Intranet & Mitarbeiter-App: Wie bringe ich Non-Desk-Mitarbeitende an Bord?

Die Vorteile von Intranet & Mitarbeiter-App

Ein Intranet samt Mitarbeiter-App löst dieses Problem. Diese Plattform stellt sicher, dass auch Mitarbeitende ins Firmengeschehen eingebunden sind, die nicht im Firmensitz arbeiten oder keinen Desktop-Arbeitsplatz haben. Mit einer Intranet-Lösung sind die Beschäftigten stets bestens informiert, die dazu passende Mitarbeiter-App bietet die Möglichkeit, standortunabhängig alle Mitarbeitenden an Bord zu holen.

Zeitgemäße Intranet-Lösungen, auch „Social Intranets“ genannt, sind ideal, um Mitarbeitende zu erreichen und mit relevanten Informationen und Wissen zu versorgen. Sie sind das ideale Transportmittel, um Unternehmensziele, Ergebnisse, Richtlinien, Benefits, Schulungen und vieles mehr bereitzustellen. Eine Intranet-Plattform samt Mitarbeiter-App verbessert die Kommunikation, Motivation und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens und vermittelt ihnen gleichzeitig die Unternehmenskultur. Zudem schafft ein Intranet die perfekte Möglichkeit, die gesamte Belegschaft einzubeziehen und ihr Wertschätzung entgegenzubringen. Die Plattform vernetzt aber auch die Mitarbeitenden untereinander. Das ist sehr vorteilhaft, vor allem wenn es etwa mehrere Standorte gibt oder Mitarbeitende nicht immer anwesend sind, wie dies bei Beschäftigten im Außendienst oder Home-Office der Fall ist.

Mitarbeiter-App für Mitarbeitende ohne PC 

Gute Intranet-Systeme können auch über eine Mitarbeiter-App erreicht werden. Mit einer zeitgemäßen, qualitativ hochwertigen App für das Intranet haben die User Zugriff auf die Informationen und Funktionen, die im Social Intranet eines Unternehmens zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass Mitarbeitenden alle wichtigen Unternehmensinformationen, Funktionen und Kommunikationskanäle des Intranets auch auf der App zur Verfügung stehen. Zudem können sie darüber meist Aufgaben verwalten, Dokumente herunterladen und die verschiedenen Funktionen des Kalenders nutzen. Somit haben alle Beschäftigten mithilfe der Mitarbeiter-App unabhängig von ihrem Standort und ihrer Abteilung alle Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Wenn das Intranet über eine Mitarbeiter-App verfügbar ist, genießt eine Firma und ihre Beschäftigten eine Vielzahl von Vorteilen, die Information, Kommunikation, Wissensmanagement, Mitarbeiterbindung und Effizienz erheblich verbessern.

Dabei ist es wichtig, dass das Intranet und die Mitarbeiter-App über eine möglichst einfache und bedienungsfreundliche Benutzeroberfläche verfügen. Oft haben die App und die Browser-Version des Intranets die gleichen Funktionen und dieselbe Menüführung. Das stellt sicher, dass auch die mobilen User alle Vorteile des Intranets vollumfänglich nutzen können. Davon profitieren aber auch jene Mitarbeitenden, die das Intranet abwechselnd über den Browser und die App nutzen, denn sie finden sich in beiden Fällen sofort leicht zurecht. Dabei sind echte Mitarbeiter-Apps für den mobilen Gebrauch am Smartphone oder Tablet optimiert. Das macht die App zu einem umfassenden Werkzeug, das den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Mitarbeiter-App vs. Intranet via Browser am Mobilgerät

Klar, man kann ein Intranet mobil auch über den Browser am Smartphone abrufen. Beschäftigte brauchen nicht unbedingt eine App, um das Intranet nutzen zu können. Aber eine gute Mitarbeiter-App bietet zusätzliche Vorteile, die bei der Bedienung des Intranets im Browser nicht verfügbar sind.

