Warum Mitarbeiter-Apps unverzichtbar sind

Mitarbeiter-App: Alle Vorteile des Social Intranets und mehr

In diesen Fällen sorgen Mitarbeiter-Apps für Abhilfe. Gute Intranet-Systeme können User auch über eine Mitarbeiter-App bedienen. Mit einer zeitgemäßen, qualitativ hochwertigen App für das Intranet haben die User Zugriff auf die gleichen Informationen und Funktionen, die im Social Intranet eines Unternehmens zur Verfügung stehen.

Das bedeutet, dass Mitarbeitende nicht nur auf wichtige Unternehmensinformationen zugreifen können, sondern auch an informellen Kommunikationskanälen teilnehmen, Aufgaben verwalten und Kalenderfunktionen nutzen können. Somit haben alle Beschäftigten in der App unabhängig von ihrem Standort und ihrer Abteilung Zugang zu den wichtigen Informationen sowie den Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit, die ein modernes Social Intranet bietet. Wenn das Intranet also über eine Mitarbeiter-App verfügbar ist, genießt eine Firma und ihre Beschäftigten eine Vielzahl von Vorteilen, die die Information, Kommunikation, das Wissensmanagement, die Mitarbeiterbindung und Effizienz erheblich verbessern.

Auch die Menüführung ist in der App gleich. Das kommt vor allem Mitarbeitenden zugute, die das Intranet abwechselnd über den Browser und über die App nutzen, denn sie finden sich in beiden Fällen sofort leicht zurecht. Zudem sind echte Mitarbeiter-Apps für den mobilen Gebrauch am Smartphone oder Tablet optimiert. Dies macht die App zu einem umfassenden Werkzeug, das den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Mitarbeiter-App vs. Intranet via Browser am Mobilgerät

Klar, man kann ein Intranet mobil auch über den Browser am Smartphone nutzen. Beschäftigte brauchen nicht unbedingt eine App, damit sie das Firmen-Intranet abrufen können. Aber eine gute Mitarbeiter-App bietet zusätzliche Vorteile, die bei der Bedienung des Intranets im Browser nicht verfügbar sind.

Einer der wichtigsten Vorteile ist die Erreichbarkeit in dringenden Fällen. Die Mitarbeiter-App kann zum Beispiel bei wichtigen oder dringenden Neuigkeiten Push-Benachrichtigungen an die Mitarbeitenden schicken. Mitarbeitende können so jederzeit in Echtzeit über wichtige Ereignisse oder Sicherheitswarnungen informiert werden. Dieses Feature ist nicht verfügbar, wenn die App nicht genutzt wird.

Alle Benachrichtigungen zentral im Blick behalten

Mitarbeiter-Apps können auch auf privaten Smartphones oder Tablets installiert werden, wenn das Unternehmen es zulässt (BYOD: bring your own device). Es ist für die App-Nutzung weder eine (Firmen-)E-Mail-Adresse noch ein Firmenhandy notwendig. Dabei bietet eine solide App eine biometrische Authentifizierung, sodass auch wirklich nur die richtige Person Zugriff auf das Intranet hat. Das garantiert, dass keine unerlaubten Personen auf interne Daten zugreifen. Die Anmeldung auf der App ist damit sicher und benutzerfreundlich. Dies erhöht die Akzeptanz und Nutzung einer Mitarbeiter-App bei den Beschäftigten erheblich.

Praktische Spezialfunktionen der Mitarbeiter-App

Die Verwendung der Mitarbeiter-App im Gegensatz zur mobilen Verwendung des Intranets im Browser ist aber auch sinnvoll, weil man auf der App angemeldet bleibt. Im Gegensatz dazu müssen sich die User bei der Verwendung des Social Intranets über den Browser auf einem Mobilgerät jedes Mal neu anmelden. Das ist umständlich und mindert die Verwendungsbereitschaft.

Ein weiterer praktischer Vorteil ist, Kolleginnen oder Kollegen direkt aus der App nur durch ein leichtes Tippen auf den Touchscreen einfach erreichen zu können. Zudem es Mitarbeitenden möglich, Fotos von Schäden, Merchandising oder ähnlichem am Handy zu knipsen und gleich direkt in der App über den Chat oder ein Ticket ins Büro zu schicken. Außerdem können User der App bei Veranstaltungen ihre digitale Visitkarte mit QR-Code via Smartphone ganz unkompliziert mit Geschäftspartnern teilen. 

