Die Social Intranet Software für KMU & Organisationen
Durch verbesserte Kommunikation das Engagement und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden stärken
Was sind die wichtigsten Aufgaben einer Social Intranet Software?
Die Social Intranet Software von KenCube deckt drei zentrale Einsatzbereiche ab, die den Arbeitsalltag in Unternehmen und Organisationen spürbar vereinfachen.
Informationen teilen.
- News, Ankündigungen & Team-Updates nachhaltig weitergeben
- Firmenkalender bereitstellen & Terminbuchungen ermöglichen
- Einzel- & Gruppenchats für schnellen Austausch einsetzen
- Mit Social Features Feedback erhalten und das Engagement fördern
Wissen ablegen & finden.
- Eine Wissensbasis für Know-how & Qualitätsmanagement schaffen
- Vorlagen, Bilder & Dokumente strukturiert ablegen & bereitstellen
- Die Organisationsstruktur abbilden und Kolleg:innen finden
- KI-Integration & praktische Such- und Filtermöglichkeit
Services bereitstellen.
- Digitale Formulare nutzen, Aufgaben verteilen, Tickets bearbeiten
- Abstimmungen & Umfragen durchführen, Richtlinien abzeichnen
- Interne Beschaffungsvorgänge digitalisieren & optimieren
- Persönliche Dokumente über die eBox an Mitarbeitende zustellen
- E-Learning für rasches Onboarding & regelmäßige Überprüfungen
- Whistleblower-Tool für anonyme Hinweise (Hinweisgebersystem)
Social Intranet Software für KMU: Warum sich die Investition schnell rechnet
Die Social Intranet Software als Wachstumsplattform für kleine und mittlere Unternehmen
Viele Social Intranet Lösungen am Markt richten sich primär an Großkonzerne, mit entsprechenden Lizenzkosten und langen Implementierungszyklen. KenCube wählt bewusst einen anderen Weg: Die Social Intranet Software ist modular aufgebaut und lässt sich auch in KMU und mittelständischen Unternehmen innerhalb weniger Wochen produktiv nutzen.
Dabei ist der Funktionsumfang nicht kleiner, sondern anders gedacht: KenCube bietet einen umfangreichen Baukasten, aus dem jedes Unternehmen seine eigene Mischung zusammenstellen kann. Alle praktischen Features sind bereits im Standard enthalten. Der Schlüssel zum Erfolg eines Intranets liegt darin, die eigenen Mitarbeitenden ins Boot zu holen und für die Plattform zu begeistern. Genau deshalb setzt KenCube auf große Funktionsvielfalt als Flatrate.
Schneller Return on Investment für KMU
Eine Social Intranet Software zahlt sich für KMU schnell aus: Keypersonen werden entlastet, weil Informationen nicht mehr per E-Mail oder Zurückruf verteilt werden müssen. Dokumentiertes und auffindbares Wissen reduziert Fehler und verkürzt Einarbeitungszeiten. Kommunikationswege werden kürzer, Entscheidungen schneller. Schon eine Stunde pro Mitarbeitenden pro Monat, die durch das Intranet eingespart wird, ergibt auch bei kleineren Lizenzgrößen einen deutlich spürbaren Produktivitätsvorteil.
Wichtige Vorteile der Social Intranet Software für KMU:
- Alle Kernfunktionen im Standard enthalten, schrittweise aktivierbar
- Transparente Flatrate-Lizenzierung ohne komplexe Enterprise-Verträge
- Schneller Rollout ohne lange IT-Projektphasen, meist innerhalb weniger Wochen produktiv
- DSGVO-konformes Intranet aus einer Hand, ohne zusätzliche Cloud-Komponenten außerhalb der EU
- Ein direkter Ansprechpartner vom Vertrieb bis zum Support
- Entlastung von Keypersonen und spürbar weniger Rückfragen im Tagesgeschäft
Damit positioniert sich die Social Intranet Software von KenCube als Intranetlösung für KMU mit vollem Funktionsumfang zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis.
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Welche Kriterien sind für den Betrieb einer Social Intranet Software in der EU maßgeblich?
