Tipps & Tricks der internen Kommunikation: Mit News Ziele erreichen

Die Ausgangssituation

Besonders in Zeiten, in denen Remote-Arbeit und dezentrale Teams zur neuen Normalität geworden sind, gewinnt das Social Intranet als zentrale Kommunikationsplattform an Bedeutung. Gefestigt wird seine Position als wichtigstes Mittel der Unternehmenskommunikation durch die Kombination vieler Eigenschaften, die diesem Medium zu eigen sind – wie die Möglichkeit zur Interaktivität der Mitarbeitenden oder das Verbreiten moderner Medien wie Videos. Unternehmens-News können damit nicht nur informieren, sondern mitunter auch unterhalten.

In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen bei der Verbreitung von Neuigkeiten und welche Rolle das Social Intranet dabei spielt. Wir beleuchten sowohl die strategische Planung als auch die kreative Umsetzung von News-Beiträgen, damit der Inhalt gelesen, verstanden und bei Bedarf umgesetzt wird. Denn das gezielte Teilen von Information kann einem Unternehmen dabei helfen, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Leistung zu steigern und Ziele zu erreichen.

Ein Social Intranet motiviert die Belegschaft und hilft dabei Ziele zu erreichen

Arten von Neuigkeiten

Neuigkeiten transparent, verlässlich und rechtzeitig mithilfe des Social Intranets an die Belegschaft weiterzuleiten, ist ein wichtiger Faktor für das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen. Es ist eine Form der Anerkennung und Respekt, die Beschäftigten aufzuklären, weiterzubilden und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich einzubringen. Es stärkt ihr Verantwortungsfühl, ihre Identifikation mit dem Unternehmen und ihr Engagement. Nicht zuletzt können News auch dazu genutzt werden, um herausragende Leistungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hervorzuheben. Dies stärkt das Gefühl der Wertschätzung und fördert die Motivation der Belegschaft.

Es gibt viele verschiedene Arten von Nachrichten, die im Unternehmen verteilt werden müssen und das teilweise mit hoher Dringlichkeit zum Beispiel:

• Strategische Unternehmenskommunikation und Unternehmensupdates umfassen sowohl informative als auch direktive Inhalte. Sie dient dazu, das Unternehmen zu lenken. Sie klärt über wichtige Entscheidungen, Änderungen der Geschäftsführung, strategische Ausrichtungen, u.ä. auf.
• Sicherheitsupdates können wichtige Informationen zur Sicherheit am Arbeitsplatz, Updates zu Sicherheitsprotokollen oder Notfallpläne sein.
• Krisenkommunikation können Nachrichten über einen Unfall in der Produktion ebenso sein wie ein Schwelbrand im Serverraum. Es kann Neuigkeiten geben, die mit höchster Dringlichkeit an die Mitarbeitenden verteilt werden müssen.
• Produkt- und Service-Updates umfassen die Einführung neuer Produkte oder Services sowie deren Neuerungen oder Verbesserungen.
• Mitarbeiter- und Team-News sind Informationen über Neueinstellungen und Beförderungen ebenso wie Teamveränderungen oder besondere Leistungen von Mitarbeitern.
• Branchennachrichten beinhalten relevantes Geschehen in der Branche, das direkten oder indirekten Einfluss auf das Unternehmen oder seine Kunde haben kann.
• Schulungen und Entwicklungsangebote enthalten Informationen über bevorstehende Schulungen, Workshops oder Kurse zur Weiterbildung.
• Soziale Veranstaltungen und Teambuilding sind beispielsweise Ankündigungen von Firmenveranstaltungen, sozialen Treffen oder Teambuilding-Aktivitäten.
• „Soft News“ sind praktische Nachrichten für die Mitarbeitenden ohne strategische Relevanz. Dabei handelt es sich um Informationen wie Menü- oder den Dienstpläne, die ebenfalls über das Social Intranet verbreitet werden können.

