Was ist ein Social Intranet? Antworten auf die 12 wichtigsten Fragen

1. Ziele: Was ist ein Social Intranet und wozu dient es?

Eine moderne Social-Intranet-Lösung verbessert die Kommunikation, Motivation und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Sie vermittelt neben Wissen und interessanten Einblicken in das Unternehmen auch die Unternehmenskultur. In diesem Beitrag haben wir über 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Tipps für die Implementierung von Intranetlösungen gesammelt. Er ist eine praktische Guideline, was ein Social Intranet ist, was eine gute Lösung ausmacht und was es zu berücksichtigen gilt.

Zeitgemäße Intranet-Lösungen, auch „Social Intranets“ genannt, sind ideal, Mitarbeitende zu erreichen und mit Informationen und arbeitsrelevantem Wissen zu versorgen. Sie sind das ideale Transportmittel, um Unternehmensziele, Ergebnisse, Richtlinien, Benefits und vieles mehr bekannt zu machen. Zudem schaffen sie die perfekte Möglichkeit, die Belegschaft einzubeziehen, ihr Wertschätzung entgegenzubringen und gleichzeitig die Unternehmenskultur zu vermitteln.

Ein Social Intranet fördert Interaktivität und Zusammenarbeit

Unternehmen erreichen damit auch jene Mitarbeitende, die nicht oder nicht immer an einem Desktop-Arbeitsplatz in der Firmenzentrale arbeiten. Denn innovative Social-Intranet-Lösungen sind meist auch für die mobile Nutzung via App auf Smartphones und Tablets adaptiert (oft Mitarbeiter-App genannt). So kann überall auf arbeitsrelevante Informationen zugegriffen werden, am Weg zum Kunden genauso wie in der Produktionshalle. 

Ein Social Intranet ist für alle da. Prinzipiell können alle Abteilungen darauf zugreifen. Es können aber auch Informationen gezielt mit einzelnen Personen oder Gruppen in eigens dafür geschaffenen Bereichen geteilt werden.

Die Plattform hilft aber auch durch die Vernetzung der Mitarbeitenden untereinander. Das ist sehr vorteilhaft, vor allem wenn es etwa mehrere Standorte zu vernetzen gibt oder Mitarbeitende nicht immer anwesend sind, wie dies bei Beschäftigten im Außendienst oder Home-Office der Fall ist.

2. Der soziale Aspekt: Was ist „social“ am Social Intranet?

Der Name „Social Intranet“ ist eine Mischung aus Intranet und Social Media. Der große Unterschied zum althergebrachten Intranet ist, dass es keine reine Top-Down-Kommunikation gibt und dass Mitarbeitende aktiv involviert sein können.

Die Belegschaft kann sich in einem Social Intranet auf verschiedene Weise selbst aktiv einbringen. Sie können Beiträge liken und kommentieren. Sie können im internen Ticketsystem zusammen an Projekte arbeiten und gemeinsam Aufgaben lösen. In manchen Bereichen können sie eventuell sogar selbst posten, zum Beispiel am digitalen Schwarzen Brett des Social Intranets. Sie können unter Umständen auch ihr eigenes Profil bearbeiten und ergänzen. Oft gibt es in Social-Intranet-Lösungen auch einen firmeninternen Chat, in dem sie sich bei Bedarf mit Kolleginnen und Kollegen austauschen können. 

Anerkennung und Wertschätzung im Intranet zeigen

3. Grundlagen: Wann funktioniert ein Social Intranet?

Die Antwort kann man im Wesentlichen grob in sechs Bereiche aufteilen:

Commitment

Entscheidend ist, dass die Geschäftsführung hinter dem Projekt Intranet steht. Der Sinn und Nutzen des Social Intranets sollte klar kommuniziert werden, ebenso dessen Bedeutung für das Erreichen der Unternehmensziele. Je mehr die Führungsebene mit gutem Beispiel voran geht, das Social Intranet selbst aktiv nutzt, desto eher wird ihr die Belegschaft folgen.