EU-Hosting und digitale Souveränität als neuer Standard
Interne Kommunikation und Wissensverteilung sind geschäftskritisch. Wer seine Social Intranet Software bei einem Hyperscaler außerhalb der EU betreibt, unterliegt dem CLOUD Act und damit einem potenziellen Zugriff durch externe Behörden. Für ein DSGVO-konformes Intranet ist EU-Hosting deshalb heute keine Option mehr, sondern Pflicht. KenCube betreibt die Social Intranet Software ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU. Das ist vertraglich fixiert und durch technisch-organisatorische Maßnahmen abgesichert. Tägliche Backups und laufende Systemüberwachung gewährleisten einen stabilen und geschützten Betrieb.
Datenverarbeitung, Rollen und Compliance im Social Intranet
Die Social Intranet Software verarbeitet bewusst nur interne Unternehmensinhalte und Kommunikation, nicht aber besondere Kategorien personenbezogener Daten. Rollen, Rechte und Berechtigungskonzepte sind feingranular einstellbar. Ausgewählte Aktionen werden protokolliert, um Vorgänge bei Bedarf nachvollziehen zu können. Damit erfüllt die Social Intranet Software die Anforderungen von Datenschutz-Folgenabschätzungen und interner Compliance-Prüfungen in europäischen Unternehmen.
Wichtige Kriterien für den Betrieb einer Social Intranet Software in der EU
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung in ISO 27001-zertifizierten EU-Rechenzentren
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO inklusive
- Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert und regelmäßig geprüft
- Keine Weitergabe an Drittländer, kein CLOUD-Act-Risiko
- Digitale Souveränität: volle Kontrolle über Daten, Infrastruktur und Anbieterwahl innerhalb der EU
- Souveräner IT-Betrieb, unabhängig von Big-Tech-Konzernen
- Flexibles Rechtesystem zur Steuerung der Schreib- und Leserechte
- Transparente Protokollierung ausgewählter Aktionen für Nachvollziehbarkeit
- Nutzbar auf Standardgeräten, BYOD-kompatibel
- Datensynchronisation mit bestehenden Systemen (z. B. Active Directory)
- Persönliche Betreuung und Schulungen aus Europa
News, Ankündigungen & Team-Updates
Mit der Social Intranet Software Informationen teilen & alle auf dem Laufenden halten
Die Social Intranet Software ist die zentrale Plattform für aktuelle Unternehmensinformationen. Ob Mitteilungen aus der Geschäftsleitung, Ankündigungen von Projekten oder Updates aus den Teams – alle bleiben informiert.
Inhalte können bei Bedarf gepinnt oder als Breaking News gekennzeichnet werden. Je nach Benachrichtigungseinstellung erhalten Mitarbeitende Updates per E-Mail, Push-Benachrichtigung oder in gesammelter Form als Digest-Mail.
Wichtige Kommunikationsaufgaben einer Social Intranet Software:
- Unternehmensweite News & Ankündigungen veröffentlichen
- Aufbau einer digitalen „Firmenzeitung“
- Rundschreiben & Erfolgsmeldungen teilen
- Firmenstrategie, Benefits & Unternehmenskultur kommunizieren
- Inhalte pinnen oder als Breaking News hervorheben
- Lesebestätigungen einholen & dokumentieren
- KI-gestützte Redaktions-Tools zur Unterstützung nutzen
- Versand von Digest-Mails oder Push-Benachrichtigungen
Firmenkalender & Terminbuchungen
Im Social Intranet Termine organisieren und Buchungen verwalten
Das Social Intranet bietet flexible Firmenkalender für verschiedene Themenbereiche wie Schulungen, Veranstaltungen, Gesundheit oder interne Abläufe. Termine können als Einzel- oder Serientermine angelegt und wahlweise in einer Kalender- oder Listenansicht dargestellt werden.
Über das integrierte Buchungssystem lassen sich Anmeldungen zu Seminaren, Firmenfeiern oder Gesundheitsterminen einfach verwalten. Für besonders wichtige Termine kann eine Lesebestätigung eingeholt werden. Gesteuerte Zugriffsrechte, Synchronisation mit externen Kalendern und eine übersichtliche Darstellung sorgen für eine reibungslose Organisation.