Einer der wichtigsten Vorteile der Mitarbeiter-App ist die Erreichbarkeit in dringenden Fällen. Die App kann beispielsweise bei wichtigen dringenden Neuigkeiten Push-Benachrichtigungen an die Mitarbeitenden schicken. Beschäftigte können so jederzeit in Echtzeit über wichtige Ereignisse informiert werden, wie zum Beispiel bei Warnungen zu ihrer Sicherheit. Dies ist besonders bei Mitarbeitenden ohne berufliche E-Mail-Adresse und ohne Firmen-Devices praktisch. Dieses Feature ist nicht verfügbar, wenn die App nicht genutzt wird.

Alle Benachrichtigungen zentral im Blick behalten

Gute Mitarbeiter-Apps sind in der Regel BYOD-tauglich (BYOD: Bring Your Own Device). Sie können auch auf privaten Smartphones oder Tablets installiert werden, sofern das Unternehmen es zulässt. Es ist für die App-Nutzung weder eine (berufliche) E-Mail-Adresse noch ein Firmenhandy oder –tablet notwendig. Dabei bietet eine solide App eine biometrische Authentifizierung, was garantiert, dass keine unerlaubten Personen auf interne Daten zugreifen können. Das garantiert, dass keine unerlaubten Personen auf interne Daten zugreifen können. Die Anmeldung auf der App ist damit sicher und benutzerfreundlich.

Die Navigation in einer qualitativ hochwertigen App ist zudem für den mobilen Gebrauch am Smartphone oder Tablet optimiert. User finden sich beim mobilen Gebrauch der App in der Regel schneller und besser zurecht als bei der mobilen Nutzung des Intranets über den Browser.

Es ist unter Umständen sinnvoll, den Non-Desk-Mitarbeitenden diese Vorteile klar zu kommunizieren, um die Akzeptanz und Nutzung der Mitarbeiter-App zu steigern.

Praktische Funktionen der Mitarbeiter-App

Die Verwendung der Mitarbeiter-App ist aber auch praktisch, weil die User auf der App angemeldet bleiben und sich nicht jedes Mal neu anmelden müssen. Ein weiterer Vorteil der App ist es, Kolleginnen oder Kollegen direkt aus der App - nur durch ein leichtes Tippen auf den Touchscreen - über den Chat oder das Telefon einfach erreichen zu können. Zudem können die Beschäftigten Fotos von Schäden, Merchandising oder Ähnlichem am Handy knipsen und gleich direkt in der App ins Büro zu schicken.

Ein weiteres Plus einer guten und zeitgemäßen Mitarbeiter-App ist die digitale Visitkarte. Damit können die User der App bei Veranstaltungen, Messen und Kongressen ihre digitale Visitkarte mit einem QR-Code via Smartphone ganz unkompliziert mit Geschäftspartnern teilen. 

Hürden bei der Einführung einer Mitarbeiter-App überwinden

Die Einführung einer Mitarbeiter-App stellt Organisationen in der Regel vor etwas andere Herausforderungen als die Einführung eines Intranets. Ein Intranet wird normalerweise am beruflichen Desktop-Computer des Arbeitsplatzes installiert. Es steht den Mitarbeitenden mit PC ohne Aufwand, ganz selbstverständlich und ohne Hürden zur Verfügung. Oft öffnet es sich sogar jeden Morgen automatisch beim Start des Browsers.

Bei der Mitarbeiter-App ist das anders. Sie muss von den Beschäftigten häufig auf ihren privaten Smartphones oder Tablets installiert werden. Der Aufwand und die Hürden, sich eine App am (eigenen) Mobiltelefon oder Tablet zu installieren, sind wesentlich größer.

