Anonymisierung von Benutzer*innen

Wenn eine Benutzer*in aus dem Intranet ausscheidet, soll diese oft (aus unterschiedlichen Gründen) nicht mehr in der Applikation aufscheinen. Da diese Person in KenCube ja über einen bestimmten Zeitraum aktiv tätig war, betrifft dies nicht nur das Benutzerkonto und die zugehörige Personenkarte, sondern auch deren Beiträge, Kommentare uvm.

Daher sollte man vorab überlegen, welche Variante für den konkreten Anlassfall die beste ist:

Deaktivierung

Wenn Sie im Administrationsbereich bei den Einstellungen der Person das Häkchen "Zugang zum Portal" entfernen, kann die Person das Intranet (Desktop und App) nicht mehr benutzen, erhält keine Benachrichtigungen mehr und zählt somit auch nicht mehr zur Lizenz.

Dies hat keinerlei Auswirkung auf die Darstellung der Person und deren erstellte Inhalte in KenCube. Sobald das Häkchen wieder gesetzt wird, ist der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt. Anwendungsfälle für das bloße Deaktivieren sind:

• Wenn Personen nur für einen Zeitraum pausieren (Karenzzeit, Sabbatical, etc.)
• Wenn Personen in den Ruhestand wechseln, deren Autorenschaft, Kommentare, Personekarten, etc. aber im Intranet wie bisher sichtbar bleiben sollen

Siehe dazu auch: Benutzer*innen anlegen

Pseudonymisierung

Wenn Sie die betroffene Person auch namentlich aus dem Intranet entfernen wollen, können Sie zusätzlich zur Deaktivierung im Administrationsbereich alle Angaben zur Person inkl. Foto entfernen und nur den Vor- und Nachnamen bei den Benutzerstammdaten überschreiben (ggf. auch mit einem eindeutigen Code, den z.B. nur die Personalabteilung kennt):

Parallel dazu sollten Sie (sofern vorhanden) die zugehörige Personenkarte im Organisationsbereich löschen oder diese dort in einen Workspace mit restriktiveren Leserechten verschieben. Siehe dazu auch: Firmenstruktur & Organigramm

Diese Maßnahmen bewirken, dass bei Beiträgen und Kommentaren der pseudonymisierten Person nur mehr der überschriebene Name (im konkreten Beispiel "User 0815") angezeigt wird:

Anonymisierung

Um die Person bestmöglich aus dem Intranet zu entfernen, können Sie die Person im Administrationsbereich bei den Benutzer*innen-Einstellungen löschen.

 

Dieser Vorgang ist nicht reversibel und bewirkt folgendes:

• Das Benutzerkonto der Person wird im Administrationsbereich entfernt.
• Die verknüpfte Personenkarte wird gelöscht (sofern vorhanden).
• Bei eigenen Beiträgen scheint die Person nicht mehr als Autorin auf.
• Bei eigenen Kommentaren wird nicht mehr die Person, sondern ein anonymer Autor angezeigt.
• Bei Verknüpfungen in Beiträgen und Kommentaren wird die Person anonymisiert angezeigt.

 

Hinweis: Allgemeine Informationen zu diesem Thema finden Sie im Wikipedia-Artikel Anonymisierung und Pseudonymisierung.