Praktische Features für Firmenkalender & Terminbuchungen im Social Intranet:
- Thematische Firmenkalender anlegen (z. B. Schulungen, Events, Gesundheit)
- Einzel- und Serientermine erfassen
- Integriertes Anmeldesystem für Veranstaltungen & Seminare
- Übersichtliche Verwaltung von Zu- und Absagen
- Synchronisation mit externen Kalendern (z. B. Outlook, Google)
- Wöchentlicher interner E-Mail-Newsletter für kommende Veranstaltungen
Einzel- & Gruppenchats
Im Social Intranet DSGVO-konform kommunizieren
Das Social Intranet bietet einen datenschutzkonformen Chat für den schnellen und effizienten Austausch im Unternehmen – eine sichere Alternative zu E-Mail oder SMS. Die Nutzung ist sowohl im Browser als auch mobil über die Mitarbeiter-App möglich, inklusive Unterstützung für private Geräte (BYOD).
Sowohl Einzel- als auch Gruppenchats ermöglichen eine direkte und zielgerichtete Kommunikation. Gruppen lassen sich intuitiv erstellen und verwalten, die Bedienung orientiert sich an bekannten Messenger-Diensten. Bilder, Anhänge und Emojis sorgen für eine moderne und interaktive Nutzung.
Wichtige Social-Intranet-Features für den internen Chat:
- DSGVO-konforme & sichere Kommunikation im Unternehmen
- Wahl zwischen Einzel- und Gruppenchats
- Nutzung im Browser & mobil über die Mitarbeiter-App
- Unterstützung für private Geräte (BYOD)
- Intuitive Bedienung wie bei modernen Messenger-Diensten
- Versand von Bildern, Anhängen & Emojis
- Direkte Verknüpfung mit Beiträgen, Dokumenten & Videos
- Zugriff & Freigabe der Chatfunktion individuell steuern
Strukturierte Ablage von Wissen & Know-how
Im Social Intranet Wissen zentral sichern & schnell verfügbar machen
Das Social Intranet fungiert als digitale Wissensplattform. Handbücher, Anleitungen und Richtlinien sind jederzeit abrufbar, wichtige Änderungen können abgezeichnet und mit Lesebestätigungen dokumentiert werden. Onboarding-Unterlagen erleichtern neuen Mitarbeitenden den Einstieg.
Gleichzeitig sorgt die zentrale Wissensablage im Social Intranet dafür, dass wertvolles Know-how im Unternehmen bleibt – auch dann, wenn Schlüsselkräfte ausscheiden.
Vorteile und Features für eine erfolgreiche Wissensablage im Social Intranet:
- Platz für Wissen, Know-how, Recherchen
- Handbücher & Anleitungen (Qualitätsmanagement)
- Onboarding-Unterlagen für neue Mitarbeitende
- Wichtige Änderungen & Richtlinien abzeichnen
- Lesebestätigungen einfordern und dokumentieren
- Versionierung der Inhalte inkl. Versionsvergleich
- Redaktionelle Unterstützung durch KI-Tools
- Präzise Lese- und Schreibrechte steuern
- Inhalte verschlagworten durch Tagging
- Intelligente Such- und Filtermöglichkeiten
- Feedback & Verbesserungsvorschläge einholen
Volltextindizierte Dokumentenablage
Im Social Intranet Dokumente gezielt bereitstellen und finden
Das Social Intranet ermöglicht eine strukturierte Ablage von Dokumenten, Vorlagen und Dateien. Durch Tagging, Versionierung und präzise Berechtigungen bleiben Inhalte übersichtlich, aktuell und sicher. Eine leistungsstarke Volltextsuche erleichtert das Auffinden von Dokumenteninhalten. Bei Bedarf ist auch die Synchronisation mit externen Quellen möglich.