Vorteile von Neuigkeiten im Social Intranet

Die Verteilung von Neuigkeiten über ein Social Intranet bietet zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen:

1. Zentrale Anlaufstelle

Mit dem Social Intranet hat das Unternehmen eine offizielle und zentrale Plattform und Anlaufstelle für Unternehmensnachrichten, auf der alle Fäden zusammenlaufen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, dass sie dort jederzeit aktuelle Informationen und Ressourcen finden können.

2. Aktualität und Flexibilität

Im Social Intranet können Neuigkeiten jederzeit in Echtzeit veröffentlicht und aktualisiert werden. Dadurch haben die Mitarbeitenden unabhängig von Standort oder Arbeitszeit Zugang zu den neuesten Informationen. Das ist besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mit Mitarbeitenden relevant, die nicht immer am Desktop arbeiten (wie im Handel oder der Produktion). Mitarbeiterzeitungen wurden meist monatlich oder quartalsweise veröffentlicht. Das bedeutete, dass Informationen bei Erscheinen oft schon veraltet waren.

3. Multimediale Inhalte

Im Intranet können auch multimediale Inhalte, wie Videos, interaktive Grafiken, Animationen und Verlinkungen integriert werden. Das macht die Informationen interessanter und attraktiver als althergebrachte Verbreitungsmethoden und erhöht die Aufmerksamkeit. Neuigkeiten können dadurch nicht nur informieren, sondern oft auch unterhalten. Die Möglichkeit Dokumente anzuhängen, erleichtert die Übermittlung komplexer oder umfangreicher Informationen.

Feedback geben und aktiv an Diskussionen teilnehmen

4. Interaktivität und Engagement

Ein weiterer Vorteil des Social Intranets ist die Möglichkeit der Mitarbeitenden zur sozialen Interaktion und Beteiligung. News im Social Intranet ermöglichen sofortige Interaktionen wie Rückfragen, Feedbacks, Likes oder Umfragen. Diese Interaktivität fördert eine klare, unmissverständliche Kommunikation und Zugehörigkeitsgefühl.

5. Abzeichnen von Nachrichten

Ein besonders wichtiges Feature von modernen Social-Intranet-Lösungen ist die Lesebestätigung. Sie hebt wichtige Neuigkeiten hervor und dokumentiert, wer sie zur Kenntnis genommen hat. Ein gutes Social Intranet schickt zudem auch automatisch E-Mail- oder Push-Nachrichten an alle Adressaten. Gerade bei sicherheitsrelevanten Updates, Compliance-Mitteilungen oder dringenden Nachrichten erhöht dies die Chance, dass wichtige Artikel wirklich gelesen werden.

Wichtige Informationen gezielt kommunizieren und bestätigen lassen

6. Top-Down und Bottom-up Kommunikation

Der große Vorteil des Social Intranets im Vergleich zu vielen anderen Kommunikationsmitteln ist, dass es Top-Down-Kommunikation (Information der Geschäftsführung und dem Management an die Belegschaft) genauso ermöglicht wie Bottom-up-Kommunikation (Informationen von der Belegschaft an das Management). Das kann in Form von Ideensammlungen zu bestimmten Themen, Umfragen, u.v.m. passieren.

Top-down-Kommunikation ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen eine klare, einheitliche Richtung verfolgt. Bottom-up-Kommunikation ist wichtig, da sie die Basis für eine offene Unternehmenskultur schafft, in der Mitarbeitende sich einbringen und ihre Ideen teilen. Dies fördert die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit ebenso wie die Innovationsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens.

7. Aufbewahrung

In einem Intranet werden alle veröffentlichten Neuigkeiten automatisch archiviert. Anschließend können sie bei Bedarf von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit nachgeschlagen werden. Das hilft zum Beispiel neuen Beschäftigten, sich schneller einzuarbeiten und dient als wertvolle Quelle unternehmensrelevanter Informationen.

8. Zugänglichkeit und Erreichbarkeit

Während eine Mitarbeiterzeitung physisch verteilt werden musste, sind News im Intranet für die relevante Zielgruppe jederzeit und überall zugänglich. Das erleichtert das Teilen von Neuigkeiten in Teams. Dabei können Zugriffsrechte gesteuert werden, sodass nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu bestimmten Informationen haben.