Die Hürden beginnen für Beschäftigte, die nicht sehr technikaffin sind, unter Umständen schon beim Herunterladen und der Installation der App. Und sie reichen bis zu Bedenken betreffend die Sicherheit und den Datenschutz. Mitarbeitende können mitunter Angst haben, außerhalb ihrer Arbeitszeit mit beruflichen Nachrichten überhäuft zu werden. Hier muss das Unternehmen klare Richtlinien festlegen, dass Mitteilungen nur in sehr wichtigen und dringlichen Fällen oder nur zum Schutz der Mitarbeitenden nach Feierabend veröffentlicht werden. Wichtig ist in weiterer Folge, dass sich das Unternehmen auch an diese Regeln hält.

Manche Beschäftigen sorgen sich auch, über die App „überwacht“ zu werden. Sie vermuten, dass die App Nutzungszeiten und ähnliche Daten detailliert und personalisiert trackt und an den Arbeitgeber weiterleitet. Europäische, DSGVO-konforme Mitarbeiter-Apps machen dies aber nicht. Hier liegt es am Unternehmen, seinen Mitarbeitenden diese Details klar, verständlich und proaktiv zu kommunizieren.

Das stellt viele Unternehmen vor die Frage: Wie bringe ich die Mitarbeitenden überhaupt dazu, die Mitarbeiter-App auf ihren privaten Smartphones zu installieren? Es gibt eine ganz Reihe an möglichen Maßnahmen, die dabei helfen eine Mitarbeiter-App erfolgreich zu implementieren:

1. Einrichten einer Anlaufstelle für Mitarbeiter-App

Anlaufstelle beseitigt technische Hürden

In einem ersten Schritt kann es sinnvoll sein, im Unternehmen eine Person oder ein kleines Team als Anlaufstelle für Fragen rund um das Intranet und die Mitarbeiter-App auszuwählen. Die Personen dieser Stelle sind technisch versiert. Sie helfen dabei weniger technikaffinen Kolleginnen und Kollegen, die App zu installieren, sich anzumelden und alle Einstellungen richtig vorzunehmen. Bei dieser Gelegenheit können auch offene Fragen beantwortet und eventuelle Bedenken ausgeräumt werden. Diese Stelle betreibt auch Aufklärungsarbeit. Sie kann sowohl die Funktionen als auch den Nutzen der Mitarbeiter-App erläutern.

Mentale Hürden beseitigen - über Datenschutz aufklären

Manche Personen haben bei Apps Bedenken beim Datenschutz. Sie haben unter Umständen Angst überwacht zu werden, wenn sie die App auf ihr privates Smartphone herunterladen. Qualitativ hochwertige, seriöse Apps aus der EU erfüllen aber hohe Sicherheitsanforderungen und unterliegen strengen Datenschutz-Richtlinien. Die eingerichtete Anlaufstelle kann über den Datenschutz aufklären sowie Bedenken und Ängste ausräumen. Zudem kann sie ihren Kolleginnen und Kollegen dabei helfen, die richtigen Benachrichtigungseinstellungen vorzunehmen, um wichtige Nachrichten empfangen zu können.

Regeln definieren, kommunizieren und einhalten

Es ist von Vorteil ein paar Regeln im Zusammenhang mit der Mitarbeiter-App festzulegen, diese zu kommunizieren und auch einzuhalten. Mitarbeitende wollen in ihrer Freizeit auf ihren privaten Mobiltelefonen in der Regel nicht von Unternehmensnachrichten ihres Arbeitgebers bombardiert werden. Eine Ausnahme können dringende Nachrichten zu ihrem Schutz und ihrer Sicherheit sein. Deswegen ist es empfehlenswert, Zeiten zu definieren, in denen Mitteilungen im Intranet nicht oder nur in dringenden Fällen veröffentlicht werden. So vermeiden die Unternehmen es, ihre Mitarbeitenden mit Unternehmensnachrichten in der Freizeit zu verärgern. Dies steigert die Akzeptanz dieser Lösung und die Bereitschaft, die Mitarbeiter-App auf privaten Geräten zu installieren.