Verantwortliche

Zudem braucht ein Social Intranet Verantwortliche, die für die Erstellung der Inhalte in den einzelnen Abteilungen und das Einpflegen der Inhalte verantwortlich sind. Das kann eine einzelne Person, verschiedene Personen aus unterschiedlichen Abteilungen oder ein Team einer Abteilung (zum Beispiel der Kommunikationsabteilung) sein.

Inhalte

Ein Social Intranet kann seine Rolle am besten erfüllen, wenn es interessante und relevante Inhalte enthält. Es wird bedeutender, wenn es Beiträge für alle Gruppen innerhalb des Unternehmens bereitstellt. So können Studien oder Marktdaten für die Geschäftsführung genauso hochgeladen werden wie Schichtpläne für das Reinigungspersonal. Ein gutes Social Intranet verfügt über ein flexibles Berechtigungssystem, das Inhalte bedarfsorientiert für die jeweils passenden Gruppen freischalten kann.

Interaktivität

Interaktivität ist hilfreich. Können sich die Beschäftigten einbringen, steigt die Akzeptanz einer solchen Lösung. Je mehr sich die Mitarbeitenden am Social Intranet beteiligen, desto abwechslungsreicher und interessanter wird es.

Hosting festlegen 

Beabsichtigt man ein Social Intranet zu lancieren, muss das Hosting festgelegt werden. Dabei wird entschieden, wo die firmeneigene Intranet-Lösung liegen soll. Die beliebteste Variante ist dabei das sogenannte "Cloud Managed"-Hosting. Dabei wird das Intranet vom Provider der Intranet-Lösung gehostet werden. Dies erfolgt bei qualitativ hochwertigen Intranet-Anbietern beispielsweise in einem ISO-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum, das der Intranet-Betreiber ausgewählt hat. Dort ist für Firewall, Intrusion Detection Systeme, Sicherungskopien und viele weitere Sicherheitsvorkehrungen gesorgt. Als Kunde braucht man sich in diesem Fall um nichts mehr zu kümmern.

Es gibt dann auch noch das sogenannte "On Premises"-Hosting. Dabei hostet der Kunde das Intranet auf einem eigenen Server. Das kann entweder in-house oder in einem ausgewählten Serverzentrum passieren. Dabei muss selbst für alle Sicherheitsmaßnahmen gesorgt werden. Dies ist wesentlich aufwendiger und kostspieliger. 

Alle an Board holen

Am besten das Social Intranet enthält nicht nur trockene „harte Fakten“, sondern bildet auch das ab, was früher in den Rauchpausen oder an der Kaffeemaschine besprochen wurde. Im Idealfall ist es eine Kombination aus Nachrichten aus dem Board-Meeting und informellen Gesprächen unter Mitarbeitenden. Das ist gerade auch dann interessant, wenn Beschäftigte an mehreren Standorten, im Außendienst oder nicht immer im Büro sind und somit Informationen leicht verpassen können.

4. Voraussetzungen: Was ist wichtig bei der Planung eines Social Intranets?

Die erste Voraussetzung für den Erfolg des Social Intranets ist, dass alle Mitarbeitenden das Intranet erreichen können, auch wenn sie unterwegs oder im Home-Office sind. Das Social Intranet sollte also auch als App am Smartphone oder Tablet verfügbar sein. Das bedeutet, jeder Mitarbeiter sieht wichtige Nachrichten, auch wenn er nicht vor dem Computer sitzt.

Experten-Tipps:

• Erfahrungsgemäß ist es ratsam, eine technikaffine Person im Unternehmen als Ombudsfrau oder –mann für das Social Intranet auszuwählen. Diese hilft dabei weniger technikaffinen Mitarbeitenden bei der Überwindung technischer Hürden und kann Fragen beantworten.
• Vorteilhaft ist es auch, wenn das Social Intranet so eingestellt ist, dass es sich beim Einloggen der User automatisch öffnet. Am besten bleibt es dann während des Arbeitens geöffnet. 
• Es ist hilfreich, verschiedene Anknüpfungspunkte zu schaffen, die die Mitarbeitenden über den Tag hindurch aus den verschiedenen Bereichen begleiten - sei es für eine Chat-Nachrichten, den Menüplan oder um eine Aufgabe von der To-Do-Liste zu erledigen. Die Nutzung des Social Intranets wird so zur Selbstverständlichkeit.