9. Zeitersparnis und Effizienz

Unterm Strich reduzieren automatischen Hinweise, Erinnerungen und Nachverfolgungen den Aufwand. Die Mitarbeitenden müssen nicht persönlich kontaktiert und informiert werden, erhalten Informationen rechtzeitig und können bei Bedarf unmittelbar Rückfrage halten.

10. Kosten und Umweltfaktoren

Der Druck und die Verteilung von internen Zeitungen sind aufwendig, kostspielig und umweltbelastend durch den Verbrauch von Papier und Druckmaterialien. Nachrichten im Social Intranet verbrauchen keine physischen Materialien, was kosteneffizient und umweltfreundlich ist.

Diese Vorteile machen das Social Intranet zu einem entscheidenden Mittel für wirksame interne Kommunikation. Es wird das nicht nur die Informationsverteilung verbessert, sondern auch die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung stärkt. Unternehmen profitieren von einer schnelleren und effektiveren Kommunikation, die bei der richtigen Verwendung auch beim Erreichen der Unternehmensziele hilft.

Wer profitiert von News im Social Intranet

Prinzipiell können alle Abteilungen und Ebenen eines Betriebs Interesse daran haben, Neuigkeiten im Unternehmen zu verteilen. Die Geschäftsleitung möchte die strategische Unternehmenskommunikation übernehmen. Die Kommunikationsabteilung ist hauptverantwortlich für die Erstellung von Inhalten und stellt sicher, dass die Kommunikation klar und konsistent ist. Die Personalabteilung ist für die Verbreitung Mitarbeiter-bezogener Nachrichten wie Personalveränderungen oder Schulungsprogrammen zuständig. Die IT-Abteilung muss Informationen bei technologischen Neuerungen bereitstellen. Die Marketingabteilung kann über neue Produkte, Kampagnen und Erfolge informieren. Der Vertrieb teilt gerne seine Verkaufserfolge.

Abteilungsübergreifende Projektteams können sich im Social Intranet Aufgaben aufteilen, priorisieren und systematisch abarbeiten. Zudem kann über Projekte, deren Fortschritt oder die Überwindung besonderer Herausforderungen berichtet werden.

Je mehr Mitarbeitende das Social Intranet anspricht und deren arbeitsrelevante Interessen oder Informationen abbildet, desto erfolgreicher ist es. Denn je breiter und vielfältiger die Themen sind, die im internen Netzwerk zu finden sind, desto größer ist die Zahl der Leute, die von Intranet angesprochen werden. Ideal ist es, Inhalte für alle ins Intranet zu stellen - vom Dienstplan des Reinigungspersonals über Steuerupdates für die Buchhaltung bis zum Projektfortschritt für das Management.

Vorteile gut informierter Mitarbeitender

Gut informierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringen einem Betrieb eine ganze Reihe an Vorteilen unter anderem:

• Erhöhung der Mitarbeitermotivation: Wissen über Unternehmensziele und -erfolge steigert die Motivation und das Engagement.
• Effizienzsteigerung: Gut informierte Mitarbeiter können effizienter arbeiten, da sie verstehen, wie ihre Arbeit in das größere Unternehmensziel passt.
• Förderung der Unternehmenskultur: Regelmäßige Kommunikation stärkt das Gemeinschaftsgefühl und unterstützt eine positive Arbeitskultur. 
• Verbesserung der Entscheidungsfindung: Mitarbeitende, die über relevante Informationen verfügen, können fundiertere Entscheidungen treffen.
• Reduzierung von Unsicherheiten und Gerüchten: Klare und regelmäßige Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Gerüchte zu minimieren.
• Förderung der Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende, die informiert sind und sich wertgeschätzt fühlen, sind eher geneigt, langfristig im Unternehmen zu bleiben.