2. Bedarfsanalyse und Zielsetzung der Mitarbeiter-App

Bevor eine Organisation ein Intranet oder eine Mitarbeiter-App einführt, kann sie eine Bedarfsanalyse durchführen. Das passiert am besten mittels Fragebogen – je nach Erreichbarkeit der Mitarbeitenden digital oder auf Papier. Der Fragebogen sollte im besten Fall an alle Mitarbeitenden verteilt werden, gerade auch an jene ohne Desktop-Computer oder beruflicher E-Mail-Adresse. Denn gerade diese Mitarbeitenden profitieren am meisten von einer Mitarbeiter-App. Es ist eine ausgezeichnete Methode, um die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeitenden zu identifizieren. Beschäftigte können angeben, welche Informationen und Funktionen sie brauchen und wollen.

Das Abfragen des Bedarfs der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Schritt auf die Beschäftigten zu. Es schafft Vertrauen und signalisiert die Bereitschaft des Unternehmens, Mitarbeitende und ihre Bedürfnisse ernst zu nehmen und anzuhören. Es ist eine Form des Respekts und der Wertschätzung, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erheben.

Darauf basierend können in einem nächsten Schritt klare Ziele gesetzt werden, was das Unternehmen mit der Einführung dieser Tools erreichen möchte. Das können beispielsweise eine verbesserte Kommunikation, höhere Mitarbeiterzufriedenheit oder effizientere Prozesse sein. Hier kann das Feedback der Beschäftigten einfließen. Es kann sehr interessant für das Unternehmen sein, zu erfahren, welchen Informations-, Wissens- und Kommunikationsbedarf die Beschäftigten haben.

Zudem ist das Abfragen des Bedarfs auch eine gute Möglichkeit, indirekt Werbung für Intranet und Mitarbeiter-App sowie deren Funktionen zu machen.

3. Auswahl der richtigen Intranet-Plattform

Es gibt zahlreiche Lösungen für Intranet und Mitarbeiter-App auf dem Markt. Es ist wichtig, eine Plattform auszuwählen, die benutzerfreundlich ist und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Echte Mitarbeiter-Apps haben den Vorteil, dass sie für verschiedene mobile Geräte (Smartphones, Tablets) optimiert und intuitiv bedienbar sind.

Eine Mitarbeiter-App hat den Vorteil, dass auch Push-Nachrichten aus dem Intranet auf das smarte Device versendet werden können. Dies ist vor allem für jene Mitarbeitenden wichtig, die über keine Firmen-E-Mail-Adresse und keinen Desktop-Arbeitsplatz verfügen. Es profitieren aber alle Mitarbeitenden davon, das Intranet auch über eine App abrufen zu können, sobald sie einmal nicht vor ihrem Computer sitzen.

4. Gute Einführung in die Mitarbeiter-App ist essentiell

Die erfolgreiche Einführung von Intranets und Mitarbeiter-App erfordert eine gründliche Schulung der Mitarbeitenden. Das kann via Video, Webinar oder Live-Präsentation passieren. Im besten Fall steht die Einschulung anschließend aufgezeichnet zur Verfügung, um jederzeit in Ruhe noch einmal angesehen werden zu können. So lernen alle Mitarbeitenden, wie sie Intranet und Mitarbeiter-App nutzen können. Wichtig ist dabei auch, nicht nur die Funktionen, sondern auch die Vorteile und den Nutzen der Werkzeuge für die Beschäftigten hervorzuheben. Je besser die Mitarbeitenden verstehen, wie Intranet und Mitarbeiter-App ihnen im Arbeitsalltag helfen, desto mehr werden sie genutzt.

5. Gutes Onboarding zur Mitarbeiter-App ist wichtig

Weiters gibt es noch eine ganze Reihe an praktischen Maßnahmen, wie man die Beschäftigten von der Mitarbeiter-App informiert und sie an Bord holt. Neben der Infoveranstaltung (siehe Punkt 4) sind auch Postkarten oder Flyer eine gute Möglichkeit, über die Mitarbeiter-App zu informieren. Diese sollten den QR Code für den App-Download, eventuell die personalisierten Zugangsdaten und eine kurze Erklärung enthalten, was die App alles bietet.