Wichtige Funktionen der Dokumentenablage im Social Intranet:
- Dokumente, Vorlagen & Dateien strukturiert ablegen
- Tagging für thematische Zuordnung und Querverweise
- Suche mit Volltextindizierung der Dokumenteninhalte
- Versionierung zur Nachverfolgung von Änderungen
- Präzise Lese- und Schreibrechte steuern
- Synchronisation mit externen Quellen und Dateisystemen
- Intelligente Such- und Filtermöglichkeiten
Kolleg:innen & Organisationsstruktur
Im Social Intranet die Unternehmensstruktur transparent abbilden
Das Social Intranet macht die gesamte Organisationsstruktur sichtbar – von der Unternehmensleitung über Abteilungen bis zu einzelnen Standorten. Ein dynamisches Organigramm zeigt hierarchische Ebenen, Verantwortlichkeiten und Zugehörigkeiten und kann bei Bedarf auch gedruckt werden.
Personenkarten mit Kontaktdaten, Funktionen und Qualifikationen erleichtern die Suche nach Fachwissen im Unternehmen. Raumpläne, ein integrierter Einzel- und Gruppenchat sowie eine Schnellsuche sorgen für schnelle Orientierung und direkte Kommunikation.
Die Anlage der Personen kann mit externen Systemen synchronisiert werden, und die Anmeldung erfolgt komfortabel über Single Sign-on (SSO).
Wichtige Social Intranet Features zu "Kolleg:innen & Organisationsstruktur":
- Hierarchischer Aufbau der Firmenstruktur
- Darstellung von Standorten, Abteilungen & leitenden Funktionen
- Beschreibungen der Unternehmensbereiche
- Dynamisches Organigramm mit Druck- und Exportfunktion
- Personenkarten mit Kontaktdaten & Zuständigkeiten
- Qualifikationen und Skills über Tags kennzeichnen
- Raumpläne für Orientierung am Standort
- Synchronisation mit externen Systemen (z.B. MS Azure, Google WS)
- Anmeldung über Single Sign-on (SSO) über IdP
- Integrierter Einzel- und Gruppenchat
- Schnellsuche für Personen & Zuständigkeiten
Digitale Formulare & interne Serviceanfragen
Im Social Intranet Anfragen stellen und Abläufe digital steuern
Das Social Intranet ermöglicht die einfache Nutzung digitaler Formulare und interner Serviceanfragen in allen Unternehmensbereichen. Mitarbeitende können Krankmeldungen oder Urlaubsanträge direkt an HR senden, IT-Helpdesk-Tickets einreichen oder Schadensmeldungen mit Foto übermitteln. Auch Ideen und Verbesserungsvorschläge lassen sich unkompliziert erfassen und zentral im Social Intranet verwalten.
Jedes abgeschickte Formular erstellt automatisch ein Ticket, das dem zuständigen Team zugewiesen wird. Rückfragen können direkt im Ticket gestellt und beantwortet werden, wodurch Prozesse im Social Intranet transparent und nachvollziehbar bleiben. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb der verantwortlichen Teams, gesteuert nach Verfügbarkeit und Zuständigkeit.
Wichtige Social-Intranet-Features für digitale Formulare & interne Serviceanfragen:
- Krankmeldungen & Urlaubsanträge direkt an HR senden
- Ideen- & Verbesserungsvorschläge im Social Intranet erfassen
- IT-Helpdesk-Tickets & Schadensmeldungen einreichen
- Unterschiedliche Ticketkanäle mit individuellen Eingabemasken erstellen
- Automatische Ticketerstellung beim Absenden des Formulars
- Verantwortlichkeiten innerhalb der Teams nach Verfügbarkeit steuern
- Rückfragen direkt im Ticket stellen & beantworten
Abstimmungen & Umfragen
Mit dem Social Intranet Feedback einholen und Meinungen sichtbar machen
Das Social Intranet bietet einfache Möglichkeiten, Feedback und Meinungen direkt von Mitarbeitenden einzuholen. Schnellumfragen sind ein praktisches Mittel, um Stimmungen sichtbar zu machen und Entscheidungen auf eine breitere Basis zu stellen. Abstimmungen können direkt in Beiträge integriert werden und auch mehrere Fragenblöcke enthalten. Die Teilnahme erfolgt wahlweise anonym oder personalisiert.
