattform, auf der relevanten Informationen und Ressourcen von und für die Mitarbeitenden verfügbar sind. Beschäftigte müssen nicht verschiedene Quellen durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden. Die Beschäftigten erhalten konsistente Informationen und können aktiv Rückfragen stellen, was Missverständnisse reduziert und Zeit spart.

Verbesserter Informationsfluss & Feedback

Durch eine Social-Intranet-Lösung wird nicht nur sichergestellt, dass alle Beschäftigten Zugang zu wichtigen Informationen haben, sondern dass auch Kommentare und Rückfragen schnell verfügbar sind. Das reduziert Missverständnisse und gewährleistet, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem neuesten Stand ist – unabhängig davon, ob sie gerade vorm Desktop im Büro sitzen oder nicht.

Verbesserte Zusammenarbeit

Social Intranets bieten eine ganze Reihe von Werkzeugen wie Ticketsysteme, Raum für Diskussionen und Befragungen und fördern dadurch die Zusammenarbeit zwischen Teams, selbst wenn diese geografisch getrennt sind.

Effizienzsteigerung

Durch die Verbesserung der Kommunikationswege können Aufgaben schneller koordiniert und durchgeführt werden. Dies führt zu einer effizienteren Arbeitsweise und spart Zeit.

Optimale Erreichbarkeit von Nachrichten

Wichtige Ankündigungen, Feedback oder Diskussionen erreichen die Mitarbeitenden in Echtzeit, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Denn über die App und mithilfe von Push-Nachrichten oder E-Mails direkt aus dem Intranet sind die Beschäftigten auch unterwegs immer bestens informiert.

Steigerung der Motivation und des Engagements der Mitarbeitenden

Wenn die Mitarbeitenden sehen, dass ihre Meinung gehört wird, führt dies zu höherer Zufriedenheit und Motivation.

Förderung der Unternehmenskultur und des Mitarbeiterengagements

Ein gut gestaltetes Social Intranet stärkt die Unternehmenskultur und das Engagement der Beschäftigten. Seine sozialen Features bieten Teilnahme-Möglichkeiten und Platz für Anerkennung. Dies erleichtert die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen.

Stärkung des Gemeinschaftsgefühls

Die sozialen Funktionen des Intranets tragen zur Förderung eines Gemeinschaftsgefühls bei. Mitarbeitende können sich leichter vernetzen und auch über Abteilungen und Standorte hinweg austauschen, was auch das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt.

Erhöhte Transparenz

Anders als der Klatsch in der Kaffeeküche oder Zigarettenpause ist die interne Kommunikation im Social Intranet transparent und vertrauenswürdig.

Flexibilität & Mobilität

Da viele moderne Social-Intranet-Lösungen cloudbasiert sind und eine mobile Nutzung über eine App anbieten, ermöglichen sie überall den Zugriff auf wichtige Informationen – egal ob im Homeoffice oder unterwegs. Diese Mobilität erhöht die Flexibilität der Beschäftigten.

Sicherheit & Kontrolle

Ein Social Intranet bietet Sicherheit für vertrauliche Unternehmensinformationen durch Zugriffskontrollen und ausgeklügelte Berechtigungseinstellungen.

Anpassungsfähigkeit & Skalierbarkeit

Eine gute Social-Intranet-Lösung lässt sich leicht anpassen und skalieren, um den wachsenden Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht zu werden.

Fazit

Interne Kommunikation über das Social Intranet verbessert also nicht nur die Information, das Wissen und Verständnis der Mitarbeitenden, sondern auch ihre Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen. Sie trägt auch zu einer Effizienzsteigerung und positiveren Unternehmenskultur bei. Insgesamt hilft eine effektive interne Kommunikation über das Social Intranet dabei, dass ein Unternehmen agiler wird und seine Ziele besser erreicht.

Thomas Gottwald

Seit über 35 Jahren als Berater in der IT-Branche tätig, Spezialist für Software Entwicklung und Interface Design, Gründer der Artware Multimedia (später umbenannt in KenCube) GmbH