5. Einführung: Wie funktioniert die Implementierung eines Social Intranets?

Der Implementierungsprozess hängt zum einen vom Unternehmen und seiner Größe ab und zum anderen davon, wie gut ein Unternehmen schon weiß, womit das Social Intranet gefüllt wird. Es ist von Vorteil, wenn eine Person oder ein kleines Team im Unternehmen verantwortlich für die Einrichtung ist. Meist sind das Personen aus Marketing, Kommunikation, IT, Personalabteilung oder Geschäftsleitung.

In einem weiteren Schritt ist es hilfreich, Personen im Unternehmen auszuwählen, die für gewisse Inhalte oder Bereiche des Social Intranets verantwortlich sind. Das müssen nicht unbedingt immer jene Leute sein, die die Beiträge schreiben. Es sind eher jene Leute, die einen Plan entwerfen, welche Inhalte zu welchen Zeitpunkt im Social Intranet veröffentlicht werden sollen. Diese Personen kümmern sich dann in weiterer Folge darum, dass die passenden Kolleginnen und Kollegen rechtzeitig den gewünschten Content liefern, der das Intranet befüllt.

Und schließlich sollte das Berechtigungssystem festgelegt werden. Damit wird definiert, wer im Unternehmen Zugang zu welchen Bereichen hat.

6. Inhalte & Funktionen: Welche Funktionen bietet ein Social Intranet? 

Ein erfolgreiches Social Intranet beinhaltet oft eine Mischung an verschiedenen Inhalten, die die Mitarbeitenden ansprechen, begeistern und für sie nützlich sind. Die Funktionen können von Intranet zu Intranet variieren und an den Bedarf des Unternehmens angepasst sein. Aber es gibt durchwegs ein paar Funktionen, die in vielen Intranet-Lösungen eine wichtige Rolle spielen:

Neuigkeiten

Eine der wichtigsten Funktionen ist das Versorgen der Belegschaft mit Neuigkeiten. Das können die letzten Umsatzergebnisse oder Richtlinien genauso sein wie Unternehmensziele, Prämienprogramme, Produktlancierungen oder Schichtpläne. Sinnvoll ist auch eine Möglichkeit, wichtige Neuigkeiten mit einer Lesebestätigung zu versehen und damit sicherzustellen, dass sie gelesen werden.

Ein Social Intranet verbreitet in Echtzeit Neuigkeiten an die Belegschaft

Wissen

Neben der Kommunikation von Neuigkeiten ist das Bereitstellen von Wissen in den meisten Social Intranets ein wichtiges Thema. In jeder Firma gibt Regeln, Anleitungen, Handbücher, QM-Dokumente oder Material, das bereits recherchiert wurde. Das kann bis zum Onboarding Bereich gehen, den New Hires durchlaufen müssen. Es ist sinnvoll, all diese Inhalte im Intranet abzulegen und den Mitarbeitenden zugänglich zu machen.

Bei heiklen Inhalten, die nicht für alle bestimmt sind, können diese in Bereichen des Intranets abgelegt werden, auf die nur bestimmte Mitarbeitende oder Gruppen Zugang haben.

Kalender

Die Kalenderfunktion spielt ebenfalls in vielen Social-Intranet-Lösungen eine wichtige Rolle. Firmenkalender im Social Intranet können für verschiedenste Anlässe und Zwecke verwendet werden, wie zum Beispiel für Veranstaltungen, Facility Management, Meetings, Redaktionspläne, Messen oder Weiterbildungen.

Ticketsystem

Eine Social-Intranet-Lösung kann auch ein Ticketsystem beinhalten. Wozu dient das? Ein Ticketsystem ist ein einfaches Tool, um Aufgaben im Auge zu behalten, zu priorisieren und abzuarbeiten. Es erleichtert und strukturiert dabei die Kommunikation in und zwischen den Abteilungen. Ein Ticketsystem ermöglicht weiters ein Ideenmanagement. Es ermöglicht, Ideen im Unternehmen zu sammeln, zu bewerten und gegebenenfalls umzusetzen. Ticketsysteme können sehr breite Einsatzbereiche haben – von der Schadensmeldung bis zur Produktentwicklung.