Praktische Features für Umfragen & Abstimmungen im Social Intranet:
- Feedback & Meinungen von Mitarbeitenden einholen
- Anonyme oder personalisierte Teilnahme ermöglichen
- Steuerbares Teilnahme-Zeitfenster
- Demografische Angaben erfassen
- Fragen nach Wichtigkeit bewerten
- Filteroptionen, Benchmark- & Portfolio-Analysen
- Ergebnisse datenschutzgerecht auswerten
- Datenexport für externe Weiterverarbeitung
Whistleblower-Tool
Im Social Intranet ein Hinweisgebersystem mit anonymen Postfächern bereitstellen
Ein integriertes Whistleblower-Modul ermöglicht das datenschutzkonforme und anonyme Melden von Missständen und Vorfällen im Unternehmen. Hinweise werden über anonyme Postfächer eingereicht, die zuständigen Personen oder Teams erhalten bei Posteingang automatisch eine Benachrichtigung.
Die Postfächer ermöglichen im Bedarfsfall die weitere, anonyme Kommunikation mit den Hinweisgeber:innen – etwa für Rückfragen oder Statusabfragen. Bei der Bearbeitung der Meldungen wird das Whistleblower-Team durch einen gesetzeskonformen Workflow im Rahmen der vorgeschriebenen Reaktionsfristen unterstützt.
- Anonyme Hinweisgeber-Postfächer für vertrauliche Meldungen
- Benachrichtigung des zuständigen Whistleblower-Teams bei Posteingang
- Workflow-Unterstützung gemäß der gesetzlich vorgegebenen Antwortzeiten
- Anonyme Einsicht in das Postfach zur Statusabfrage und weiteren Kommunikation
Social Intranet Software auswählen: Worauf KMU beim Vergleich achten sollten
Die wichtigsten Entscheidungskriterien für eine zukunftsfähige Intranetlösung
Die Auswahl einer Social Intranet Software ist eine strategische Entscheidung für die nächsten fünf bis zehn Jahre. Mitarbeitende müssen die Plattform täglich nutzen, Inhalte müssen migrierbar bleiben und der Anbieter muss langfristig verfügbar sein. Entscheidend ist auch, wie breit der Funktionsumfang bereits im Standard ausfällt und wie flexibel sich die Intranetlösung an die eigenen Abteilungen, Teams und Prozesse anpassen lässt.
Ein maßgeschneidertes Intranet entsteht selten durch aufwändige Sonderentwicklungen, sondern durch einen klugen Baukasten. Aus einem großen Pool an Kernfunktionen wählt jedes Unternehmen seine eigene Mischung. Neue Features lassen sich später schrittweise aktivieren, ohne dass ein zweites IT-Projekt aufgesetzt werden muss. Genau diese Flexibilität hält das Intranet lebendig und begeistert Mitarbeitende dauerhaft.
Für KMU besonders relevant: Eine Social Intranet Software sollte ohne Berater live gehen können. KenCube stellt dafür strukturierte Onboarding-Pakete und deutschsprachigen Support bereit. Zudem ergänzt die integrierte Mitarbeiter-App das Social Intranet um mobile Reichweite, gerade für Non-Desk-Workers in Produktion, Handel, Pflege und Handwerk.
Checkliste: Social Intranet Software im Vergleich:
- Ist der Funktionsumfang bereits im Standard groß genug, um unterschiedliche Abteilungen zu begeistern?
- Lässt sich die Intranetlösung modular konfigurieren und schrittweise um weitere Features erweitern?
- Können einzelne Bereiche eigene Inhalte, Formulare und Abläufe ohne IT-Unterstützung gestalten?
- Ist die Preisgestaltung transparent nach dem Flatrate-Prinzip statt mit Einzelmodul-Aufschlägen?
- Gibt es eine Mitarbeiter-App für Non-Desk-Workers ohne Aufpreis?
- Wie schnell ist die Intranetlösung produktiv: Wochen oder Monate?
- Ist die Social Intranet Software in der EU gehostet und AVV-konform?
- Unterstützt der Anbieter einen DSGVO-konformen Rollout mit fertigen Vorlagen und Dokumentation?
