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Dokumente

Vorlagen, Preislisten, Unterlagen, Protokolle, Richtlinien, Formulare, Vereinbarungen uvm. volltextindiziert bereitstellen und bei Bedarf rasch finden

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Strukturierte Ablage der Dokumente mit Kurzbeschreibung

Dokumente zentral bereitstellen

Rascher Zugriff auf wichtige Dateien und Unterlagen

Wichtige Dokumente wie PDFs, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien können strukturiert in frei wählbaren Ordnerstrukturen abgelegt werden. Zusatzinformationen wie Anzeigename, Kurz- und Langbeschreibung verbessern die Übersichtlichkeit und erleichtern das Auffinden relevanter Inhalte.

  • Vielfältige Dateiformate
  • Hierarchische Ablage
  • Zusatzinformationen
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Strukturierte Ablage der Dokumente mit Kurzbeschreibung

Dokumente optimal verwalten

Mehr Überblick durch Vorschaubilder und Meta-Daten

Vorschaubilder werden automatisch aus den ersten beiden Seiten eines Dokuments generiert, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Meta-Daten wie Autor, Anzeigedauer oder Gültigkeit lassen sich einfach verwalten. Zusätzlich können externe Materialien wie Bilder oder Vorlagen als Attachments hinzugefügt werden.

  • Automatische Vorschaubilder
  • Meta-Daten verwalten
  • Zusätzliche Attachments
S P E

Mehr Überblick durch Vorschaubilder und Meta-Daten
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Volltextindizierung: Dokumente werden auch über Ihren Inhalt gefunden

Dokumente schnell finden

Effiziente Suche und komfortable Anzeige

Dank der Volltextindizierung werden Dokumente nicht nur über den Namen, sondern auch über ihren Inhalt in der Powersuche gefunden. Der integrierte PDF-Viewer ermöglicht das direkte Lesen von PDF-Dokumenten im Intranet, ohne diese zuvor herunterladen zu müssen.

  • Volltextindizierung
  • Schnell auffindbar
  • Direkte PDF-Anzeige
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Volltextindizierung: Dokumente werden auch über Ihren Inhalt gefunden

Dokumentenablage mit Versionierung

Effiziente Bereitstellung von Dateien mit automatischer Versionskontrolle

Die automatische Versionierung ermöglicht den Zugriff auf frühere Dokumentversionen und sorgt für Nachvollziehbarkeit. Die Check-In/Check-Out-Funktion verhindert Bearbeitungskonflikte, während der Korrekturmodus kleinere Anpassungen ohne neue Versionierung erlaubt.

  • Wiederherstellbarkeit
  • Check-In/Check-Out
  • Korrekturmodus
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Versionierung der Dokumenten-Beiträge mit Check-Out-Funktion
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Austausch fördern und wertvolles Feedback einholen

Reaktionen & Kommentare

Austausch fördern und wertvolles Feedback einholen

Mitarbeitende können zu Dokumenten Kommentare abgeben, Feedback teilen und sich aktiv an Diskussionen beteiligen. So wird der Austausch gefördert, das Engagement gesteigert und wertvolles Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung der Dokumente gesammelt.

  • Direkte Interaktionsmöglichkeit
  • Mitarbeitende aktiv einbinden
  • Wertvolles Feedback erhalten
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Austausch fördern und wertvolles Feedback einholen

Benachrichtigen & Abzeichnen

Infos zu Änderungen erhalten und bestätigen

Mitarbeitende werden über neue Dokumente oder Änderungen direkt im Intranet sowie per Push- oder E-Mail-Benachrichtigung informiert. Lesebestätigungen stellen sicher, dass relevante Inhalte zur Kenntnis genommen wurden. Zusätzlich können Dokumente oder ganze Abschnitte beobachtet werden, um bei Änderungen automatisch benachrichtigt zu werden

  • Mitarbeitende benachrichtigen
  • Lesebestätigungen einholen und überprüfen
  • Dokumente beobachten
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Wichtige Änderungen abzeichnen lassen
KI-Chatbot beantwortet Fragen zu Beiträgen und Dokumenteninhalten
KI-Chatbot beantwortet Fragen zu Beiträgen und Dokumenteninhalten

KI-Integration

Smarte Unterstützung für Zusammenfassungen und inhaltliche Fragen

Redakteur:innen können auf Knopfdruck Zusammenfassungen eines Dokuments erstellen und diese als Teaser für die Vorschau bereitstellen. Nutzer:innen haben die Möglichkeit, über die Chatfunktion inhaltliche Fragen zum Dokument zu stellen. Besonders bei längeren Dokumenten bietet dies eine zeitsparende Alternative zum aufwändigen Durchlesen.

  • Automatische Zusammenfassungen
  • KI-Chat für inhaltliche Fragen
  • Userspezifische Freigabe der KI-Tools
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KI-Chatbot beantwortet Fragen zu Beiträgen und Dokumenteninhalten
KI-Chatbot beantwortet Fragen zu Beiträgen und Dokumenteninhalten
Video: Inhalte erstellen im KenCube Intranet

Nächstes Feature ansehen: Tagging

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