EIn Ticketsystem ermöglicht es, Aufgaben im Auge zu behalten und abzuarbeiten

Mitarbeitenden

Ein weiteres Kernstück jedes Social Intranets sind die Mitarbeitenden selbst. Es stellt die Personen samt ihrer Funktion, ihrem Aufgabenbereich und ihren beruflichen Kontaktdaten vor. Damit ist der Grundstein für einen konstruktiven Austausch und eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Unternehmen gelegt. Das Social Intranet bildet in vielen Fällen darüber hinaus die Organisation und Struktur eines Unternehmens ab, das kann bis zu Raum- bzw. Sitzplänen gehen.

Mehrsprachigkeit per Mausklick

In vielen Unternehmen gibt es Mitarbeitende, deren Muttersprache von der Unternehmenssprache abweicht. Leser:innen wie Redakteur:innen eines Social Intranets stelt das vor eine schwierige Aufgabe. Denn ein Intranet mehrsprachig zu führen ist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Abhilfe schaffen hier integrierte Übersetzungsfuntionen wie die Anbindung an den maschinellen Übersetzungsdienst DeepL. Damit können entweder die Redakteur:innen oder die User:innen selbst automatische, KI-gestützte Übersetzungen erstellen. Inhalte können so mit einem Klick in andere Sprachen übersetzt (wahlweise noch überarbeitet) und anschließend von allen gut verstanden werden.

Chat

Social Intranets haben oft eine Chat-Funktion. Der Chat bietet in einer Regel eine DSGVO-konforme Möglichkeit, dass zwei Mitarbeitende (Einzelchat) oder eine Gruppe (Gruppenchat) in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Darüber hinaus ist der Chat ein ausgezeichnetes Tool, um auf Inhalte innerhalb oder außerhalb der Unternehmensplattform hinzuweisen.

Sichere Kommunikation innerhalb des Unternehmens im Chat des Social Intranets

Newsletter und Digest-Mails

Es ist vorteilhaft, wenn die Inhalte des Social Intranets in regelmäßigen, automatisch vom Social Intranet versendeten Newslettern promotet werden. Dies gewährleistet, dass Beschäftigte nach Krankenstand oder Urlaub Neuigkeiten praktisch aufbereitet nachlesen können und niemand etwas Wichtiges verpasst.

7. Datenschutz: Was ist zu berücksichtigen?

Dass ein Social Intranet datenschutzkonform und an die lokale Gesetzgebung angepasst sein muss, ist selbstverständlich. Der sorgfältige und verantwortungsvolle Umgang mit dem Datenschutz sollte auch allen Usern klar sein. In der Regel gilt: Je weniger persönliche Daten verarbeitet werden, desto besser. Betriebsratskonforme Social-Intranet-Lösungen verarbeiten in der Regel nur sehr wenige personenbezogene Daten.

Aber wie auch immer der Datenschutz gehandhabt wird, ist eine offene und verständliche Information der Mitarbeitenden wichtig. Die User werden am besten klar darüber informiert, welche Daten im Social Intranet verarbeitet werden und was damit geschieht. Dabei können die Datenschutzinformationen ganz einfach direkt im Intranet eingeblendet oder abgerufen werden.

Obwohl an dieser Stelle gesagt werden muss, dass eine Rückführung spezifischer Personendaten in einem Social Intranet oft gar nicht möglich ist, da oft die meisten User dieselbe IP-Adresse verwenden. Das bedeutet, der Datenschutz im Social Intranet ist nicht so gefährdet, wie dies bei einer Einzelperson der Fall ist, die im Internet surft. Auch hier kann eine transparente Kommunikation einen Beitrag zum Erfolg der Plattform leisten.

Je mehr Vertrauen die User in die Social-Intranet-Plattform haben, desto mehr werden sie sie nutzen.