Erfolgsmessung

Der Erfolg von News-Beitragen im Social Intranet kann wesentlich besser und einfacher gemessen werden als bei anderen Instrumenten der Newsverbreitung, wie zum Beispiel bei der Mitarbeiterzeitung, dem traditionellen Intranet oder E-Mails. Dazu können verschiedene Kriterien herangezogen werden - hier eine kleine Auswahl von Metriken zur Erfolgsmessung:  

Leseraten

Zugriffszahlen geben darüber Aufschluss, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Beitrag tatsächlich geöffnet und gelesen haben. Hohe Zugriffszahlen können auch ein Indikator für das Interesse an einem bestimmten Thema sein.

Engagement-Metriken

Im Social Intranet lässt sich leicht eruieren, wie viele und welche Kommentare ein News-Beitrag erhalten hat. Eine hohe Interaktionsrate deutet auf eine starke Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hin. Likes und Reaktionen bieten schnelle Feedback-Optionen und eine Möglichkeit mit niedriger Hemmschnelle für Beschäftigte, ihre Meinung zu Neuigkeiten auszudrücken.

Umsetzung von Handlungsaufforderungen

Bei besonders wichtigen Neuigkeiten mit Lesebestätigung ist natürlich die Anzahl der Bestätigungen relevant für die Erfolgsmessung. Newsbeiträge können aber auch Handlungsanforderungen beinhalten oder ein Ticket mit einer zu erledigenden Aufgabe enthalten. Das können Aufforderungen zur Teilnahme an einer Umfrage oder Schulung oder zum Erledigen einer Aufgabe sein. Hier zählt, ob diesen Aufforderungen nachgekommen wird.

Gern wird das Feedback der Belegschaft mithilfe von Umfragen im Social Intranet eingeholt. Erfolgsraten sind hier sofort sichtbar. Moderne Intranet-Systeme haben zudem Tools zur Analyse der Ergebnisse integriert. Auch das Social Intranet selbst kann verbessert werden, indem das Unternehmen eine Umfrage zu seiner Relevanz und Qualität durchführt.

Auswirkungen auf die Unternehmenskultur

Ein Faktor der Erfolgsmessung ist die Verbesserung des Informationsstandes und des Engagements der Mitarbeitenden. Wird eine bestimmte, offene, serviceorientierte Unternehmenskultur auch online vorgelebt, so beeinflusst dies auch das Verhalten des Teams. Das Social Intranet hat einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur und das Kommunikationsverhalten im Betrieb.

Erreichung von Unternehmenszielen

Ultimativ kann der Erfolg der Neuigkeiten im Social Intranet daran gemessen werden, wenn die kommunizierten Ziele erreicht werden - das können Umsatzziele genauso sein wie beispielsweise das Sparen der Energiekosten oder der Erfolg von Projekten.

Durch die Kombination dieser Kriterien können Unternehmen eine umfassende Bewertung der Leistung ihrer Nachrichten im internen Netzwerk erreichen. Diese Analyse hilft nicht nur dabei, die Inhalte kontinuierlich zu verbessern, sondern auch die Kommunikationsstrategien effektiver zu gestalten, um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten informiert sind.

Fazit

Eine effektive Verbreitung von Neuigkeiten über das Social Intranet bietet zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Methoden der Informationsmethoden wie Mitarbeiterzeitung, herkömmlichen Intranet-Lösungen oder E-Mail-Verteilerlisten. Das betrifft sowohl die Schnelligkeit, Transparenz, Reichweite als auch die Interaktivität von Social-Intranet-Lösungen. Eine rechtzeitige und klare Information der Mitarbeitenden auf diesem Weg kann auch wesentlich zur Motivation der Mitarbeitenden beitragen. Sie vertieft die Beziehung der Belegschaft zum Unternehmen und hilft beim Erreichen der Ziele.

Heidi Dantine

Heidi ist verantwortlich für das Marketing von KenCube. Wenn sie nicht neues Marketingmaterial erstellt, tauscht sie sich gern mit Kunden aus und findet mit KenCube Lösungen für deren Herausforderungen in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.