KenCube kennenlernen
Gerne stellen wir euch unsere Social Intranet + Mitarbeiter-App Software in einer unverbindlichen Online-Demo vor.
Bei Interesse schalten wir euch auch den Zugang zu einer kostenlosen Testversion frei.
Was ist eine Social Intranet Software?
Eine Social Intranet Software ist eine interne digitale Plattform, die Kommunikation, Wissensmanagement und Zusammenarbeit in einem Unternehmen bündelt. Sie kombiniert klassische Intranet-Funktionen wie Dokumentenablage und News mit Social-Features wie Kommentaren, Likes und Umfragen und vernetzt so Mitarbeitende, Abteilungen und Standorte über eine zentrale Oberfläche.
Was kann eine Social Intranet Software im Vergleich zu einem klassischen Intranet?
Eine Social Intranet Software geht über das klassische Intranet hinaus, indem sie interaktive Elemente wie Kommentare, Likes, Gruppen und Chats integriert. Mitarbeitende konsumieren Inhalte nicht nur, sondern wirken aktiv mit. Zusätzlich bietet eine Social Intranet Software eine Mitarbeiter-App und mobile Zugänge und erreicht so auch Non-Desk-Workers.
Ist eine Social Intranet Software DSGVO-konform?
Eine Social Intranet Software ist DSGVO-konform, wenn sie in EU-Rechenzentren gehostet wird, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt und die technisch-organisatorischen Maßnahmen dokumentiert sind. Die KenCube Social Intranet Software wird ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU betrieben und ist damit für ein DSGVO-konformes Intranet ausgelegt.
Für welche Unternehmensgröße eignet sich eine Social Intranet Software?
Eine Social Intranet Software eignet sich grundsätzlich für jede Unternehmensgröße. Entscheidend ist, wie modular die Intranetlösung aufgebaut ist. KenCube ist bewusst auf KMU und mittelständische Unternehmen zugeschnitten und lässt sich innerhalb weniger Wochen produktiv einsetzen, während Enterprise-Anbieter oft mehrmonatige Einführungsprojekte erfordern.
Wie lange dauert die Einführung einer Social Intranet Software?
Die Einführung einer Social Intranet Software dauert bei KenCube typischerweise vier bis acht Wochen, abhängig vom Umfang der Datenmigration und der gewünschten Integrationen. Die Intranetlösung enthält fertige Vorlagen für News, Dokumentenablage, Formulare und Umfragen und kann von den Fachabteilungen ohne IT-Großprojekt konfiguriert werden.
Was kostet eine Social Intranet Software für KMU?
Die Kosten einer Social Intranet Software hängen von Nutzerzahl und gewähltem Umfang ab. KenCube bietet transparente, KMU-taugliche Preismodelle nach dem Flatrate-Prinzip: Alle Kernfunktionen des Social Intranets sind im Standard enthalten und können schrittweise aktiviert werden. Ebenfalls inkludiert sind die mobile Mitarbeiter-App sowie DSGVO-konformes EU-Hosting mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Gerne stellen wir euch die Software in einer Demo vor und erstellen ein individuelles Angebot.
Warum profitieren Unternehmen von einer Social Intranet Software?
Die Social Intranet Software schafft Klarheit und Orientierung im Unternehmen
Verbinden. Informieren. Zusammenarbeiten. Als digitales Mitarbeiterportal stärkt die Social Intranet Software den Austausch, den Zusammenhalt und die Unternehmenskultur. Mit Pinnwand, Kommentaren, Likes und Umfragen wird das Engagement gefördert und die Mitarbeiterbindung nachhaltig gestärkt.
Modular, DSGVO-konform und EU-gehostet: Die Social Intranet Software von KenCube ist die zentrale interne Plattform für digitale Kommunikation, Wissen und Zusammenarbeit. Sie wird ausschließlich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in der EU betrieben und ist auf die Anforderungen von KMU, mittelständischen Unternehmen und Organisationen in Europa zugeschnitten.
Zwei Produkte in einer Softwarelösung: KenCube ist sowohl über Desktop-Browser als auch über die mobile Mitarbeiter-App nutzbar, siehe auch: Mitarbeiter-App