8. Digitale Transformation: Welche Rolle spielt das Intranet bei der digitalen Transformation?

Das Intranet gewinnt als Unternehmenshub immer mehr an Bedeutung. Es ist ein zentraler Ausgangspunkt, um andere Applikationen zu erreichen und um Informationen zusammenfassend standortunabhängig online zugänglich zu machen. Das ist ein wichtiger Schritt, um Informationen im Unternehmen zu digitalisieren und ein Unternehmen zukunftsfit zu machen.

9. KI: Was bringt KI im Social Intranet?

Die KI ist ein nützliches Werkzeug, um Prozesse zu beschleunigen, Arbeit zu vereinfachen sowie Inhalte leichter und schneller zu erstellen. Die KI kann obendrein dabei helfen, offene Fragen zu beantworten, Inhalte zusammenzufassen und komplexe Sachverhalte zu erklären.

Dank KI schneller und einfacher Inhalte erzeugen oder Sachverhalte erklären

Der Vorteil davon KI in ein Social Intranet einzubauen besteht darin, dass alle Mitarbeitende mit nur einer bezahlten Lizenz eine state-of-the-art KI-Lösung nutzen können. 

Zusätzlich geht man davon aus, dass es mehr als bisher notwendig werden wird, Informationen gut abzulegen und zentral zugänglich zu machen. Daraus kann die KI bei Bedarf neue Inhalte erstellen. 

10. Die Auswahl: Wie finde ich die richtige Social-Intranet-Lösung?

Zu allererst ist es von Vorteil, mit einem erfahrenen Anbieter von Social Intranet-Lösungen zusammenzuarbeiten. Diese verfügen über praktisches Know-how, wie die jeweiligen Bedürfnisse am besten in entsprechende Lösungen umgesetzt werden können. Man kann sich viel Arbeit ersparen, wenn ein Social Intranet gut und mit viel Erfahrung konzipiert wurde.

Erfahrene Anbieter verfügen außerdem über kompetente und qualifizierte Ansprechpersonen. Dies erleichtert sowohl die Implementierung als auch den Betrieb eines Social Intranets. Denn es sollte stets die Möglichkeit zur Rücksprache geben.

Drittens sollte es einen bewährten Implementierungsablauf geben, der reale Probleme und Herausforderungen berücksichtigt.

Weiters ist es entscheidend, dass die Lösung möglichst unabhängig ist. Je unabhängiger die Lösung von unterschiedlichen externen Schnittstellen ist, desto eher erfüllt die die Anforderungen des Datenschutzes.

Außerdem ist die richtige Auswahl an passenden Funktionen wichtig, mit denen man interessante und relevante Inhalte für das Social Intranet erstellen kann. Man sollte das gut abbilden können, was für das Unternehmen wichtig ist (siehe Punkt 6).

Zusätzlich braucht man in einem Social Intranet auch Werkzeuge, um die Mitarbeitenden ins Boot zu holen. Das können neben harten Fakten auch „softe“ Themen wie die Essensbestellung oder Urlaubsformulare sein.

Auch praktische Funktionen sorgen dafür, dass Mitarbeitende das Social Intranet gern nutzen

Darüber hinaus ist eine einfache Bedienbarkeit bei der Benutzung wichtig - sowohl für die Leser als auch für die Redakteure. Auch die flexible Nutzung eines Social Intranets via App kann ein wichtiger Faktor für dessen Erfolg sein. So kann das Social Intranet am Smartphone und Tablet optimal bedient werden.

11. Return on Investment (ROI): Was ist die Kostenersparnis bzw. der ROI eines Social Intranets?

Durch die Nutzung eines Social Intranets ergeben sich mehrere Ebenen und Aspekte der Kostenersparnis bzw. des Return On Investment (ROI) für ein Unternehmen:

Bessere Kommunikation

Die erste Ebene ist wahrscheinlich die offensichtlichste, auch wenn diese schwierig zu messen ist, da sie viele Facetten hat: die verbesserte Kommunikation. In diese Kategorie fällt zum Beispiel die Entlastung der Mitarbeitenden, vor allem der Schlüsselarbeitskräfte. Ohne Intranet werden erfahrene Arbeitskräfte bei jeder Gelegenheit nach Informationen gefragt. Mit einem Social Intranet können alle arbeitsrelevanten Informationen ein für allemal zentral abgelegt werden. Diese elementaren Informationen sind dann für jeden neu eingestellten Mitarbeitenden abrufbar.