Experten-Tipp

Um den Erfolg und die Akzeptanz der Mitarbeiter-App von Beginn an zu gewährleisten, wird empfohlen, im Unternehmen eine Art Ombudsstelle einzurichten. Diese Ombudsstelle besteht aus einer Person oder einem kleinen Team im Unternehmen, die sich mit der App auskennen. Die Stelle hilft dabei, die Anfangshürden bei der App-Installation und -Bedienung zu überwinden. Darüber hinaus bietet sie Support zu allen Fragen rund um die App und ihre Installation auf (privaten) Smartphones oder Tablets. Die Ombudsstelle kann aber auch Fragen rund um Sicherheit und Datenschutz bei der App-Verwendung beantworten und so Bedenken ausräumen.

Bessere Erreichbarkeit

Ein zentraler Vorteil der Mitarbeiter-App ist schlichtweg die bessere Erreichbarkeit der Mitarbeitenden. Mit einer App kann die Belegschaft überall und jederzeit auf wichtige Informationen, Dokumente und Daten zugreifen. Mitarbeitende können Nachrichten und gesammeltes Wissen auch abrufen, wenn sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sitzen. Dies ist besonders für Vertriebs-, Produktions-, Filial- oder Außendienstmitarbeiter nützlich, aber auch für Beschäftigte, die sich gerade nicht vor dem Computer befinden. Die App ermöglicht es ihnen, auch außerhalb des Büros produktiv zu bleiben und wichtige Informationen in Echtzeit abzurufen.

Das ist zum Beispiel auch bei wichtigen Sicherheitsmeldungen oder bei Ereignissen entscheidend, die außerhalb der Arbeitszeit oder während einer Dienstreise passieren. So trägt die Mitarbeiter-App unter Umständen zur Sicherheit der Beschäftigten bei.

Information und Kommunikation

Die Verwendung von einer Mitarbeiter-App verbessert die interne Kommunikation erheblich. Die App ermöglicht es, wichtige Informationen schnell und effizient zu verbreiten und sicherzustellen, dass alle betroffenen Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand sind. Offizielle Nachrichten können alle erreichen – egal ob es sich um die Einladung zu einer Firmenveranstaltung handelt oder um eine Erfolgsnachricht aus dem Unternehmen. Mitarbeitende können unabhängig von ihrem Standort leicht miteinander kommunizieren. Dies ist zum Beispiel in Branchen hilfreich, in denen Beschäftigte häufig unterwegs sind, wie im Vertrieb oder in der Pflege. Aber auch der informelle Austausch unter den Kolleginnen und Kollegen wird ermöglicht, was beispielsweise bei mehreren Standorten oder Länderorganisationen eines Unternehmens interessant ist. Beschäftigte können sich auch im Chat oder Gruppenchat miteinander unterhalten.

Ein Social Intranet motiviert die Belegschaft und hilft dabei Ziele zu erreichen

Verbesserte Zusammenarbeit

Ein großer Vorteil von Social Intranets samt Mitarbeiter-Apps ist die Möglichkeit, alle Kolleginnen und Kollegen samt ihren beruflichen Kontaktdaten einsehen und erreichen zu können - und das unabhängig von Standort, Abteilung oder Land, in dem sich Mitarbeitende gerade befinden. In der Mitarbeiter-App können berufliche Kontaktdaten schnell gefunden und direkt Kontakt aufgenommen werden, sei es per Chat, Telefon oder E-Mail. Mitarbeitende können über die App nicht nur kommunizieren oder Informationen teilen. Sie können auch Wissen in Beiträgen bereitstellen und über das Ticketsystem gemeinsam übersichtlich an Projekten und Aufgaben arbeiten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und fördert den Austausch von Informationen und Know-how innerhalb des Unternehmens. 

Zentralisierte Ressourcen

Eine Mitarbeiter-App eines Social Intranets dient als zentraler Hub für alle wichtigen Unternehmensressourcen. Dokumente, Schulungsmaterialien, Handbücher und andere wichtige Informationen sind jederzeit und überall zugänglich. Dies spart den Mitarbeitenden Zeit und Mühe, da sie nicht mehr nach Informationen suchen müssen, die verstreut oder schwer zugänglich sind. Eine zentralisierte Ressourcenbibliothek fördert die Zusammenarbeit, da alle Mitarbeitenden Zugang zu denselben Informationen haben.