In produzierenden Betrieben, in denen viele Beschäftigte an den Maschinen stehen und nicht unbedingt einen Desktop-Arbeitsplatz haben, können Aufsteller eine gute Aufklärungsmöglichkeit bieten. Hier ist es ebenfalls praktisch, den QR-Code für den App-Download abzubilden. So können sich alle Mitarbeitenden die App unkompliziert herunterladen. Ähnlich verhält es sich mit Info-Screens, die im Eingangsbereich, der Produktionshalle oder den Pausenräumen hängen. Alle wichtigen Informationen und Vorteile zur App, einschließlich QR-Code für den Download, können auf den Screens im Loop durchlaufen und aufklären.

Ein selbst gedrehtes Video kann bei der Akzeptanz ebenfalls Berge versetzen. Man kann die verschiedenen Abteilungen und deren Inhalte präsentieren, die sie in der Mitarbeiter-App für ihre Kolleginnen und Kollegen bereitstellen.

Gewinnspiele und saisonale Incentives, wie ein Adventkalender vor Weihnachten oder eine „Easter Egg Hunt“ zu Ostern bringen Spaß in den Arbeitsalltag und binden die Mitarbeitenden aktiv ein.

Eine gute Möglichkeit, um den Beschäftigten die Mitarbeiter-App schmackhaft zu machen, sind Befragungen bzw. Umfragen. Mitarbeitende werden in der Regel gern nach ihrer Meinung oder Beurteilung gefragt. Sie schätzen die Möglichkeit, sich einbringen und angehört zu werden. Das Intranet mit Mitarbeiter-App ist ein demokratisches Werkzeug dafür, mit dem sich alle daran beteiligen können.

Qualitativ hochwertige Intranet- und Mitarbeiter-App-Lösungen bieten oft auch einfache Bestellsysteme. Diese reichen von Bestellsystemen für Mittagessen bis zur Möglichkeit über die Mitarbeiter-App Büro-, Werbematerial oder Arbeitskleidung zu bestellen. Auch dies kann ein gutes Mittel sein, um die Beschäftigten an Bord zu holen.

6. Relevante und interessante Inhalte

Stellen Sie sicher, dass das Intranet und die Mitarbeiter-App relevante und nützliche Inhalte bieten. Das können Nachrichten aus dem Unternehmen, Schulungsmaterialien, nützliches Hintergrundwissen, Dokumente, wichtige Termine und vieles mehr sein. Idealerweise bietet die Mitarbeiter-App auch weitere Funktionen wie einen Chat, Bereiche für bestimmte Abteilungen, ein Projektmanagement-Tool und Umfragemöglichkeiten an. Diese fördern den Austausch und die reibungslose Zusammenarbeit.

7. Exklusive Inhalte

Zur Steigerung der Nutzung des Intranets über die Mitarbeiter-App hilft es gewisse wichtige Informationen und Dokumente, wie zum Beispiel den Urlaubsantrag oder die Krankmeldung, nur im Intranet bzw. der Mitarbeiter-App zur Verfügung zu stellen. Auch Incentives wie Prämien oder Gutscheine, die es im Unternehmen gibt, können im Intranet vorgestellt werden. Das motiviert die Mitarbeitenden ins Intranet bzw. in die Mitarbeiter-App zu schauen.

8. Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Es ist sinnvoll, regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden zu sammeln, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit dem Intranet und der Mitarbeiter-App sind. Gute Intranet-Lösungen bieten einfache Umfragemöglichkeiten. Dieses Feedback kann genutzt werden, um kontinuierlich Verbesserungen am internen Netzwerk vorzunehmen und Inhalte an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.

Heidi Dantine

Heidi ist verantwortlich für das Marketing von KenCube. Wenn sie nicht neues Marketingmaterial erstellt, tauscht sie sich gern mit Kunden aus und findet mit KenCube Lösungen für deren Herausforderungen in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.