Mitarbeitende und deren Zeit ist kostbar, vor allem Schlüsselarbeitskräfte sind oft teure Arbeitskräfte. Eine Verbesserung erfolgt hier schon allein dadurch, dass der Wissenstransfer auf andere und neue Mitarbeitende einfacher und schneller erfolgt. Die Entlastung der bestehenden Arbeitskräfte wirkt sich unmittelbar positiv auf die Produktivität des Unternehmens aus.

Fehlervermeidung

Zweitens werden durch das Social Intranet viele Fehler vermieden. Sind alle wichtigen Informationen zentral verfügbar, können die Beschäftigten ihre Arbeit besser und effizienter verrichten.

Motivation der Mitarbeitenden und Reduktion der Mitarbeiterfluktuation

Sind Mitarbeitende gut informiert, kennen sie die Ziele des Unternehmens und bekommen sie das nötige Material, sie zu erreichen, steigt ihre Motivation. Ein Social Intranet bietet dafür die perfekte Plattform. Darüber hinaus können dort Mitarbeitende und ihre Leistungen hervorgehoben und Wertschätzung gezeigt werden. Fühlen sich die Beschäftigten geschätzt, steigert das nicht nur ihr Engagement, sondern reduziert das auch die Mitarbeiterfluktuation. Das ist gerade bei einem Arbeitsmarkt wertvoll, der wie aktuell von Fachkräftemangel und hoher Wechselbereitschaft der Mitarbeitenden gekennzeichnet ist (Quelle: McKinsey HR Monitor 2024). Schätzungen zufolge verursacht ein Mitarbeitender, der das Unternehmen verlässt, im Schnitt Kosten von rund 120 Prozent seines Brutto-Jahresgehalts (Quelle: Personio).

Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeitenden sind also nicht nur moralisch erstrebenswert, sondern zahlen sich für ein Unternehmen auch finanziell aus.

Das alles ergibt eine eindeutige Rechnung. Selbst bei einer konservativen Schätzung von einer Stunde Zeitersparnis pro Mitarbeiter:in im Monat ist das Ergebnis für ein Social Intranet schon sehr positiv. Vergleicht man die Lizenzkosten eines Social Intranets mit den durchschnittlichen Kosten einer Arbeitsstunde eines Beschäftigten, kommt man bei vielen Systemen locker auf einen Faktor, der weit über 1:10 ist. Das heißt, für jeden ausgegebenen 1 € erspart sich das Unternehmen mehr als 10 €.

Ein Social Intranet motiviert die Belegschaft und hilft dabei Ziele zu erreichen

12. Erfolgsmessung: Wie wird der Erfolg des Social Intranets gemessen?

Der Erfolg eines Social Intranets lässt sich sehr gut mit den Zugriffszahlen und Statistiken messen, die normalerweise in jeder guten Social-Intranet-Lösung integriert sind. Dank der Aufrufzahlen und Reaktionen kann der Erfolg einzelner Themen und Beiträge analysiert werden. Es können so aber auch Rückschlüsse auf die Interessen und der Bedarf der User gezogen werden. Dabei kann beispielsweise auch der Inhalt von Kommentaren aufschlussreich sein und für die Erfolgsmessung herangezogen werden. Diese Analysen erlauben auch eine ständige Verbesserung der Inhalte des Social Intranets.

Der ultimative Erfolg ist, dass die Belegschaft rundum gut informiert, motiviert ist und die Ziele und Regeln im Unternehmen kennt. Ein Social Intranet ist das perfekte Medium, um Beschäftigte damit optimal auszustatten.

Thomas Gottwald

Seit über 35 Jahren als Berater in der IT-Branche tätig, Spezialist für Software Entwicklung und Interface Design, Gründer der Artware Multimedia (später umbenannt in KenCube) GmbH