Förderung der Teamarbeit

Das Social Intranet zusammen mit der Mitarbeiter-App bietet verschiedene Funktionen, die die Teamarbeit fördern. Dazu gehören Chat-Funktionen, eigene Bereiche für einzelne Teams und Projektmanagement-Tools. Diese Funktionen ermöglichen es den Mitarbeitenden, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und Projekte gemeinsam zu bearbeiten. Durch die Förderung der Teamarbeit können Projekte schneller und effizienter abgeschlossen werden, was letztendlich zu einer höheren Produktivität führt.

Transparenz und Engagement

Der Zugriff auf das Intranet über die Mitarbeiter-App erhöht die Transparenz und das Engagement der Non-Desk-Mitarbeitenden. Durch regelmäßige Updates und Mitteilungen können die Beschäftigten stets auf dem Laufenden gehalten werden. So entsteht ein Gefühl der Zugehörigkeit und Verbundenheit. Zudem können Umfragen und Feedback-Funktionen dazu beitragen, die Meinungen und Ideen der Mitarbeitenden einzuholen, was wiederum die Zusammenarbeit, Wertschätzung und das Vertrauen stärkt.

Flexibilität und Mobilität

In einer zunehmend mobilen Welt ist es wichtig, dass Mitarbeitenden auch von unterwegs aus auf wichtige Informationen und Tools für die Zusammenarbeit zugreifen können. Eine Mitarbeiter-App bietet diese Flexibilität, da sie auf Smartphones und Tablets optimal genutzt werden kann. Dies ermöglicht den Beschäftigten, auch außerhalb des Büros produktiv zu sein und mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

Mitarbeiterbindung

Eine gut gestaltete Mitarbeiter-App kann die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen verbessern. Durch bessere Information und Kommunikation im Social Intranet gewinnen Mitarbeitende interessante Einblicke in ihren Arbeitgeber und fühlen sich stärker mit dem Unternehmen verbunden. Nachrichten über Ziele und Erfolge des Unternehmens tragen zu Verständnis, Vertrauen und Loyalität bei. Dies fördert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch das Engagement der Mitarbeiter. Zusätzlich bietet die Mitarbeiter-App den Beschäftigten eine Reihe von Möglichkeiten sich einzubringen. Sie können auf diesem Weg Feedback geben, Ideen einreichen und Inhalte kommentieren oder aktualisieren.

Viele Unternehmen befragen ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu verschiedenen Themen. Das reicht von Stimmungsumfragen bis zur Wissensabfrage nach Schulungsvideos. Durch die Mitarbeiter-App können hier wirklich alle Beschäftigten eingebunden und angehört werden. Dies stärkt die Mitarbeiterbindung und die Identifikation mit dem Arbeitsgeber.

Kosten und Zeit sparen

Durch das einfache und effiziente Teilen von Informationen und Wissen werden Zeit und Kosten gespart. Die gleichen Informationen müssen nicht von unterschiedlichen Personen immer und immer wieder recherchiert werden, sondern können einfach per Mausklick abgerufen werden. Einfache Projektmanagement-Tools wie ein Ticketsystem erlauben eine unkomplizierte, transparente und effiziente Zusammenarbeit. Auch Prozesse innerhalb des Unternehmens müssen nicht wiederholt erklärt werden, sondern werden einmal ins Intranet gestellt und können dann auch über die App jederzeit per Mausklick abgerufen werden. So kann eine gut genutzte Mitarbeiter-App erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen mit sich bringen. 

Durch die Vereinfachung von Prozessen und die Reduktion von Kommunikationsbarrieren können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. Der Return on Investment (ROI) für solche Lösungen ist hoch, da die Einsparungen in der Regel die Kosten für die Implementierung und Wartung der App übersteigen.

Thomas Gottwald

Seit über 35 Jahren als Berater in der IT-Branche tätig, Spezialist für Software Entwicklung und Interface Design, Gründer der Artware Multimedia (später umbenannt in KenCube) GmbH